5 способов сэкономить время и деньги при закупках | Rusbase

Мотивация менеджера по закупкам

Основные функции отдела закупок в компании

• Приобретение нужного товара по наименьшей закупочной цене.
• Поддержание высокой оборачиваемости запасов.
• Обеспечение доставки товара вовремя.
• Обеспечение качественного товара и гарантий от поставщиков.
• Выбор надежных поставщиков.
• Активное взаимодействие с другими отделами компании.
• Снижение расходов на транспортировку и заказ товаров.
• Поддержка информации о товарах и обеспечение полноты данных.

Мотивация менеджера по закупкам

Самое наихудшее, что можно встретить – это фиксированная система оплаты труда.

При этом менеджер по закупкам может и должен оказывать влияние на следующие основные показатели:

Себестоимость товара

— менеджер должен и обязан работать над снижением закупочных цен и оптимизацией транспортных расходов.

Оборачиваемость товара

— менеджер должен и обязан работать по оптимизации товарного остатка и закупке высоко-оборачиваемого товара.

Количество неликвидов, брака, возвратов

— менеджер должен и обязан предотвращать образование неликвидов, брака путем активной работы с поставщиками, маркетингом и продажами.

Выполнение плана закупок

— менеджер должен и обязан иметь согласованный план закупок и продаж по каждой товарной категории с детализацией до наименования. План должен быть согласован с поставщиком, выполнен и получен бонус за выполнение плана поставщика.

Получение коммерческих условий

— менеджер должен и обязан вести работу над улучшением коммерческих условий в работе с поставщиком, они должны быть сопоставимы или лучше условий, которые вы предоставляете своим покупателям или клиентам.

Получение дополнительных инвестиций от поставщиков в виде бонусов и маркетинговых средств

— менеджер должен и обязан вести работу с поставщиком, таким образом, чтобы тот принимал максимальное участие в развитии продаж своих товаров и развитии совместного бизнеса.

Именно поэтому все показатели системы мотивации должны быть связаны:

— с параметрами, на которые менеджер может реально влиять;

— с параметрами актуальными для конкретной компании;

— с обязательным допущением, что менеджер по закупкам не тратит, а зарабатывает деньги для компании.

Состав мотивации менеджера по закупкам

Оклад, т.е. фиксированная часть заработной платы, необходима и должна быть, особенно если мы хотим привлечь на работу грамотного специалиста. Размер оклада, как и совокупный доход, должны соответствовать рыночным условиям, подход в его определении аналогичен подходу к определению средней заработной платы сотрудника отдела продаж. Его величина должна составлять 40%-50% от совокупного заработка сотрудника.

Переменная часть (паремия, бонус) составляет оставшуюся часть совокупного заработка в размере 50%-60% и выплачиваться при достижении заранее определенных качественных показателей в количестве 3-5 наиболее важных для компании и периода времени, это могут быть:

• Достижение целевого показателя маржинальной прибыли, т.к. себестоимость товара – основной показатель при его расчёте, а закупщик имеет непосредственное влияние на значение себестоимости.
• Оборачиваемость, а точнее достижение целевых показателей по норме оборачиваемости, что будет мотивировать менеджера на оптимальное количество закупаемого товара и предотвратит затоваривание.
• Выполнение плана закупок, будет мотивировать менеджера к правильному планированию, участию в планировании продаж и отладке системы поставок.
• Показатели, характеризующие уровень неликвидного и низко-оборачиваемого товара, мотивируют менеджера на анализ заказываемого ассортимента.
• Показатели отсутствия товаров на складе, будут мотивировать менеджера на предотвращение случаев отсутствия товара на складе.
• Соблюдение нормативов товарного запаса, будут мотивировать менеджера соблюдать баланс между затовариванием и дефицитом товара на складе.
• Соблюдение нормативов по срокам годности товаров на складе, будут мотивировать менеджера к оптимизации сроков поставки и количеству товарных остатков.
• Показатели уровня предоставленных кредитных условий по поставщикам, что должно мотивировать менеджеров на получение оптимальных кредитных условий от поставщиков.
• Получение различных инвестиционных решений от поставщиков, направленных на развитие продаж, должны мотивировать менеджеров на активное взаимодействие с отделом продаж и маркетинга своей компании на создание средств и инструментов, стимулирующих продажи и развитие бизнеса и получение согласований от поставщиков.
• Количество не закрытых рекламаций или процент бракованной продукции, находящейся на складе, должны мотивировать менеджера на активные действия по списанию или согласованию рекламаций с поставщиком и правильное их документальное оформление.

Руководитель отдела закупок в своей переменной части, должен иметь аналогичный набор показателей, агрегированных по отделу.

Как мотивировать за тендеры

По всему миру уже 68% компаний используют B2B-маркетплейсы для закупок, а за ближайшие 12 месяцев, по прогнозам Gartner, 50% корпоративных закупочных B2B-операций будут перенесены в сторонние облачные сервисы.

