Внезапная инвентаризация проводится

Содержание

Виды и порядок проведения инвентаризации

Внезапная инвентаризация проводится
Определение 1

Инвентаризация – это проверка финансовых обязательств компании, а также ее имущества при помощи сравнения фактических данных с информацией, указанной в бухгалтерском учете.

Инвентаризация является главным способом фактического контроля имущественных средств и ценностей.

Имущество компании: основные средства, товары, финансовые средства, нематериальные активы и т.д.

Рассмотрим, цели проведения инвентаризации:

  • определение фактического количества собственного или несобственного (но числящегося на балансе организации) имущества с целью обеспечения его сохранности и определения неучтенных ценностей;
  • выявление фактического количества материально-производственных ресурсов, которые были задействованы в процессе производства;
  • определение недостач и излишков;
  • определение корректности ведения бухучета в оценке имущества и финансовых обязательств;
  • определение корректности следования порядкам содержания товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также эксплуатации основных средств.

Виды инвентаризации

Основываясь на особенностях деятельности и целях проведения инвентаризации, каждая компания выбирает разные виды инвентаризации.

Один из способов классификации инвентаризации – периодичность проведения. Здесь можно выделить два вида: плановая и внеплановая инвентаризация. Рассмотрим каждый вид подробно.

Определение 2

Плановая инвентаризация – это вид инвентаризации, который проходит согласно плану контрольно-ревизионных работ ревизионной комиссии или внутреннего аудита, а также в соответствии с учетной политикой предприятия. Также плановая инвентаризация может быть проведена согласно законодательству.

Замечание 1

Инвентаризация, которая проводится ежегодно перед составлением годового отчета, относится к плановой инвентаризации.

Определение 3

Внеплановая инвентаризация –это вид инвентаризации, осуществление которых не отражается ни в учетной политике компании, ни в плане контрольно-ревизионных работ.

Такую инвентаризацию еще называют внезапной. Проводят внеплановую инвентаризацию либо сотрудники аудиторских компании при осуществлении внешнего аудита, либо внутренние ревизоры, которые входят в состав ревизионной комиссии, либо инвентаризационная комиссия предприятия, основной целью которой является обнаружение фактов нарушения законности и т.д.

Другой способ классификации видов инвентаризации – полнота охвата имущества и обязательств. Здесь можно выделить два вида инвентаризации: полную и частичную.

Определение 4

Полная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которого является проверка всего имущества и обязательств компании на определенную дату. Как правило, полная инвентаризация проводится перед началом подготовки годового бухгалтерского отчета, либо при изменениях внутри предприятия.

Определение 5

Частичная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка определенных видов ценностей компании. Еще такой вид инвентаризации называют выборочной инвентаризацией. Это может быть инвентаризация финансовых средств в кассе, либо инвентаризация материалов на складе.

Причинами проведения частичной инвентаризации может быть обнаружение фактов нарушения порядка и сроков исполнения инвентаризации, незаконное списание основных объектов.

Замечание 2

Решение о проведении полной или частичной инвентаризации принимается самим предприятием. Данный вопрос должен быть отражен в приказе по учетной политике организации, основываясь на требованиях законодательства.

И последний способ классификации видов инвентаризаций – метод проведения инвентаризации. Здесь всего два вида инвентаризации: натуральная и документальная инвентаризации.

Определение 6

Натуральная инвентаризация – это вид инвентаризации, основа которого заключается в наблюдении объектов и обозначении их числа при помощи подсчета, измерения, взвешивания и т.д.

Определение 7

Документальная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка документального подтверждения наличия объектов.

Нужна помощь преподавателя? Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Порядок проведения и оформления инвентаризации

Каждая организация обязана проводить инвентаризацию всех групп имущества и финансовых обязательств.

Проводит инвентаризацию либо ревизионная комиссия, либо сотрудники компании, или же постоянно действующая комиссия.

Инвентаризационная комиссия состоит из сотрудников администрации и бухгалтерии. В отдельных случаях компания может привлечь сотрудников внутреннего аудита. Финальный состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия.

Задача инвентаризационной комиссии – сравнение фактического показателя объектов организации с данными, указанными в бухгалтерском учете.

