Кадровое планирование

Содержание

Сущность и цели кадрового планирования

Кадровое планирование — это целенаправленная, научно обоснованная деятельность организации, имеющая целью предоставление рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников и предъявляемыми требованиями.

Кадровое планирование компании требует постоянной корректировки, поскольку цели организации нестабильны, а среда ее деятельности неопределенна. Кроме того, само по себе кадровое планирование представляет комплексную задачу, включающую большое число независимых переменных — новые изобретения, изменения населения, сопротивление изменениям, потребительский спрос, вмешательства государства в бизнес, иностранная конкуренция и, прежде всего, конкуренция на национальном рынке.

Важнейшим первым шагом кадрового планирования компании является формулировка задач компании в области ассортимента продукции, методов производства, рынков сбыта и т.д. Отсюда вытекает необходимость человеческих ресурсов, которая соотносится с существующей на рынке труда конъюнктурой, чтобы на основе этого разработать план человеческих ресурсов.

На основании планов руководство компании должно рассмотреть план человеческих ресурсов в отношении необходимости корректировки задач компании, например, если окажется невозможным увеличение объема производства в назначенные сроки из-за того, что запланированные для этого человеческие ресурсы либо не могут быть обучены в заданные сроки, либо не существует в нужном объеме.

Эффективное кадровое планирование должно отвечать на вопросы:

  1. Сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется?
  2. Как лучше привлечь нужных сотрудников, сократить или оптимизировать использование персонала?
  3. Как эффективно использовать персонал в соответствии с его способностями, изменениями и внутренней мотивацией?
  4. Каким образом обеспечить условия для развития персонала?
  5. Каких затрат потребуют запланированные мероприятия?

По срокам кадровое планирование подразделяется на:

  • долгосрочное (прогноз от 3-х и более лет);
  • краткосрочное (не более 1 года).

Компания должна оценить спрос на труд, потенциальные возможности предложения и состояние внешней среды деятельности. Составляется план человеческих ресурсов, указывающий, какое количество и каких именно работников может потребоваться в будущем. Основными пунктами, которые следует принимать в расчет, являются следующие.

1. Создание группы кадрового планирования компании, включая менеджеров, ответственных за выполнение основных функций в компании.

2. Задачи человеческих ресурсов в достижении целей компании с учетом:

  • планов в области капитального оборудования (заносимого на баланс компании);
  • реорганизации, например, централизации или децентрализации;
  • изменений ассортимента или объема выпускаемой продукции;
  • финансовых ограничений.
  • численность работников разных категорий;
  • расчет текучести кадров по каждой категории работников и анализ влияния высоких или низких показателей текучести кадров на эффективность деятельности компании;
  • объем выполненной сверхурочной работы;
  • оценка эффективности деятельности нынешнего персонала и его потенциала;
  • общий уровень оплаты труда в сравнении с уровнем оплаты в других компаниях.
  • положение с набором персонала;
  • демографические тенденции;
  • местные планы в области жилищного строительства и развития транспорта;
  • национальные соглашения относительно условий работы;
  • политика государства в области образования, выхода на пенсию, предоставления региональных субсидий и т.д.
  • влияние локальной иммиграции и эмиграции;
  • последствия набора и увольнения избыточной рабочей силы местными компаниями;
  • возможность привлечения к работе тех категорий работников, которые не привлекаются в настоящее время, например, работников, занятых неполный рабочий день.
  • перечень мест работы и должностей, которые могут появиться, претерпеть какие-либо изменения или быть упраздненными;
  • в какой степени возможна перестановка или переподготовка персонала;
  • необходимые изменения на уровне руководителей как среднего, так и высшего звеньев;
  • потребности в профессиональном обучении;
  • программы набора, сокращения избыточного персонала или увольнения по выслуге лет;
  • возможности для обратной связи в случае необходимости корректировки плана или задач компании;
  • меры, предусмотренные для улаживания любых проблем с персоналом в связи с дефицитом или избытком рабочей силы (например, ранний выход на пенсию или другие процедуры сокращения персонала).

