Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать | GeekBrains — образовательный портал

Тайм-менеджмент в бизнесе. Как все успевать, не уставать и получать удовольствие от жизни

Любой бизнес – ненормированный рабочий день с нескончаемым потоком дел. Жизнь многих предпринимателей напоминает изнурительный марафон с редкими передышками, что в конечном итоге приводят к снижению продуктивности, стрессам, эмоциональному выгоранию.

Поэтому очень важно научиться правильно распоряжаться своим временем. В современных реалиях навыки тайм-менеджмента – не просто преимущество. Это одно из ключевых условий успеха, как в бизнесе, так и в жизни.

В дословном переводе тайм-менеджмент означает “управление временем”. Разумеется, временем управлять нельзя. Речь идет о технологии, помогающей повысить свою эффективность. То есть способность быстрее достигать намеченных целей благодаря более высокой продуктивности (получения больших результатов на единицу времени).

Проще говоря, чем рациональнее вы используете свое время, тем больше успеваете и, как следствие, большего добиваетесь.

Пик популярности тайм-менеджмента наблюдался лет 10 назад. Технология, разработанная исключительно для трудовой деятельности, постепенно превратилась в самостоятельное направление, охватывающее самые разные аспекты жизни человека.

На сегодняшний день существует множество систем тайм-менеджмента, разработанных гуру саморазвития и личной эффективности. Одни уже успели устареть, другие слишком сложны для использования или подходят только для определенного круга лиц. Однако есть несколько проверенных техник, которые помогут “прокачать” личные качества, забыть об усталости и добиться максимальных результатов в бизнесе.

Если вы серьезно решили стать на путь грамотного распределения времени, в первую очередь необходимо овладеть базовыми навыками самоорганизации и культивировать полезные привычки.

Правильно формулируйте свои цели. Так называемое целеполагание – один из “”китов”, на которых базируется тайм-менеджмент. Специалисты рекомендуют ставить перед собой реалистичные, но труднодостижимые “высокие” цели, которые требуют больших усилий и мотивации. При этом они должны быть конкретными, четкими и измеримыми, а их выполнение ограничивалось жесткими сроками.

Чем конкретнее сформулированы цели, тем проще осуществлять контроль за их реальным достижением.

Один из самых популярных инструментов, используемых для целеполагания, является технология SMART. Она позволяет оценить цель/задачу на соответствие определенным критериям:

  • Specific (конкретность). Этот параметр описывает результат, который должен быть получен, и отвечает на вопрос “ Что нужно сделать?”.
  • Measurable (Измеримость). Указывает, в чем будет измеряться конечный результат (количественный или качественный показатель).
  • Achievable (Достижимость). Важный критерий, который влияет на мотивацию исполнителя. Определяет, какие ресурсы будут задействованы и за счет чего планируется выполнение задачи.
  • Relevant (Уместность). Проясняет какие выгоды и реальный результат принесет достижение цели.
  • Time bound (Определенность по времени). Ключевой критерий, устанавливающий временные рамки выполнения задачи. Четкое ограничение по времени делает процесс предсказуемым и побуждает к работе в более быстром темпе.

Важно, чтобы как можно больше людей узнали о ваших целях. Публичные обязательства повышают личную ответственность и усилия по ее достижению.

Чтобы главная задача не затерялась среди рутинных дел и всегда была на глазах в буквальном смысле, визуализируйте ее в виде большого плаката над столом, фотоколлажа, обоев на рабочем столе компьютера и т.д.

Ведите учет времени. Настройтесь на интенсивную неделю и каждый день с периодичностью в 20 минут фиксируйте свою занятость. Записывайте абсолютно все, что делаете, включая прием пищи, душ, поход в магазин или общение с семьей. По завершении эксперимента вы получите подробную хронику своего дня. Проведя ее анализ, вы будете знать, на что уходит больше всего времени, а на что не хватает. Какие задачи требуют вашего непосредственного участия и внимания, а какие мешают достижению цели и чем можно пожертвовать для реализации более масштабных планов.

Стройте долгосрочные и краткосрочные планы. Регулярное составление списка дел на день, неделю, месяц, год – отличная привычка, которая увеличивает продуктивность минимум на 25%. Заведите ежедневник и начните со списка на день, который лучше готовить с вечера.