Есть две разновидности инвентаризационных комиссий: рабочие и разовые комиссии.

Определение 8

Рабочая комиссия – это вид инвентаризационных комиссий, которые проводят плановые инвентаризации в местах хранения объектов инвентаризации.

Данный вид инвентаризационных комиссий, как правило, организуется для одновременной инвентаризации при обширном количестве работы или в случаях, когда объекты инвентаризации находятся в разных местах.

Определение 9

Разовая комиссия – это вид инвентаризационной комиссии, которая осуществляет выборочные инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия обязана подготовить календарный план проведения инвентаризации.

После чего необходимо обозначить задачи каждой промежуточной бригады инвентаризационной комиссии.

Затем каждая промежуточная группа инвентаризационной комиссии определяет программу проведения инвентаризации конкретных ценностей и формирует задачи для каждого конкретного сотрудника инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель комиссии, а каждую отдельную группу возглавляет бригадир.

Замечание 3

Важно отметить, что результаты инвентаризации могут считаться недействительными, в случае отсутствия даже одного члена инвентаризационной комиссии.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель компании и главный бухгалтер в обязательном порядке проводят собрание для членов инвентаризационной комиссии, где обозначают цели, задачи и правила осуществления инвентаризации.

До инвентаризации бухгалтерия должна подготовить все необходимые документы: описи, промежуточные акты, сличительные ведомости и т.д.

Замечание 4

Унифицированные формы учета результатов инвентаризации определены постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26.

Общий порядок проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации.

Инвентаризация: документальное оформление

Старший бухгалтер предприятия отвечает за корректное документальное оформление инвентаризации.

Определение 10

Сличительная ведомость – документ, в котором обозначаются результаты инвентаризации, а также определяется порядок управления инвентаризационными разницами.

Перед проведением инвентаризации необходимо оформить порядок проведения инвентаризации. Данный документ идет как приложение к приказу об учетной политике. Есть несколько важных моментов, которые необходимо указать в порядке проведения инвентаризации:

  • график проведения инвентаризаций на год;
  • обозначить даты, в которые планируется осуществить плановые инвентаризации;
  • обозначить имущества и обязательства, инвентаризация которых запланирована.

До начала инвентаризации директор компании должен издать приказ о проведении данного мероприятия. В этом документе необходимо указать объекты инвентаризации, сроки проведения и состав инвентаризационной комиссии. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. 

Замечание 5

Важно учитывать, что приказ о проведении инвентаризации должен быть подготовлен за 10 дней до старта.

В завершении инвентаризации материальных объектов составляются акты и описи инвентаризации.

Определение 11

Инвентаризационная опись – основной документ первичной документации учета результатов вещественной инвентаризации.

Определение 12

Акт инвентаризации – основная форма первичной документации учета результатов документальной инвентаризации.

Существую утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 формы инвентаризационных описей и актов.

Есть несколько простых правил оформления инвентаризационных описей:

  • инвентаризационные описи необходимо заполнять предельно четко (не имеет значения, от руки или на компьютере);
  • в случае совершения ошибки в ходе заполнения, необходимо исправить ее во всех экземплярах (некорректная запись зачеркивается одной линией, сверху пишем верную информацию);
  • нельзя оставлять незаполненные строки.

Готовые инвентаризационные описи необходимо отправить в бухгалтерию.

Подытожим, в завершении инвентаризации необходимо подготовить ряд правильно заполненных документов.

Вот список этих документов:

  • сличительная ведомость результатов инвентаризации. Оформляется согласно форме № ИНВ-18;
  • журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;
  • ведомость учета результатов;
  • акт инвентаризации.

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/buhgalterskij-uchet-i-audit/teorija-buhgalterskogo-ucheta/provedenie-inventarizatsii/

Как проводится инвентаризация?

Внезапная инвентаризация проводится
Инвентаризация – способ установления истинного положения дел или возможность установить соответствие между данными бухгалтерского учета и фактическим положением дел.

Обычно инвентаризацию связывают с пересчетом и перемериванием предметов. Но не все так просто, как кажется. О том, как грамотно подойти к процессу инвентаризации рассказывает Я.В. Соколов, д.э.н.

, профессор, член Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России.