Оперативный план работы с персоналом — это детализированный по временному (год, квартал, месяц, декада, рабочий день, смена), объектному (организация, функциональное подразделение, цех, участок, рабочее место) и структурному (потребность, наем, адаптация, использование, обучение, переподготовка и повышение квалификации, деловая карьера, расходы на персонал, высвобождение) признакам план с подробной проработкой оперативных действий, подкрепленных необходимыми расчетами и обоснованиями.

Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью специально разработанных анкет получить данные:

  • о постоянном составе сотрудников (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и т.д.);
  • о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура, удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных работников и т.д.);
  • о текучести кадров;
  • о потере времени из-за простоев, по болезни;
  • о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько смен или ночную смену, продолжительность отпусков);
  • о зарплате рабочих и служащих (структура зарплаты, дополнительная заработанная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);
  • об услугах социального характера, предоставляемых государством и организациями (расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно).
  • быть простой — содержать столько данных и только в том объеме, сколько и в каком объеме необходима в данном конкретном случае;
  • быть наглядной — сведения необходимо представлять таким образом, чтобы дать возможность быстро определить главное, а не скрывать его за многословием. Для этого следует использовать таблицы, графики, цветное оформление материала;
  • быть однозначной — сведения должны быть ясными, в их толковании должна быть семантическая, синтаксическая и логическая однозначность;
  • быть сопоставимой — сведения необходимо приводить в сопоставимых единицах и относить к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и не ее;
  • быть преемственной — сведения о кадрах, подаваемых за разные временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления;
  • быть актуальной — сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, т.е. представляться без задержек.

Начальной ступенью процесса кадрового планирования является планирование потребности в персонале. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей.

Существует четыре категории работников, по которым ведется планирование:

  1. Действующий персонал;
  2. Новички;
  3. Потенциальные сотрудники;
  4. Персонал, покинувший организацию.

Таблица 1. Действия, принимаемые менеджерами в отношении персонала

Категории работников Управленческие действия
Действующий персонал Оценка производительности труда
Распределение работников
Обучение и развитие
Оплата и мотивация
Карьерный рост
Новички Методы найма
Процедуры отбора
Введение в должность
Условия заключения договоров
Процесс адаптации
Обучение
Потенциальные сотрудники Методы найма
Внешние связи
Уровень оплаты труда
Бонусы для персонала
Персонал, покинувший организацию Увольнение по инициативе администрации
Выход на пенсию
Текучесть персонала
  1. Организация лучше подготовлена для преодоления последствий изменения внешней среды деятельности.
  2. Тщательное определение возможных будущих потребностей в человеческих ресурсах помогает организации найти новые и более эффективные способы управления человеческими ресурсами
  3. Организация может избежать как избытка, так и дефицита сотрудников.
  4. Планирование поможет организации создать и в дальнейшем развивать программы обучения персонала и обеспечения преемственности руководства.
  5. Руководство вынуждено будет критически оценить сильные и слабые стороны человеческих ресурсов компании и политики в области персонала.
  6. Позволит избежать дублирования усилий работников компании и улучшить их координацию и интеграцию при выполнении работы.
Читать статью  ТОП-20 самых лучших и выгодных идей для бизнеса в селе с нуля: каким делом заняться в деревне и какую компанию можно открыть в сельской местности |

В кадровом планировании выделяют количественные и качественные показатели. Приколичественном планировании используются следующие методы:

  1. Балансовый метод основывается на взаимной увязке ресурсов, которыми располагает организация, и потребностей в них в рамках планового периода. Такой план представляет собой двухстороннюю бюджетную таблицу, в одной части которой отражаются источники ресурсов, а в другой — их распределение.
  2. Нормативный метод. Суть его состоит в том, что в основу плановых заданий на определенный период включаются нормы затрат различных ресурсов на единицу продукции.
  3. Статистически метод устанавливает зависимость рассматриваемого показателя от других переменных.
  1. Метод экспертной оценки. Для этого привлекается эксперт, который анализирует проблемы планирования и производит соединение имеющихся переменных планирования и величин, влияющих на данные переменные. Исходя из рекомендаций эксперта, формируются цели планирования, экспертами могут быть либо специалисты в области планирования персонала либо руководители.
  2. Метод групповых оценок. В этом случае образуются группы, которые совместно разрабатывают планы мероприятий, направленных на решение поставленных задач. К таким методам можно отнести, например, мозговой штурм.
  3. Метод Дельфи включает в себя экспертные и групповые методы. Сначала опрашивается множество независимых друг от друга экспертов, а затем результаты опроса анализируются в групповых дискуссиях и принимаются соответствующие решения.

Aллa Kopcaкoва, кандидат экономических наук, заведующая кaфедрой управления человеческими ресурсами Mocковского государственного yниверситета экономики, cтатиcтики и информатики

Кадровое планирование

Кадровый план в 1С:ЗУП КОРП позволяет планировать численность и затраты на персонал, анализировать возможные варианты.

Например, нам нужно на период сезона увеличить штат продавцов на 200 человек. В кадровом плане мы увидим, какие затраты на персонал нас ожидают:

Если мы наберем 200 продавцов;

Если мы наберем 100 продавцов и будем оплачивать переработки и надбавки продавцам на период сезона;

Если мы не будем набирать новых продавцов на сезон, а будем начислять продавцам премию 30% от оклада.

Аналитика кадрового планирования покажет детально затраты по каждому варианту, сравнит с текущим штатным расписанием.

Визуализация информации в диаграммах позволит выбрать лучший вариант.

Кадровый план в 1С:ЗУП КОРП позволяет:

Запланировать численность и затраты на персонал (Зарплата и Страховые взносы);

Разработать несколько версий кадрового плана (например, Оптимистичный и Пессимистичный, или Минимальный, Оптимальный, Максимальный и т. д.);

Скорректировать количество ставок штатного расписания по данным кадрового плана.

Работа с кадровым планированием доступна в разделе Подбор персонала.

Показатели кадрового планирования

Показатели кадрового планирования могут быть двух категорий:

Страховые взносы.

Категория определяет содержание показателя.

Показатели категории Зарплата — это список начислений. Например, показатель Оклад включает в себя:

Оплата по окладу;

Оплата по окладу (по часам);

Оплата по часовому тарифу.

Кадровое планирование

Показатель Взносы включает в себя страховые взносы.

Кадровое планирование

Сценарии планирования

Одновременно можно создать несколько сценариев кадрового плана, например, Оптимистичный и Пессимистичный.

Показатели Оптимистичный Пессимистичный
Оклад Есть Есть
Сверхурочные и праздничные Есть Нет
Надбавки Есть Нет
Премия Есть Есть
Взносы Есть Есть

В кадровом плане показатели будут располагаться в колонках в том же порядке, что они перечислены в сценарии.

Кадровое планирование

Позиции кадрового плана

Позиция кадрового плана = Структура предприятия + Должность + Профиль должности (профиль можно не указывать).

Варианты соответствия Позиции кадрового плана, Позиции штатного расписания и Сотрудника:

Вариант № Позиция кадрового плана Позиция штатного расписания Сотрудник
1 Есть Нет Нет
2 Есть Есть Нет
3 Есть Есть Есть

Вариант № 1. Для позиции кадрового плана могут быть указаны значения показателей, которые войдут в кадровый план.

Кадровое планирование

Вариант № 2. Позиции кадрового плана может соответствовать одна или несколько позиций штатного расписания.

Одна позиция штатного расписания может соответствовать одной или нескольким позициям кадрового плана.

Кадровое планирование

Для позиций кадрового плана можно добавить дополнительные реквизиты и сведения. Их значения отразятся в кадровом плане в отдельных колонках.

Кадровое планирование

Формирование кадрового плана

Кадровый план составляют:

на год, полугодие или квартал;

для Структуры предприятия;

для Сценария кадрового плана. Одновременно можно сформировать кадровый план по нескольким разным сценариям.