Помните, если вашей задачи нет на бумаге или в электронном виде, значит ее не существует.

В одной колонке напишите важные задачи с жесткой привязкой ко времени. Для каждого события предусмотрите небольшой временной резерв на случай непредвиденных ситуаций. В другую колонку внесите дела, которые могут быть выполнены в любое время.

Объемные задачи обязательно делите на несколько мелких подзадач. Фрагментарный подход особенно актуален в бизнесе, когда большая цель разбивается до уровня мелких каждодневных действий.

В течение дня продолжайте работать со списком, добавляя новые дела с учетом приоритетности. И обязательно вычеркивайте задачи, с которыми успешно справились. Это даст вам ощущение удовлетворенности, зарядит энергией и энтузиазмом. Вечером не забудьте “пробежаться” по своему списку, чтобы подвести итоги и приступить к планированию следующего дня с учетом полученных результатов.

Не переживайте, планирование не превратит вас в робота. Наоборот. Точно зная, что нужно сделать, вы будете меньше потворствовать своим плохим привычкам, быстрее справляться с рутинными делами, освобождая время для генерации новых идей.

Расставляйте приоритеты. Суть тайм-менеджмента – в концентрации на главном. Хаотично переходя от одной задачи к другой, вы снижаете свою продуктивность в 5 раз. Поэтому начинайте день с первостепенных дел, пока вы максимально сосредоточены и полны энергии.

Один из эффективных способов правильного ранжирования задач – матрица Эйзенхауэра, разработанная президентом США. Суть метода заключается в распределении дел по 4 категориям:

  • Важные и срочные – первостепенные задачи, невыполнение которых здесь и сейчас ставит под угрозу достижение цели и влечет за собой негативные последствия.
  • Важные, но менее срочные – относятся к основной деятельности. Это задачи, которым нужно уделить максимум внимания, но вы можете спокойно планировать, обдумывать и принимать решения.
  • Срочные, но неважные – рутинная работа (например, операционная деятельность), которую необходимо выполнить, но она мешает сосредоточиться на главном, выматывает и снижает продуктивность. Если есть возможность, такие задачи лучше автоматизировать или делегировать.
  • Неважные и несрочные – не несут никакой пользы. Их можно смело вычеркивать из списка.

Не пытайтесь делать все и сразу. Выберите самую важную и трудоемкую задачу, выполните ее до конца, а затем переходите к менее значимым делам.

Минимизируйте отвлекающие факторы. Если хотите преуспеть в бизнесе, научитесь не отвлекаться по мелочам и фокусироваться на рабочем процессе. Бесконечная проверка почты, бесцельный серфинг в соцсетях, просмотр видео в YouTube, переписка в мессенджерах и разговоры по телефону ни о чем, “перекуры” и перерывы на кофе – основные поглотители времени.

Запланируйте несколько перерывов на день, в течение которых вы сможете расслабиться. В остальное время используйте для продуктивной работы. Приучите окружающих не отвлекать вас чтобы ни случилось. Выделите полчаса утром или вечером на проверку всех сообщений и общение. При выполнении неотложных задач отключите уведомления мессенджеров и звук телефона.

Еще одной серьезной проблемой для многих является прокрастинация – привычка не доводить начатое до конца, откладывание важных и неприятных дел в “дальний ящик”, нежелание идти на риск. Обычно причина кроется в неуверенности в себе, природной рассеянности, отсутствии конкретных целей и мотивации, неумении организовать свою работу. Победить инерцию поможет правило двух минут:

Если какое-то дело можно выполнить в течение 2 минут, сделайте это, не внося задачу в список и не откладывая.

Читать статью  Сбербанк Бизнес Онлайн: инструкция для клиентов

Если для выполнения задачи требуется больше времени, заставьте себя уделить ей внимание две минуты. Велика вероятность, что вы уже не сможете бросить начатое.

Работайте в соответствии с личными биоритмами. С детства из нас делают “жаворонков”, и многие успешные люди начинают свой день очень рано.

“Хочешь, чтобы грезы превратились в жизнь, просто проснись”, — говорит Анна Винтур (главред Vogue), которая встает в 5 утра.