В России, по данным бенчмарка «Ассоциации директоров по закупкам», ежегодный оборот закупок составляет около 40 трлн рублей, так что налицо огромный потенциал применения торговых площадок. Остается только его реализовать.

Особенности национальных закупок

Российский рынок закупок довольно специфичен. Пока что мы находимся примерно на уровне «минус пять лет» по сравнению со зрелыми странами, однако у нас есть кратный потенциал роста в том, что касается оптимизации закупок.

Ежегодный оборот закупок в России составляет примерно 40 трлн рублей. Но большинство из них проходят в формате разовых отношений. Если на Западе сотрудничество с поставщиками больше похоже на создание стабильной и крепкой семьи, то в России сейчас оно скорее напоминает знакомства в Tinder.

По уровню цифровизации мы опередили Запад. В России легко расплатиться с помощью Apple Pay на любой заправке или магазине у дома, тогда как попытка сделать это в Америке иногда может вызывать удивление.

В бизнесе мы активно применяем электронные подписи и цифровые услуги, а информацию о контрагентах и их налоговой отчетности легко получить онлайн. Все это дает потенциал для быстрого скачка вперед и внедрения новых технологий в области закупок.

• «Феномен Тима Кука», Или недооцененная роль директора по закупкам

В России управление закупками не воспринимается как стратегическая задача, хотя и является таковой. Многие компании даже не выделяют директора по закупкам или ставят его намного ниже генерального директора в корпоративной иерархии.

На Западе приоритеты совсем другие: директор по закупкам находится на второй ступени сверху и нередко повышается до генерального. Яркий пример — Тим Кук из Apple. Он смог настолько эффективно выстроить процессы, связанные с закупками и аутсорсингом, что именно ему доверили компанию после Стива Джобса.

В странах Запада судебная система — полноценный регулятор деловых отношений. Это значит, что заказчик, который потерпел убытки из-за поставщика, получает от него компенсацию в полном объеме, включая выплаты за упущенную выгоду.

В России все иначе: если у заказчика возникнут проблемы, он не сможет отсудить у контрагента сумму, выходящую за рамки контракта. Поэтому российские компании особенно долго и придирчиво выбирают поставщиков. За рубежом сотрудничество начинают гораздо быстрее, но оно влечет за собой больше обязательств.

Как не ударить в грязь лицом при организации закупок?

Поговорим о том, как не наступать на одни и те же грабли, выстраивая закупочные процессы.

Формализм давно не в моде

Проблема: излишне строгие формальные требования и запросы ненужных действий и документов могут только навредить. Увидев чересчур привередливого заказчика, хороший поставщик, скорее всего, проигнорирует тендер. А если примет в нем участие, то заложит в стоимость максимум возможных рисков. В итоге заказчик потратит больше денег, выбор подрядчиков сократится, а их лояльность снизится.

Решение: постарайтесь не тратить время поставщиков и взаимодействуйте с ними в удобном agile-формате, например, через чаты на торговой площадке.

«Тендерная слепота»

Проблема: многие поставщики получают огромное количество нерелевантных оповещений. К тому же они не верят, что можно выиграть тендер, не сходив с заказчиком в баню или на рыбалку. В результате возникает «тендерная слепота»: подрядчики упускают интересные возможности и не участвуют в тендерах.

Решение: используйте платформы, которые автоматизируют поиск поставщиков и тендеров в формате единого окна, отфильтровывая нерелевантные варианты. Тогда подрядчикам будет очевидно, что это не тендер «для своих». Также развиваются сервисы, которые используют искусственный интеллект для точного подбора релевантных возможностей, — ищите такие.

Слишком поздно, слишком рано

Проблема: очень сжатые или наоборот растянутые сроки проведения закупок могут отпугивать поставщиков и приводить к повышению цен.

Решение: установите нормативные сроки поставок и поиска контрагентов. Закупщики должны подбирать поставщиков по четкому прозрачному плану. А чтобы сроки было проще соблюдать, специалист по закупкам должен активно общаться с инициаторами тендеров и следить за их потребностями.

Технологии в помощь

Проблема: не всегда удается найти новые способы сокращения операционных издержек.

Решение: попробуйте перейти на открытые электронные тендеры и прозрачную аккредитацию новых контрагентов. В том числе через облачные сервисы, такие как Bidzaar, B2B-Center, и SAP Ariba.

Bidzaar подбирает контрагентов для частных компаний с помощью облачных решений и машинного обучения, учитывая рейтинг поставщиков на площадке и аккредитацию в пулах заказчиков.

B2B-Center также автоматизирует весь процесс закупки и продажи, но ориентируется больше на госкорпорации и их специфику. SAP Ariba — самая популярная в мире платформа автоматизации закупок, которая не получила широкого распространения в России из-за высокой стоимости и отсутствия интеграции с местными базами данных.