Кадровое планирование

Рассмотрим возможные способы заполнения кадрового плана.

Заполнение кадрового плана по текущей штатной расстановке

Заполним кадровый план по текущей штатной расстановке. Рассмотрим 4 варианта соответствия кадрового плана и штатного расписания.

Отражается позиция кадрового плана.

Ставки и значения показателей берутся:

Автоматически создается новая позиция кадрового плана.

Ставки и значения показателей берутся:

  • из позиции штатного расписания, если она вакантна.
  • по данным сотрудника, занимающего позицию штатного расписания.

Перед началом заполнения кадрового плана программа предупредит, что автоматически могут быть созданы новые позиции кадрового плана.

Например, кадровый план создают в 1С:ЗУП КОРП впервые. Поэтому все позиции кадрового плана Дирекции торговых операций при заполнении создаются автоматически.

Кадровое планирование

Программа анализирует штатное расписание и создает позицию кадрового плана для каждого сочетания Структура предприятия + Должность + Профиль должности.

К новой позиции кадрового плана программа привязывает позиции штатного расписания, относящиеся к той же Структуре предприятия + Должности + Профилю должности.

Кадровое планирование

Показатели кадрового плана заполнились таким образом.

Показатели категории Зарплата заполнились:

по данным сотрудника, занимающего позицию штатного расписания. В кадровом плане отражается ФИО сотрудника;

из позиции штатного расписания, если она вакантна. В колонке Сотрудник написано Вакантная позиция;

Показатели категории Страховые взносы получены расчетным путем в зависимости от показателей категории Зарплата.

Кадровое планирование

Количество ставок в Кадровом плане заполнилось:

по данным сотрудника, занимающего позицию штатного расписания;

из позиции штатного расписания, если она вакантна.

Кадровое планирование

Добавление позиций в кадровый план

Например, добавим в план позицию, для которой нет соответствующей позиции штатного расписания. В карточке такой позиции указаны плановые показатели.

Кадровое планирование

После добавления такой позиции в Кадровый план видно, что позиция вакантна. Количество ставок равно 1. Значение показателей для позиции заполнились из ее карточки.

Кадровое планирование

План заполнится количеством ставок и плановых начислений

по данным сотрудника, занимающего позицию штатного расписания;

из позиции штатного расписания, если она вакантна.

Подбор позиций в кадровый план

Подбор — это множественный выбор позиций в кадровый план. Правила заполнения те же, что были описаны ранее.

Если в документ подобрали позицию кадрового плана, которой нет соответствующей позиции штатного расписания, количество ставок будет установлено 1, а значения показателей кадрового плана заполнятся из карточки позиции.

Если подобрали вакантную по штатному расписанию позицию кадрового плана, количество ставок и значения показателей заполнятся по данным штатного расписания.

Если в план подобрали позицию, занятую сотрудником, количество ставок и значения показателей заполнятся по данным сотрудника.

Кадровое планирование

Загрузка кадрового плана из файла

Возможна загрузка Кадрового плана из внешнего файла. Для корректной загрузки файл заполняют данными по шаблону.

Читать статью  Ведение бюджета доходов и расходов в бизнесе: как это помогает расти

Кадровое планирование

Шаблон можно выгрузить из Кадрового плана по команде Загрузить из файла / Из внешнего файла / Сохранить бланк для заполнения.

Кадровое планирование

Загрузку Кадрового плана выполняют по команде Загрузить из файла / Из внешнего файла / Загрузить таблицу из файла.

Кадровое планирование

Варианты отображения кадрового плана

Для удобства работы можно изменять варианты отображения.

В режиме Список кадровый план имеет вид табличного документа.

Кадровое планирование

В режиме Месяцы горизонтально месячные показатели кадрового плана отображаются в столбцах таблицы.

Кадровое планирование

В режиме просмотра кадрового плана Месяцы вертикально каждый месяц с его показателями выводится отдельной строкой.