Хотя это хорошая привычка, позволяющая “увеличить” количество часов в сутках, у каждого человека свои пики активности, плато и периоды упадка сил. Вы, как владелец собственного бизнеса, можете себе позволить жить в гармонии со своим телом. Планируйте свой день таким образом, чтобы самая сложная и ответственная работа приходилась на время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии. Оставшиеся часы можно использовать для выполнения более простых и незначительных задач.

Автоматизируйте свою работу. Современные технологии значительно расширили возможности ведения и продвижения бизнеса. Если говорить об МЛМ, то в арсенале современных сетевиков множество онлайн-инструментов, которые позволяют:

  • создавать шаблоны писем и использовать сервисы рассылки для взаимодействия с потенциальным партнерам и клиентам;
  • легко управлять аккаунтами в социальных сетях с помощью функции кросс-постинга;
  • настраивать автоматическую оплату через сервис мобильного банкинга;
  • использовать чат-боты, мессенджеры для общения и получения обратной связи и многое другое.

Отличным подспорьем в работе могут стать автоматизированные системы. Это полноценные платформы с необходимым функционалом для построения и управления партнерскими структурами любого масштаба.

Не забывайте об отдыхе. Тайм-менеджмент – это в первую очередь баланс между личной жизнью и работой. Он направлен на то, чтобы успевать делать самое важное и при этом получать удовольствие от каждого дня.

Поэтому важно следить за своим здоровьем, поддерживать хорошую физическую форму и выделять время на полноценный отдых для восстановления сил.

Хотя бы один день в неделю позволяйте себе расслабиться. Подумайте, что вам поможет быстро “подзарядиться”. Возможно это спорт, прогулка на свежем воздухе, путешествие, хобби. А может вам достаточно уединиться с любимой книгой на диване или провести время в кругу друзей и семьи. Зачастую простое общение может стать лучшим лекарством от усталости, депрессии и неудач. Главное в такие дни полностью отключиться от работы, забыть о телефоне и компьютере.

Тайм-менеджмент, конечно, не панацея, и универсальных методик, которые подходят всем, не существует. Экспериментируйте с различными техниками и приемами, адаптируйте их под свой ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. Со временем вы сможете создать собственную уникальную систему организации времени, которая поможет стать более продуктивным и ускорить продвижение к успеху.

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.
Читать статью  Класс офиса A, B, C, D - что это? Подробная характеристика и отличия — блог о коммерческой недвижимости

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Как правильно планировать свой день — типичный день бизнесмена

Идея о том, что пора начать управлять своей жизнью, пришла ко мне в голову в тот момент, когда мой распорядок дня был максимально сумбурным.

Я просыпался в полдень и хватал телефон, чтобы прочитать сообщения о работе: клиенты, сотрудники, контрагенты — все будто бы ждали, когда я проснусь и примусь решать проблемы. С тяжелой от огромного числа задач я принимался за завтрак. Параллельно обдумывал деловые вопросы, игнорируя жену. По дороге на работу меня мучила совесть, что я снова вел себя как сухарь. На работе время пролетало незаметно — разобраться с накопившимися делами удавалось лишь к полуночи.

Выжатый как лимон, отправлялся домой, катая спортивную сумку на заднем сиденье «вхолостую». Какая тут тренировка: добраться до постели после такого дня — тот еще фитнес. Дома сил хватало лишь на то, чтобы поужинать, рассеянно слушая жену, и лечь спать.

В какой-то момент я понял, что так продолжаться не может: в такой суматохе я не успеваю ни уделить времени родным, ни эффективно работать.

Мой хороший знакомый посоветовал начать вести планы и поработать над распорядком дня. Скажу честно, на тот момент я относился ко всему этому очень скептично. Зачем нужно тратить время на прописывание дел, если они и так все у меня в голове? Но ситуация была критичная, пришлось переступить через себя.

На первые мои планы без слез не взглянешь — а уж если вспомнить, как я их писал, становится совсем грустно. Никто ведь никогда не говорил мне, как нужно составлять планы и распределять задачи.

