Образец письма отказа от участия в тендере 2022 | Скачать форму, бланк

Письмо-отказ от участия в тендере

Письмо-отказ от участия в тендере можно написать в нескольких случаях. Для каждой ситуации есть свои особенности подачи и написания. Разберемся, как составить такой документ.

Общие сведения

Когда можно отказаться от участия:

1. Компания-заказчик пригласила принять участие в тендере, однако у компании-исполнителя нет возможности или желания.
2. Компания-исполнитель подала заявку, но передумала и отозвала ее.

При первом случае компания-заказчик может искать исполнителей не только на специальных онлайн-площадках. Исполнителю (или поставщику) можно отправить приглашение на участие в торгах. Если у того нет желания, производственные мощности не справятся, сложный заказ или уже имеется большой объем работ, то важно отправить обоснованный отказ. В нем первым делом выражают благодарность за выбор своей кандидатуры, а затем пишут о причинах отказа.

Во втором случае отказаться можно так:

• Если заявка подана на электронной торговой площадке, то можно отозвать ее, нажав на соответствующую кнопку. Заблокированные денежные средства разблокируются в течение 1 дня.
• Если конкурс был открытый, то отказаться (отозвать заявку) можно до конца приема заявок на бумаге или в электронном виде. В этом случае отправляют соответствующее уведомление.

Таким образом, в зависимости от ситуации исполнитель может отправить письмо-отказ или уведомление об отзыве заявки на конкурс. Для обоих документов правила написания будут похожими.

Для справок! Государственные закупки регулирует ФЗ от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ, а закупки для юридических лиц — ФЗ от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ.

Как составить письмо-отказ от участия в тендере

Предложенного законодательством бланка не существует, поэтому организация может составить его в произвольной форме. Нужно использовать фирменный бланк компании.

В письме указывают такую информацию:

1. В шапке — реквизиты поставщика (автоматом включаются, если составлять письмо на фирменном бланке), сведения о закупке (номер и дата тендера, номер и дата приглашения), кому предназначено письмо (пишут должность и ФИО руководителя компании-заказчика).
2. Обращение к адресату. Используют стандартное «Уважаемый (ая) …!»
3. Благодарность за интерес к организации, доверие и т.д.
4. Данные о тендере, письме-приглашении или сведения о заявке при написании уведомления об отзыве заявки.
5. Причины отказа.
6. Намерение на будущее сотрудничество (при желании).

В конце письма отправитель указывает свою должность и ставит подпись и дату.

Образец письма-отказа от участия в тендере

Общество с ограниченной ответственностью «Восток»
(реквизиты компании-исполнителя)

Генеральному директору
ООО «Хризантема»
Николаеву Семену Семеновичу
(сведения об организации-заказчике)

Уважаемый Семен Семенович!

ООО «Восток» благодарит за проявленный к компании интерес, а также за доверие, оказанное приглашением принять участие в организованном вами тендере на право заключить договор на выполнение работ по изготовлению и поставке раздвижных дверей (номер тендера: 2121-546, дата: 12 декабря 2020 года).

Мы изучили конкурсную документацию и приняли решение об отказе от участия, так как на данный момент наши внутренние бизнес-процессы не дают нам возможности выполнить несколько условий предложенного контракта.

В апреле будущего года мы планируем усовершенствовать производственную линию и с июля готовы участвовать в организуемых ООО «Хризантема» торгах. Надеемся на плодотворное сотрудничество в будущем.

С уважением, генеральный директор ООО «Восток» Павлов Илья Ильич
25 декабря 2020 года

Образец уведомления об отзыве заявки

Общество с ограниченной ответственностью «Космос»
(реквизиты компании-исполнителя)

Генеральному директору ООО «Нота»
Горбунову Евгению Евгеньевичу
(сведения о компании-заказчике)

Уведомление об отзыве заявки на конкурс

Сообщаем вам об отзыве нашей заявки на участие в открытом конкурсе на право заключения договора поставки межкомнатных дверей (тендер № 2342 от 23.12.2020 г.) по причине изменения экономической стратегии компании. Тем не менее мы планируем участие в организуемых вами конкурсах в дальнейшем.

Номер заявки: 345 от 28 декабря 2020 года.

С уважением, генеральный директор ООО «Космос»
Захаров Николай Иванович
12 января 2021 года

Как оформить отказ от участия в тендере: пошаговая инструкция

Письмо-отказ от участия в тендере — это мотивированное письменное сообщение о том, что компания-поставщик, подавшая заявку на конкурс, отказывается продолжать тендерную гонку.

Когда используют отказ

С 2019 года большинство конкурсов проводятся в форме электронных торгов, что облегчает участие в тендерах, повышает конкуренцию и позволяет заказчикам привлечь лучших поставщиков. Заявки в электронных аукционах поставщики отзывают на электронной площадке в разделе «Мои заявки на участие». Но если заявка на конкурс подается в конверте, то и уведомление об отказе от участия пишется на бумаге.