Кадровое планирование

Если установлен режим просмотра Таблица, кадровый отображается в виде отчета.

Кадровое планирование

В режиме Месяцы горизонтально для позиции кадрового плана месячные показатели отображаются в столбцах таблицы.

Кадровое планирование

В режиме просмотра кадрового плана Месяцы вертикально каждый месяц планового периода с его показателями выводится отдельной строкой.

Кадровое планирование

Для режима просмотра кадрового плана Список доступны две дополнительные команды:

Управляет отображением структуры предприятия;

Управляет отображением свойств позиций кадрового плана.

При нажатии кнопки Управляет отображением структуры предприятия кадровый план прорисовывается в разрезе Структуры предприятия.

Кадровое планирование

Для позиций кадрового плана могут быть добавлены дополнительные реквизиты и сведения.

Кадровое планирование

При нажатии кнопки Управляет отображением свойств позиций кадрового плана в отдельных колонках выводятся дополнительные реквизиты и сведения позиций.

Кадровое планирование

Редактирование кадрового плана

При редактировании кадрового плана изменения можно внести

за отдельный месяц планового периода;

начиная с выбранного месяца до конца планового периода.

Программа задает уточняющий вопрос.

Кадровое планирование

Если изменить количество ставок, программа автоматически пересчитывает показатели.

Кадровое планирование

Часто требуется в кадровом плане предусмотреть поэтапное повышение окладов или изменение ставок.

Для этого плановый период можно разбить на несколько интервалов и указать для них разные значения показателя. Например, оклад Директора Дирекции ЮГ во втором полугодии планируется повысить с 1 сентября — 70 000 руб., с 1 ноября — 80 000 руб.

При нажатии на позицию кадрового плана открывается окно редактирования. Воспользуемся командой Разбить период и установим для разных интервалов соответствующие оклады.

Кадровое планирование

Повышение окладов отразилось в кадровом плане.

Кадровое планирование

В одной строке кадрового плана для позиции можно указать не больше 1 ставки. Чтобы запланировать больше ставок, следует добавить еще строки в кадровый план.

Кадровое планирование

Исправление карового плана

Для исправления кадрового плана «задним числом» вводят документ-исправление.

Если на момент исправления кадрового плана были рассчитаны зарплата и взносы, план заполняется фактически начисленными показателями.

Кадровое планирование

Изменение штатного расписания на основании кадрового плана

Если количество ставок различаются в кадровом плане и штатном расписании, документ Изменение штатного расписания можно заполнить по данным кадрового плана.

Кадровое планирование

Аналитика

Анализ кадрового плана

Отчет Анализ кадрового плана выводит следующие показатели:

Фактические значения по штатному расписанию (ставки, значения показателей кадрового плана);

Фактически начислено (ставки, значения показателей кадрового плана);

По каждому из сценариев кадрового плана (ставки, значения показателей кадрового плана), отклонение от штатного расписания, % отклонения от штатного расписания;

Отчет формируется в разрезе:

Позиция кадрового плана

Кадровое планирование

Анализ кадрового плана (диаграмма)

Диаграмма Анализ кадрового плана позволяет сравнить количество ставок и затрат по данным:

фактически начисленной заработной плате;

каждого из сценариев кадрового плана.

Кадровое планирование

Кадровое планирование

Кадровый план (периоды в столбцах)

Отчет выводит за период кадровый план, для позиции кадрового плана месячные показатели отображаются одной строкой.

Кадровое планирование

Кадровый план (периоды в строках)

Отчет выводит кадровый план за период.

Каждый месяц планового периода с его показателями отображается отдельной строкой.

Кадровое планирование

Администратор в Настройка / Управление персоналом включает опцию Ведется кадровое планирование

Как спрогнозировать потребность в персонале

Регулярное планирование потребности в персонале — обязательное условие стабильного функционирования и развития предприятия. Подобная процедура определяет необходимый численный состав сотрудников, уровень обеспеченности людьми, механизмы и меры для покрытия дефицита кадров.