Планирование, как 4 параллельных операции

Только со временем я понял, что вся работа по планированию делится на 4 фронта:

  • Расстановка приоритетов. Важно научиться определять, какие задачи требуют внимания, какие могут решиться сами, какие можно делегировать или отложить «на потом». Чтобы классифицировать все дела по этим группам, важно относиться ко всему максимально критично, «взвешивать» затраченные усилия и результат.
  • Выбор важных задач. Выбрав приоритеты, можно перейти к их дроблению на операции, выполняемые в рамках одного дня. При этой работе в ход идет учет конкретных обстоятельств — позволит ли грядущий день реализовать запланированное или нет.
  • Поиск лучших путей их решения. При планировании нужно не только определять, что сделать, но и продумывать, как это выполнить. Выбрать рациональные пути можно только, взглянув на весь массив предстоящей работы.
  • Поиск занятости в свободное время. Если вдруг у Вас освободится пара часов на работе, Вы застрянете в пробке или придется подождать жену из салона, чем Вы займетесь? На случай подобных нецелесообразных простоев стоит оставлять пару-тройку актуальных занятий.

Выполнив все 4 операции, Вы получите лишь набросок задач, а не четкий структурированный план. Чтобы получить подробное руководство к действию, придется изучить теорию тайм-менеджмента .

Методы планирования рабочего дня

Управлением временем занимались многие ученые, практически каждый из них разрабатывал особую методику или свод «законов». Изучение всех этих трудов — задача, которая может существенно «утяжелить» список Ваших дел. Но Вам и не нужно тратить на это время и силы — Вы можете воспользоваться списком ведущих методов планирования, которые я выделил для себя.

Метод Бенджамина Франклина

Когда-то дружок, изображенный на стодолларовой купюре, задумался над системой организации времени, благодаря чему мы получили знаменитую Пирамиду Франклина или продуктивности.

Основание этой пирамиды составляют жизненные ценности — моральные ориентиры, которые Вы используете в решении всех задач. Вас список должен зависеть от Ваших личностных взглядов на жизнь и Ваше идеализированное ее представление.

Чтобы систематизировать работу над собой, Франклин завел специальный блокнот, каждая страница которого была выделена под каждую добродетель и разлинована на 7 столбцов и 13 горизонтальных линий — по количеству жизненных ценностей. Каждый день он сосредотачивал свои усилия на одной из добродетелей, а по вечерам отмечал совершенные промахи.

Базируясь на жизненных принципах, глобальная цель позволяет ответить на вопрос: «Чего я хочу добиться через N лет?». Логика простая: чтобы получить что-то через несколько лет, нужно работать для этого уже сегодня.

Соответственно, далее Бенджамин Франклин предполагает еще большие уточнения:

  • генеральный план по достижению глобальной цели;
  • долгосрочный план на ближайшие 3–5 лет;
  • краткосрочный план на ближайший год, полгода, месяц;
  • планирование на неделю и день.

Так, каждый ежедневный план должен постепенно приближать Вас к реализации заветной цели.

Джедайская техника пустого инбокса

Для тех, кто не готов структурировать свои задачи и определять их приоритет, подойдет техника, разработанная бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Ее можно назвать своеобразной модификацией метода Getting Things Done.

В ее основе лежат «инбоксы» — задачи, которые требуют каких-либо действий или принятий решений. Когда входящих инбоксов слишком много, мозг не может полностью расслабиться, но и не может продуктивно работать. Подобный феномен подробно изучался гештальтпсихологией .

Работать по джедайской технике нужно по следующим правилам:

  • Все задачи, идеи, планы выносить в отдельный список — инбокс.
  • Инбоксов не должно быть много — в идеале он должен быть один. Если же Вы желаете нужным, можете разделить личную жизнь и работу, например.
  • С появлением новых задач инбокс пополняется. Выполненные задачи удаляются из списка.
  • Периодически инбокс необходимо просматривать и актуализировать, удаляя старые и добавляя новые задачи.

Подобная технология предполагает только 2 возможных статуса задач — важные и те, которые можно игнорировать, делегировать, откладывать. Как только Вы заканчиваете выполнение какой-либо задачи, стоит обратиться в инбокс, чтобы выбрать очередную.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“ и богатеть» — разработал собственный метод управления временем. Базируется он на двух постулатах:

  • Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.
  • Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

Автор утверждает, что увеличивая продолжительность рабочего дня, большей эффективности не добиться. Напротив, время на работу нужно постоянно нещадно сокращать, фокусируясь только на самых важных задачах.