Комиссия

Главное в инвентаризации – необходимость подтвердить права собственника на определенные виды имущества. Поэтому возникает вопрос: кто может проводить инвентаризацию? Ответ таков: прежде всего собственник, и столько раз, сколько сочтет нужным.

Однако в договоре о материальной ответственности, который он заключает с управляющим (нанятым администратором, кладовщиком, кассиром и т. п.), частота инвентаризаций может быть оговорена.

Это только означает, что собственник добровольно ограничивает свои права.

Собственник может сам лично проводить инвентаризацию, но может – что, как правило, и делает – назначить комиссию. В крупных предприятиях инициатива проведения инвентаризаций принадлежит руководству, которому собственником делегировано это право.

При этом известны два варианта отношения материально ответственных лиц к составу инвентаризационных комиссий.

Лет тридцать назад их включали в состав этих комиссий, мотивируя такое решение тем, что преследуется совместная с администрацией цель установления истинного положения дел, что особенно важно в условиях инвентаризации незавершенного производства.

Такой подход еще более важен на предприятиях розничной торговли, ведущих суммовой (стоимостной) учет товаров по покупным ценам. У них счет 41 “Товары” оказывается смешанным: по дебету ценности отражаются в покупных ценах, а по кредиту счета 90 “Продажи” – в розничных (продажных). И только сведения об остатках товаров по покупным ценам позволяет установить финансовый результат.

Однако в настоящее время, если речь не идет о приведенных случаях, в состав комиссий обычно перестали включать материально ответственных лиц, ибо исходили из того, что комиссия должна установить выполнение подотчетным лицом договора о материальной ответственности. В настоящее время, как показывает практика, специальный письменный договор чаще не составляется, но он, так или иначе, подразумевается. Точно так же, когда человек совершает покупку и платит деньги продавцу, речь идет о выполнении договора купли-продажи.

От фактов к учету или от учета к фактам

При самом проведении инвентаризации возможны два варианта: просто констатируется наличие ценностей, а потом выявленные (снятые) остатки сверяются с учетными данными; данные аналитических счетов (учетные остатки) подтверждаются фактическим наличием.

В первом случае процесс инвентаризации идет от факта к учетным данным, во втором – от учетных данных к фактическим. Формально второй путь может быть оправдан тем, что если собственник числит за материально ответственным лицом каких-то ценностей на Х руб.

, то и работник отчитаться должен на эту же величину.

Однако в жизни правилен только первый подход, ибо у материально ответственного лица может быть излишек каких-либо ценностей, и в этом случае он не будет оприходован, а, следовательно, возникнет сокрытие ценностей, которые по праву не могут принадлежать материально ответственному лицу.

Самый простой вариант проведения инвентаризации – это так называемый нулевой вариант. Он удобен при достаточно быстрой оборачиваемости ценностей в условиях их партионного учета. Тут все просто: отпустили последнюю единицу ценностей, фактический остаток оказывается равен нулю, а в учете, например, числятся еще две единицы. Так констатируется недостача.

Опись

Инвентаризационная опись состоит из отдельных листов, граф, итоги которых подсчитываются по каждой странице с тем, чтобы потом нельзя было что-то изменить. Все члены комиссии, включая материально ответственное лицо, подписываются под каждым листом.

Но на практике достаточно часто последний лист не подписывается до выяснения окончательного результата. Это связано с тем, что в случае нормальной работы проверяемого лица всегда должна быть недостача.

(Излишек хуже недостачи, так как свидетельствует о том, что при отпуске получателя ценностей обсчитали, обвесили и т. п.). Это связано, прежде всего, с так называемой естественной убылью, которая включает и нормируемые потери.

Так вот материально ответственные лица иногда пытаются спрятать от комиссии часть ценностей, но если выявленная недостача окажется больше возможной естественной убыли, то члены комиссии могут услышать радостно извиняющийся крик:

– Ой, я забыл предъявить ящик масла.

И предъявляет из укромного места этот ящик. Комиссия должна отразить этот ящик как излишек ценностей и не принимать его в покрытие от недостачи. (Хотя собственник имеет право зачесть его как пересортицу.) Пересортица может быть выявлена только при количественно-суммовом (натурально-стоимостном) учете, когда одни ценности оказываются в излишке, а других может не хватать.