По состоянию на 31.10.2020 года средний процент вакантных рабочих мест в РФ составил 3,7%. Это внушительная цифра, учитывая масштабы страны. Чтобы не попасть в кадровую яму, компании должны проводить последовательную, систематическую работу по организации расчетов требуемого количества сотрудников и методов их привлечения.

Cергей Бушмин

планирование потребности в персонале

Понятие, цели и виды планирования персонала

Под воздействием рыночных колебаний предприятия вынуждены регулярно пересматривать стратегию деятельности, менять технологии, масштабы, направления работы. Сделать это невозможно без наличия определенного количества персонала соответствующего уровня подготовки и квалификации.

Под кадровым планированием потребности в персонале понимается определение нужной для текущего функционирования и будущего развития компании численности специалистов. Дополнительно обеспечивается разработка методов приведения фактического состава трудящихся к плановому путем набора, повышения квалификации и увольнения.

С помощью прогнозирования кадровой потребности решаются следующие задачи:

  1. Формирование оптимальной численности кадрового состава и определение уровня квалификации специалистов для выполнения стратегических целей бизнеса в срок.
  2. Поддержание рационального количества сотрудников и уровня затрат на их содержание.
  3. Увеличение производительности, эффективности и качества выполнения работы.
  4. Поддержание численного состава трудящихся с минимальными издержками.

На практике планирование может классифицироваться по признакам, приведенным в таблице ниже.

Классификации планирования персонала

Признак Виды планирования
По сроку планирования · долгосрочное (свыше 5 лет);
· среднесрочное (от 1 года до 5 лет);
· текущее (до 1 года).
По очередности · упорядоченное – последовательное составление планов одного за другим;
· скользящее – последовательное продление одного единого плана на несколько периодов;
· ситуационное – когда планы составляются по мере возникновения необходимости.
По обязательности плановых заданий · директивное – решения, принятые по итогам планирования, обязательны к исполнению;
· индикативное – в этом случае планы носят рекомендательный, направляющий характер.

Результатом планирования может быть не только прием сотрудников, но и сокращение штата — в зависимости от текущего состояния дел в компании и на рынке.

Принципы планирования персонала

прогнозирование кадровой потребности

Определение потребности в количестве и качестве сотрудников входит в общую систему стратегического планирования. Подобная деятельность ориентируется на определенные принципы:

  • Системность. Подразумевает учет взаимосвязей комплекса показателей и факторов, влияющих на численность персонала (стратегии развития, прогнозов потребности и фактической численности человеческих ресурсов, необходимости в пополнении, сокращении, обучении персонала, соответствие квалификационного уровня трудящихся задачам предприятия).
  • Непрерывность. Реализация процесса планирования должна быть последовательной, на протяжении всего жизненного цикла предприятия и с учетом перспектив развития.
  • Экономическая целесообразность подразумевает формирование оптимальной по количеству и качеству потребности в человеческих ресурсах, не допускающей непроизводительных затрат на персонал.
  • Единство цели. Планирование в соответствии с общей глобальной стратегической задачей предприятия.
  • Гибкость предполагает возможность быстрой корректировки планов под воздействием внешних и внутренних изменений.
  • Необходимая точность требует заранее определять достаточный уровень достоверности планов.
  • Участие специалистов всех заинтересованных служб в планировании.

Для качественного планирования нужно определить все его элементы: цели, сроки, ответственных за исполнение сотрудников, затраты. Затем — структуру, меры, которые планируется предпринять по его результатам. И в итоге — установить источники данных для прогнозирования.

Оценка потребности в персонале и влияющие на нее факторы

Определение потребности в персонале можно сформулировать, как необходимость иметь нужное количество работников определенной квалификации в заданные сроки для ведения экономической деятельности. Подобная задача решается планированием. Классификация потребности в персонале приведена в схеме ниже.