Соответствуя данной методике, список дел должен содержать всего 9 задач: одно важное дело, три средних и пять небольших. Задачи разделены по срочности и сложности, что позволяет избавиться от стресса и суматохи.

Этот метод подойдет тем, кто не может работать по to-do-спискам. Чтобы организовать свою жизнь, просто стройте свой день так, чтобы 20% времени уходило на самые важные дела.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский решил не придумывать очередные оригинальные методики, а грамотно и доступно объединить существующие наработки, адаптировав их под отечественные реалии.

Так, с его легкой руки в российском тайм-менеджменте обосновались:

  • «Лягушки» — скучные и неприятные дела, одна мысль о которых заставляет передернуться. Мы неосознанно их откладываем, они копятся и становятся все более неприятными. Это давит психологически. Но если выполнять их в первую очередь, с самого утра, это напряжение проходит.
  • «Якоря» — материальные привязки, позволяющие настроиться на выполнение определенных действий. Например, если Вы тормозите, во время работы с почтой, выполняйте эту работу под динамичную музыку. Со временем эта музыка будет ассоциироваться с определенными операциями, и Вы сможете за пару секунд настроить себя на рабочий лад.
  • «Бифштекс из слона». Крупные задачи с жесткими дедлайнами порой могут приводить в ужас. Непонятно, с чего начать, и хватит ли сил на покорение этой вершины. Такие задачи называются «слонами». Возможный способ справиться с ними — отделять маленькие кусочки и регулярно делать «бифштексы из слона».
Читать статью  Зачем и как люди занимаются бизнесом? Обществознание

Методика Глеба Ахангельского скорее влияет на понятийный аппарат, чем становится призывом к действию. Руководствуясь вышеописанными правилами, Вы сможете разрабатывать собственные методики управления временем.

Метод Франческо Чирилло

Вы можете не знать имени Франческо Чирилло, но про то, что в тайм-менеджменте есть «какие-то помидоры», слышали наверняка. Методика Pomodoro была разработана Франческо Чирилло еще в студенчестве, когда юноша не мог сосредоточиться на учебе и прибегнул к помощи кухонного таймера.

Суть метода заключается в дроблении дел на «помидорки». Один «помидор» состоит из 30 минут, 25 из которых отводятся на работу и 5 минут на отдых. Запускаете таймер, усердно трудитесь над работой, а затем получаете долгожданное время отдыха.

Пятиминутный перерыв при этом также можно использовать на пользу. Попробуйте делать в это время небольшую разминку или даже 1-2 упражнения. Физические нагрузки позволят повысить концентрацию, а за полный рабочий день Вы выполните полноценную тренировку, заменив поход в зал.

Чтобы работать по методу Франческо Чирилло, достаточно составить список дел и методично расправляться с ними в течение 25 рабочих минут. Так, Вы сможете заставить физиологию работать на Вас.

Итак, я рассказал о пяти наиболее известных систем тайм-менеджмента, которые позволят организовать свой рабочий день. Вы можете изучить понравившуюся Вам методику полнее, чтобы неукоснительно следовать ей. А можете выработать свою уникальную технику, комбинируя различные приемы. Именно так я и поступил.

Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам.

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года.

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

  • Составляю общий список дел, которые нужно выполнить. Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
  • Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность.
  • Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
  • Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.

В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни.

Бесплатная мультиссылка в
Инстаграм
Создавайте легко.
Вдохновляйте клиентов на
покупки.

Основные ошибки при планировании

Я допускал ошибки в начале своего освоения планирования, нередко допускаю их и сейчас — в этом нет ничего страшного или ненормального. Но, так как лучше учиться на чужих ошибках, чем совершать свои, поделюсь с Вами своими маленькими оплошностями. Не судите меня строго 🙂