Если в инвентаризируемом предприятии ведется учет по данной схеме, то в бухгалтерии составляется сличительная ведомость, в которой и устанавливается излишек или недостача не по общему итогу ценностей, а по каждому их наименованию.

Итоги

Если материально ответственное лицо соглашается с выявленными результатами и признает их, то в случае торговли новый товарный отчет включает уже и новый входящий остаток.

Но если материально ответственное лицо не признает недостачи, то оно должно написать объяснение с изложением своих аргументов.

В этом случае входящий остаток следует указать в прежней величине, а далее начинается сначала внутреннее разбирательство, в результате которого собственник может списать недостачу за счет предприятия (т.е. принять ее на свой счет).

Если же этого не произойдет, то дело будет передано в суд. При всех обстоятельствах выявленная сумма недостачи будет списана со счета 41 “Товары”. В первом случае – на результаты, во втором – на дебиторов по претензии. Суд своим решением или обяжет материально ответственное лицо возместить недостачу или откажет в иске.

Презумпция

И тут надо сделать очень важное замечание о презумпции невиновности.

Строго говоря, если инвентаризационная комиссия выявила недостачу, материально ответственное лицо может потребовать, чтобы администрация и доказывала его, например, кладовщика, кассира вину и может отказаться писать объяснения, тем самым осложняя работу администрации по оформлению дел для последующего судебного разбирательства.

Понимая это, составители договоров о материальной ответственности вольно или невольно закладывают в него презумпцию виновности. Это означает, что в случае констатации недостачи и тем более излишка ценностей материально ответственное лицо, а не администрация, должно доказывать свою невиновность.

Эффективность

Обычно считается, что самая эффективная инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц. Это правда, ибо в этом случае сдающий дела сам все просчитает и, в случае недостачи, покроет ее.

Отсюда следует, что чем чаще происходит смена материально ответственных лиц, тем крепче сохранность ценностей, конечно, если с этих лиц есть что получить, а у них будет возможность, желание и необходимость выявленную недостачу погасить.

Внезапность

Обычно предполагается, что инвентаризацию хорошо проводить внезапно.

Во многих случаях это правильно. Например, администрация фирмы узнает, что некий директор магазина торгует своими товарами в ущерб собственникам. Тут нужна внезапность. Но возможны и другие случаи. Один из эпизодов своей жизни рассказывал замечательный юрист А.Ф. Кони.

Ему сообщили, что в кассе одного из служебных учреждений губернского города образовалась огромная недостача. (Любопытно, что большие суммы наличных денег тогда находились не в банке, а в кассе, что по современным представлениям уже большое нарушение.) Кони выехал с ревизией.

По дороге к нему подсел некий господин, представился и сообщил, что казначей ревизуемого учреждения набрал денег в долг и уже к ревизии готов. Собеседник утверждал, что только внезапность позволит разоблачить негодяя. Кони спокойно выслушал собеседника и попросил никому не говорить об этом.

Приехав в город, Кони в присутствии казначея пересчитал деньги в сундуке, составил акт, в котором подтверждалось полное наличие денежных средств. Все были довольны. Потом Кони пожал руку проверяемому, опечатал сундук с деньгами и распорядился отправить его в столицу, в центральное казначейство.

Человек, который минуту назад ликовал, покрылся потом и упал без сознания. Это не помогло. Так что иногда объявленный открытый срок лучше внезапности.

Перманентность

В хороших предприятиях, где ведется количественно-суммовой (натурально-стоимостной) учет, вместо одноразовых сплошных инвентаризаций проводятся выборочные сличения.

Скажем, уполномоченный сотрудник каждый день берет три карточки аналитического учета товаров (материалов), идет на склад и сверяет учетное количество с фактическим наличием.

Также перманентные инвентаризации поддерживают учетно-бухгалтерскую дисциплину и способствуют усилению режима сохранности товарно-материальных ценностей.

Аудит и инвентаризация

Аудитор должен составить мнение о правдивости бухгалтерской отчетности. Без инвентаризации это невозможно. Однако на практике сплошь и рядом обходятся без инвентаризации, а, следовательно, в таких случаях грош цена и всему мнению аудитора.