Планирование персонала определение потребности
Количественная Качественная Текущая Дополнительная
Прогноз численности работников для решения имеющихся и перспективных задач Необходимость соответствия персонала определенным требованиям: по профессиям, специальностям, квалификации, уровню подготовки Численность кадрового состава для поддержания текущей деятельности Необходимость в увеличении штата для внедрения новых продуктов, расширения производства и развития деятельности
Читать статью  Бизнес-план интернет портала, проекта, сайта скачать с готовыми расчетами

Основными факторами, которые влияют на потребность в кадрах, являются социальные — увольнение по различным причинам, использование времени отдыха, обучения, повышение в должности. Следующая группа — экономические и административно-политические. К ним относят внутренние (пересмотр перспектив развития компании, корректировка масштабов деятельности, техническое перевооружение, изменение требований к качеству продукции, смена руководства) и внешние (кризисы экономического или политического характера, колебания спроса, изменение порядка взаимодействия с поставщиками и клиентами, отношений с местной администрацией, конкуренция) факторы. Также оказывает влияние научно-технический прогресс.

методы прогнозирования потребности в персонале

Процедура планирования потребности в персонале

До начала процесса планирования нужно определить его основные цели, определить сроки, назначить ответственных лиц, перечень решений, которые нужно будет принять на его основе. Важно сразу продумать источники получения необходимой информации, их достаточность. Подумать, где можно взять недостающие данные, а какие допустимо опустить ввиду их несущественности.

Перспективная оценка потребности в персонале включает несколько последовательных этапов:

  1. Постановка стратегических задач развития компании с количественными и качественными параметрами.
  2. Анализ текущего уровня численности работников, текучести, выбытия, перемещения внутри компании, прогнозирование будущих количественных и качественных характеристик персонала.
  3. На основе взаимосвязи планов развития, уровня производительности и численности планируется перспективная потребность в работниках.
  4. Разработка действий по привлечению, обучению, перемещению работников и доведению фактической численности в будущем до необходимой предприятию величины.

На этапе стратегического планирования анализируют факторы внутренней и внешней среды, влияющие на деятельность компании.

оценка потребности персонала факторы влияющие на потребность

Подходы, работающие в настоящий момент, могут оказаться неэффективными в перспективе. Компании нужно будет «заглянуть» на несколько месяцев и даже лет вперед, чтобы понять, какие направления работы придется сокращать или ликвидировать, а какие расширять или вводить в качестве новых видов деятельности.

Процедура оценки планирования потребности персонала включает в себя анализ не только внутренних, но и внешних факторов.

При проведении анализа численного состава оценивается потенциал уже имеющихся трудовых ресурсов, их качественный состав и достаточность. Параллельно определяется, сколько людей и с какой подготовкой нужно будет в дальнейшем, намечаются источники их привлечения. Компания может быть ориентирована только на приход персонала со стороны, на развитие исключительно внутреннего кадрового резерва или совмещать оба этих подхода.

При необходимости сразу намечаются меры по переобучению, повышению квалификации сотрудников, определяются кандидаты на повышение. Не лишней будет оценка финансовых затрат на мероприятия по поиску нового персонала и развитию компетенций уже работающих сотрудников.

как происходит планирование и прогнозирование потребности в персонале

Методы анализа численного состава

После составления стратегических планов необходимо проанализировать текущий кадровый состав. Для этого реализуется следующий перечень шагов.

Шаг 1. Расчет фактической или среднесписочной численности персонала на дату планирования. Учитывается постоянный, временный и сезонный персонал.

Шаг 2. Определение отклонений текущей численности от плановой. В качестве плановой численности берут количество сотрудников из утвержденного штатного расписания. Для этого можно применить формулу:

∆Чв – отклонение фактической численности от плановой;

Чп – плановая численность, например, по утвержденному штатному расписанию, сделанным ранее расчетам;

Чф – фактическая численность.

По итогам вычислений определяют недостаток или излишек работников. Нехватка, как правило, означает наличие незанятых вакансий. Для анализа достаточности сотрудников с учетом основного рабочего персонала используют модернизированную формулу:

∆Чв – отклонение фактической численности от плановой;

Чф – фактическая численность.