  • «Составление плана — это не отдельная задача, она не требует времени.» Пока составление планов не войдет у Вас в привычку, создавайте отдельную задачу «планирование», на которую будет выделен час или два.
  • «Составив план, можно не оглядываться назад.» Подводите итоги дня, недели, месяца, года. Анализ в планировании жизненно необходим. Он позволит Вам оценивать свои силы и вовремя корректировать планы. Пусть это будет пятиминутная вечерняя рефлексия, но она обязательно должна быть.
  • «План есть закон!» Не подходите к планам фанатично. У поминутно выверенных планов есть один серьезный недостаток — они недостаточно гибки, чтобы подстроиться под непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы к тому, что задачи придется сдвигать, некоторые из них будут переноситься на следующие день или вовсе пропадать — не стоит из-за этого расстраиваться.
  • «Работа, работа и еще раз работа.» У Вас должна быть личная жизнь и свобода выбора занятий. Если Вы будете работать весь день, прерываясь лишь на еду или сон, очень скоро Вы столкнетесь с профессиональным выгоранием и болезнями. Хороший план должен содержать хотя бы час на занятия хобби, общение с близкими, развлечение и просто релакс.

История из жизни

Первый полноценный рабочий день после отдыха. Встретился со своей командой, пообщался с клиентами, подвел итоги и задал курс — двигаемся дальше!

Сегодняшнее утро началось относительно нестабильно. Планировал в первый рабочий день проснуться вовремя и прийти на работу к 9, однако мои ожиданиям не суждено было сбыться. Каким-то чудесным образом будильник отключился, и я против своей воли встал позднее, а на работу приехал уже к 11 часам. Меня ждал насыщенный заботами день.

Вообще первый день после отпуска всегда тяжелый, но не в том смысле, что ты не хочешь работать, а просто очень много накапливается дел, которым необходимо дать импульс к разрешению, и все ждут от тебя действий.

Например, наши клиенты задолжали около 137 тысяч, поэтому пришлось решать эту проблему и «отвоевывать» деньги своей фирмы. Помимо этого, скопилось большое количество вопросов по текучке: нужно изучить все проекты, отработать появившиеся «косяки», разобраться с загруженностью персонала – в общем, вклиниться в рабочее русло. Сегодня моего внимания ожидала целая куча мелких вопросов, позволяющих решать большие задачи, которые составляют прибыль компании.

Также пришлось делать одну вещь, которая мне глубоко неприятна, — увольнять сотрудника. К сожалению, основное правило бизнеса, которое призывает отказываться от бесперспективных вариантов, не делает поблажек. Анализ, который я провел на отдыхе, позволил сделать жесткий вывод — с Никитой Муравьевым нам придется распрощаться.

Стоит отметить, что Никита таргетолог с опытом, один из моих любимых сотрудников, который готов с головой погружаться в решение проектов, однако, он не может продуктивно работать в нашем формате многозадачности. Я много думал над причинами такой ситуации и пришёл к выводу о том, что скорее всего Никите лучше устроиться в компанию, для которой он сможет выстраивать всю таргетированную рекламу либо маркетинг и отказаться от экпресс-режима – что и посоветовал ему. Мы с Никитой Муравьевым обсудили его увольнение, передачу проектов и написание рекомендаций от нашей компании, кроме чего я разрешил использовать кейсы, которые являются индивидуальной собственностью компании.

Очень важный момент, который необходимо заранее продумывать: недобросовестные сотрудники могут использовать материалы, которые появляются в ходе работы, заявляя о своих авторских правах. Незащищенные материалы, могут сыграть с вами злую шутку и обернуться штрафом.

В конце дня появилось множество клиентов по рекомендациям, с которыми нужно было пообщаться. Поэтому происходила активная работа по телефону, и как результат – истощенные голосовые связки.

Даже в загруженном плане важно выделить минуту на себя, так как возможные проблемы со здоровьем могут сильно повлиять на бизнес в целом.

Вечером я не забыл заглянуть на спортивную площадку, чтобы немного позаниматься и отвлечься от бесконечных мыслей.

В итоге этот насыщенный день закончился, окончательно утомив меня в моральном плане, в то время как физическому состоянию можно позавидовать.

P.S. Ждите рассказа о втором рабочем дне после отпуска, в котором я подниму тему взаимодействия с клиентами. Тем, кто интересуется автоворонками , будет особенно интересно 🙂

Источник https://vc.ru/hr/216775-taym-menedzhment-v-biznese-kak-vse-uspevat-ne-ustavat-i-poluchat-udovolstvie-ot-zhizni

Источник https://gb.ru/posts/how_to_organize_a_day

Источник https://p-solovev.ru/dnevnik-biznesmena/ponedelnik-den-tyazhelyj

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.