Заказчики нечасто используют открытые конкурсы, они проводятся в исключительных случаях, перечисленных в п. 44 ст. 112 44-ФЗ:

• если госзаказчик ведет деятельность на территории других государств (ст. 75, 111.1);
• для запроса котировок на нужды неотложной медицинской помощи (ст. 76);
• для гуманитарной помощи (ст. 80);
• закупки для устранения последствий чрезвычайных ситуаций (ст. 82);
• для проведения закрытых торгов (ст. 84);
• для закупки только у одного поставщика (ст. 93);
• для проведения закупок по решению Правительства РФ (ст. 111).

Торги по 223-ФЗ проводятся в бумажной форме — заказчик вправе предусмотреть это в Положении о закупке. Исключение составляют товары, работы и услуги, перечисленные в постановлении правительства № 616 от 21.06.2012 (они закупаются только в электронном виде).

Как составить письмо с отказом

Для письма-отказа не существует утвержденной унифицированной формы, поэтому составляйте его в произвольной форме с соблюдением общепринятых правил деловой переписки. Если вы сомневаетесь, что сумеете написать уведомление правильно, опирайтесь на инструкцию по составлению такого уведомления. За время проведения конкурсных торгов сформировались рекомендации по содержанию такого письма. Оформляйте отказ от тендера так:

1. Пишите на фирменном бланке юрлица.
2. Укажите в верхней части наименование компании, проводящей тендер, и контактные данные.
3. Приведите реквизиты своей организации (наименование, ИНН, ОГРН). Укажите:
   • номер и дату полученного приглашения на конкурс;
   • дату проведения торгов, сведения об организаторах, номер тендера;
   • дату направления заявки, ее входящий номер.
4. Четко и тактично объясните, по каким причинам отказываетесь продолжать конкурентную борьбу.
5. Выразите заинтересованность в дальнейших взаимовыгодных отношениях и в участии в будущих конкурсах либо сообщите об их невозможности.
6. Укажите должность и ФИО того, кто составил письмо.

Примеры вежливых и ни к чему не обязывающих причин отказа:

• изменение экономической политики вашей организации;
• возросшая загруженность компании и отсутствие возможности исполнить дополнительные обязательства;
• невозможность исполнить сложные условия договора (дефицит ресурсов, мощностей, опыта и пр.).

Направить уведомление об отказе необходимо до момента завершения приема заявок. Воспользуйтесь курьерскими услугами, чтобы успеть вовремя.

Вот образец, как написать отказ от участия в тендере:

На бланке организации

Исх. №356-ГЗ/2020 от 25.02.2020

Главному врачу ГБУЗ «Госпиталь №1»

Адрес: г. Звездный, ул. Контрактная, д.7

об отзыве заявки на тендер

Настоящим письмом Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора Николаева Петра Васильевича, действующего на основании Устава, уведомляет Вас, что отзывает свою заявку на участие в открытом конкурсе на право заключения контракта на поставку хирургических масок и других одноразовых медицинских изделий из текстильных материалов (извещение №0372200784317000009 от 17.02.2020).

Отказ от участия в тендере

Как вежливо отказаться от приглашения к участию в тендере? Можно ли отказаться от подписания контракта? А отозвать уже поданную заявку? Чем мотивировать отказ? Как правильно оформить письма-отказы? Рассмотрим в этой статье.

Отказ от участия в тендере по приглашению заказчика

Поиск подходящих тендеров для участия – ежедневная рутина для компаний, участвующих в госзакупках. Однако и государственные заказчики тратят немало времени на поиск новых поставщиков, которых они приглашают принять участие в организованных ими конкурсах и аукционах.

Такое приглашение может получить даже компания, которая вообще не участвует в госзакупках и не планирует начинать. Или обычно участвует, но сейчас есть причины пропустить торги: слишком много конкурентов уже подали заявки, приглашение пришло слишком поздно, производственные мощности загружены. Тогда возникает потребность составить корректный отказ.

Поставщик имеет полное право отказаться от приглашения на участие в тендере. Закон даже не регламентирует четкого шаблона письма-отказа – оно может быть составлено в свободной форме. Однако есть пожелания к его содержанию, сложившиеся в тендерной практике:

1. Используйте фирменный бланк.

2. Вложите в письмо приглашение, которое прислал заказчик.

3. В отказе от участия в тендере укажите следующую информацию:

• название компании-организатора тендера и ФИО лица, к которому обращаетесь;
• свои реквизиты;
• номер и дату приглашения;
• дату проведения, номер и название закупки;
• ФИО, должность, подпись автора письма, дату составления.

4. В теле письма поблагодарите за приглашение, изложите причины отказа и закончите письмо фразой, выражающей намерение (или его отсутствие) участвовать в тендерах заказчика в будущем.