Чоф – плановая численность офисных работников;

Чвп – плановое количество сотрудников вспомогательного производства;

Чор – плановая численность основных рабочих;

Квп – коэффициент выполнения плана производства.

Шаг 3. Анализируя структуру кадрового состава, определяют удельный вес служащих, специалистов и рабочих в общей численности. Если позволяют доступные источники данных, можно проанализировать укомплектованность каждого рабочего места по формуле:

Ку – коэффициент укомплектованности;

Чф – фактическая численность;

Крм – количество рабочих мест;

Кс – коэффициент сменности.

Шаг 4. Анализ изменения количества персонала, которое включает организованное движение, например, уход в армию, на пенсию, завершение сроков трудовых договоров, сокращение объемов деятельности и неорганизованное, чаще всего связанное с увольнениями по собственному желанию. Первый вид изменений прогнозируется точно, так как заранее можно определить пенсионный возраст, срок призыва, грядущий спад производства. Вторую группу количественно нужно будет определить на основе статистики предыдущих лет.

Удобнее всего для оценки влияния движения использовать формулу коэффициента естественной убыли:

Чвыб – количество выбывших работников по естественным причинам в течение года;

Чп – численность требуемого персонала (например, штатная) на конец года.

Необходимо исследовать причины ухода работников, их отсутствие по неуважительным основаниям.

Расчет плановой потребности

Для расчета плановых показателей потребности в персонале на основе данных анализа численности реализуются разные методы. Их применение зависит от доступной информации и уровня подготовки ответственного специалиста. Часто применяемые на практике методики приведены в таблице.

Построение математической зависимости будущего изменения численности от различных факторов. Выражается уравнением регрессии в зависимости от количества влияющих факторов:

где a — постоянная величина, b,c,m – коэффициенты влияния каждого фактора, х – фактическое значение факторов.

Основывается на мнении опытных специалистов-экспертов. В случае возникновения затруднений в выборе конкретного варианта могут применяться специальные формулы или метод Дэлфи, которые позволят экспертам прийти к единому мнению.

Перенос тенденций предыдущих лет на плановые периоды. Прост и дешев в применении, но не позволяет учесть вероятные перемены в будущем.

Основан на расчете увязки ресурсов, которыми располагает компания и потребностей в них в плановом периоде.

Базируется на анализе аналогичных показателей численности у конкурентов и предприятий в смежных отраслях.

Расчет от достигнутого

Определение плановой численности путем умножения ее фактического значения на плановый индекс или коэффициент изменений.

Общая потребность определяется по формуле:

Оп –потребность в персонале;

Тпч – потребность в привлечении для текущих нужд;

Дпч – необходимость в дополнительном персонале на новые проекты или расширение производства.

Текущая потребность определяется по плановым вакансиям. Дополнительная включает:

    Потребность по должностям на расширение производства:

Чпл – плановая численность на конец периода;

Чкг – фактическая численность на конец года.

Чсрт –средняя численность;

Куб – коэффициент убыли.

Выводы

Планирование потребности в персонале позволяет компаниям не попасть в кадровую яму. Оно в равной степени необходимо для поддержания текущей деятельности предприятия и его перспективного развития. Выбор метода прогнозирования определяется профессиональной подготовкой специалистов, доступом информации и финансовыми ресурсами организации. До определения алгоритма расчетов нужно поставить конкретные задачи, которые планируется решить и закрепить ответственных за них сотрудников.

Cергей Бушмин

Высшее экономическое образование. Успешный опыт работы на позициях экономиста по труду и заработной плате, специалиста по компенсациям и льготам в HR-подразделении крупной производственной компании. Регулярное участие в разработке и внедрении мотивационных схем для отделов компании, ежегодных оценках персонала, процедуре грейдирования.

Источник https://www.klerk.ru/boss/articles/285847/

Источник https://v8.1c.ru/metod/article/kadrovoe-planirovanie.htm

Источник https://testwork.io/blog/potrebnost-v-personale/

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.