Впрочем, сервисы автоматизации пригодятся не всем. Во-первых, они автоматизируют только непрямые закупки. Во-вторых, не подходят крупным предприятиям, которые выстраивают тендеры по модели обычного снабжения. В-третьих, B2B-маркетплейсы несильно помогут компаниям, в которых нет выделенной закупочной функции.

Экономия без перекосов

Проблема: большинство российских компаний вкладывают львиную долю средств в оптимизацию продаж, но не просчитывают стратегию экономии в области закупок. Делая такой перекос, бизнес упускает огромный потенциал сокращения издержек, ведь закупки формируют до 70–80% стоимости товара.

Решение: ставьте задачи сокращения расходов на закупки не только перед закупщиками, но и перед всеми держателями бюджета. При этом экономию стоит оценивать не по сумме контракта с поставщиком, а по качественной TCO-модели, в которую заложены все составляющие стоимости, даже незаметные на первый взгляд.

Если же вы предоставляете сложные услуги, например, проектные закупки, консалтинг и аутсорсинг, советуем рассчитывать не только TCO, но и ROI (окупаемость инвестиций).

Игнорировать важность оптимизации закупок — значит, урезать свою прибыль и упускать возможности развития бизнеса. Это понимают все больше компаний. И хотя в России сервисы автоматизации закупок пока используются реже, чем за рубежом, в ближайшие годы ситуация будет принципиальным образом меняться.

На B2B-маркетплейсах заказчикам проще подобрать надежных поставщиков с выгодными условиями, а поставщикам — найти настоящие, а не «технические» тендеры в своих сегментах. А значит, повысить эффективность ключевых бизнес-процессов.

Мотивация сотрудников тендерного отдела | Seldon.Doc

Мотивация сотрудников тендерного отдела

Виды мотивирующих выплат

Чаще всего применяются мотивирующие выплаты:

• Оклад
• Фиксированная премия
• Процент с выручки или маржинального дохода
• Квартальные или годовые бонусы
• KPI (по количеству поданных заявок, участий, числу побед, дебиторской задолженности, отгрузкам)

Особенности применения разных типов мотивации

Если с окладом все понятно, то по переменной части зарплаты возникают вопросы. Такое разнообразие мотивирующих выплат связано с целым рядом факторов.

Стратегия компании, нацеленная на захват рынка и готовность жертвовать маржинальностью, практически исключает использование оценки прибыльности выигранных закупок для расчета премии сотрудников тендерного отдела.

Небольшие компании могут включать в должностные обязанности тендерных специалистов отгрузку товара и работу с дебиторской задолженностью. Последнее особенно актуально, если компания участвует в коммерческих закупках. В этом случае перед тендерным отделом может стоять задача сокращения сроков оплаты от заказчиков.

На все это накладывается прогрессивная или регрессивная система премирования.

Прогрессивный подход предполагает рост премии сотрудника по мере достижения конкретных результатов. Примером может служить прямой процент с продаж вне зависимости от суммы сделок. Чем больше продаешь, тем больше получаешь. Регрессивная система снижает получаемый сотрудником процент при достижении, как правило, значительных сумм сделок. Так компания сохраняет расходы на сотрудника в соответствии с его грейдом.

На размер премии также влияет число совершенных ошибок. Сотрудники не получают премии за неучастие в интересных закупках, отклонение заявок по их вине, снижение цены ниже установленного лимита и ряду других причин.

Популярные варианты мотивации тендерологов

Согласно опросу, проведённому среди наших клиентов, более 60% респондентов используют различные вариации следующего подхода:

• Оклад
• KPI по поданным (не отклоненным) заявкам, где премия рассчитывается исходя из сложности заявки и выполнения плана по процедурам
• Бонус за поставленный товар/услугу после получения оплаты

В данном случае для руководителя и сотрудников важно понимать количество успешно поданных заявок не только на текущую дату, но и динамику за период. Это позволяет выработать тактику для дальнейшего выполнения плана и получения максимальной премии.

Что еще важно?

Выявление причин неучастия позволяет найти точки роста.

Например, есть поставщик, который не входит в СМП. Аналитика по отделу показывает, что половина закупок, в которых он не принимает участие, имеет отношение к СМП. Возможное решение – открыть ИП и работать по такой категории закупок через него.

Если у вас есть вопросы и пожелания, напишите нам на mail@seldongroup.ru. Будем рады ответить!

Источник https://www.salesb2b.ru/zakupki/motivaciya-menedzhera-po-zakupkam/

Источник https://rb.ru/opinion/lifehacks-in-purchases/

Источник https://seldongroup.ru/news/post/seldon-doc-motivaciya-sotrudnikov-tendernogo-otdela