Образцы письма-отказа от предложения участия в тендере

рис.1 Образец письма-отказа 1

Скачайте этот шаблон по ссылке

рис.2 Образец письма-отказа 2

Скачайте этот шаблон по ссылке

рис.3 Образец письма-отказа 3

Скачайте этот шаблон по ссылке

Чем мотивировать отказ?

Наиболее вежливой и ни к чему не обязывающей формулировкой отказа от участия в тендере считается временная загруженность компании: очень много текущих заказов, не можем взять на себя дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно поучаствуем.

Если же и в следующий раз не планируете, используйте стандартный довод “дело не в тебе”: объясните отказ невозможностью выполнить сложные условия контракта из-за несоответствия уровня компании, нехватки ресурсов, мощностей, опыта. Конкретные примеры формулировок смотрите в образцах.

Отказ от участия в тендере после подачи заявки

Различные процедуры торгов предусматривают различные условия выхода из тендерной гонки. Но в любом случае сделать это нужно до момента окончания приема предложений.

• Проще всего, если вы подали заявку на электронный аукцион. В этом случае достаточно зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку “Отозвать”. Средства обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
• Чуть сложнее с запросом котировок. Процедура предполагает возможность отказа от участия в тендере, только если заказчик внес изменения в извещение. Тем не менее отозвать заявку можно в любом случае: по закону заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной. Пришлите вторую, и вашу кандидатуру рассматривать не будут.
• При отказе от участия в открытом конкурсе следует направить заказчику уведомление. Сделать это нужно до момента завершения приема заявок, в той же форме, в какой вы получили конкурсную документацию: бумажной или электронной. В первом случае логично воспользоваться услугами курьера, а не отправлять бумаги почтой, так как велика вероятность не уложиться в сроки. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере. Вернуть обеспечение заявки заказчик обязан в течение 5 дней.

Письмо-уведомление пишется аналогично отказу от предложения участия в тендере, рассмотренному выше, только вместо номера и даты приглашения укажите информацию об извещении и заявке:

рис.4 Образец письма-уведомления

Скачайте этот шаблон по ссылке

Отказ от подписания договора

Вы выиграли тендер. Отлично, но в процессе согласования контракта с заказчиком выявились некоторые детали, изначально не отраженные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка оборудования, но и его сборка в полном объеме. В итоге затраты на исполнение договора увеличились, и вам это стало невыгодно. Что делать?

Строго говоря, победитель тендера не имеет права отказаться от подписания контракта с заказчиком. Даже описанное увеличение расходов не является для этого основанием. Считается, что все уточняющие вопросы участник должен направить заказчику на этапе подачи предложений. А если заявка подана, это значит, участник оценил все риски и согласен с условиями контракта.

Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о юридическом лице и учредителях попадут в РНП. Это лишит компанию возможности участвовать в госзакупках на 2 года, и в принципе нанесет серьезный ущерб бизнес-репутации. Как не попасть в “черный список” – читайте в нашей статье.

Существует 3 неофициальных способа все-таки отказаться от подписания контракта. Тем не менее каждый из них связан с риском попадания в список недобросовестных поставщиков.

1. Оптимальный вариант – договориться с заказчиком о расторжении договора по взаимному согласию сразу же после его подписания. В этом случае есть вероятность, что заказчик откажется сотрудничать. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
2. Найдите несоответствие документации в собственной заявке, поданной на выигранный тендер. Вы можете подать жалобу в ФАС на действия заказчика, обвинив его в том, что он вообще не должен был рассматривать вашу заявку. Срок подачи жалобы – 10 дней с момента публикации протокола рассмотрения заявок.
3. Пропустите срок подписания договора, предварительно собрав доказательства своей невиновности в этом. Например, документы, подтверждающие, что контракт не подписан по причине болезни директора, DDoS атаки на корпоративную сеть. В этом случае у вас будет шанс доказать комиссии ФАС непреднамеренность уклонения, и в РНП вас не внесут. Однако следует помнить, что это фальсификация, а мнение комиссии чаще бывает на стороне заказчика.

Желаем вам не попадать в рассмотренные ситуации, и не подвергать риску свою репутацию. А если вам требуется набор инструментов тендерного профессионала или консультация специалиста, добро пожаловать в Синапс.

На какие действия от имени компании составляется доверенность? Какие документы должны ее подкреплять? Как ее заполнять? Рассмотрим в этой статье.

Суть и назначение обеспечения заявки на участие в тендере, ее формы, условия возврата и особенности для торгов по 223-ФЗ

Источник https://assistentus.ru/forma/pismo-otkaz-ot-uchastiya-v-tendere/

Источник https://goscontract.info/tender/otkaz-ot-uchastiya-v-tendere

Источник https://synapsenet.ru/articles/details/251-otkaz-ot-uchastiya-v-tendere