Вместе с тем сам аудитор в инвентаризации как член инвентаризационной комиссии принимать участие не должен, а вот наблюдать, как инвентаризация проводится – обязан. Такой подход делает аудитора независимым экспертом, способным оценить саму технику и добросовестность проведения работниками проверяемой фирмы инвентаризации. Как, например, проводится неизбежная в таких случаях выборка ценностей.

Некоторые контролеры, например, предъявленный им коньяк проверяли на вкус (органолептический анализ) и при этом хотели пробовать из каждой бутылки.

Аудитор должен оценить качество проведенной инвентаризации, и только это позволит ему оценить достоверность самой отчетности. При этом аудитор должен быть беспристрастным и искать только то, что велит ему его совесть. Это часто обижает клиентов.

Они думают, что платить аудитору не самое лучшее дело, но если аудитор пишет что-то плохое с точки зрения плательщика, то это ему (клиенту) кажется чудовищно безнравственным.

Но нравственность в том и есть, чтобы не обязываться там, где обязываться не надо.

Внимание

Внимание – очень важное слово. Оно особенно важно для тех, кто ведет учет. И хотя со мной, очевидно, все будут согласны, мне хочется привести один печальный случай.

Война. Большие строгости. При инвентаризации на складе была выявлена недостача двух буханок хлеба. Кладовщик написал объяснение, из которого следовало, что он эти буханки не брал, что он человек честный, а его сын – герой Советского Союза. Объяснение признали неубедительным и человека расстреляли.

А потом оказалось, что все дело в бухгалтерской ошибке: умножая в одной из накладных на поступающий хлеб цену на количество, бухгалтер ошибся и записал существенно большую стоимость, равную двум буханкам.

Но в природе их не было, а в учете сальдо счета “Товары” (тогда это был счет 009, а не 41) оказалось завышенным, и при проверке образовалась псевдонедостача, за что безвинно пострадал кладовщик.

Отсюда видно, как методы учета переплетаются с основами жизни, и каждый бухгалтер должен понимать, что инвентаризация – это не только выявление ценностей предприятия, но и проверка своих духовных ценностей, которую время от времени должен проводить каждый человек.

И, прочитав эту статью, не спешите на рабочее место пересчитывать и перемеривать чужое богатство, а сначала перепроверьте свои духовные ценности. Хорошо было бы выявить в этом случае излишки.И чем их больше, тем будет всем лучше. Но не приписывайте то, чего нет.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/13635/

Как провести инвентаризацию за 2020 год в условиях коронавируса

Внезапная инвентаризация проводится

В период пандемии могут возникнуть некоторые сложности при проведении процесса инвентаризации. В первую очередь, стоит отметить, что пока непонятно, будут ли далее предприятия работать в привычном режиме или они будут вынуждены перейти на дистанционный режим.

Кроме того, даже при обычном режиме работы в офисе или цеху каждый работник может заразиться коронавирусом. Причем речь идет как о работниках, так и о лицах, которые являются членами комиссии или материально ответственными лицами (МОЛ).

Невзирая на данные сложности, никто не освобождается от обязанности проведения инвентаризации по итогам прошедшего года.

Чтобы точно успеть провести инвентаризацию следует воспользоваться одним из следующих вариантов организации данного процесса:

  1. Проведение инвентаризации на дистанционном режиме при помощи видеофиксации.
  2. Важно заранее предусмотреть резервный состав членов комиссии на случай заражения коронавирусом.
  3. При необходимости следует перенести сроки проведения инвентаризации.

Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации

Ниже представлено подробное описание способов выгодного проведения инвентаризации:

  1. Способ первый – видеофиксация. Его выгодно применять тогда, когда большое количество сотрудников или вовсе весь персонал переведены на удаленный режим работы (причем у предприятия или организации имеются в распоряжении склады и другие подразделения, отдаленные от головного офиса). Преимуществом данного способа можно назвать то, что есть возможность проведения инвентаризации при присутствии небольшого количества сотрудников в месте ревизии. Благодаря видеофиксации есть возможность соблюдения всех требований властей, касающихся удаленной работы. Дополнительно минимизируется риск заражения персонала. К недостаткам данного способа можно отнести то, что на реализацию требуются технические средства, настройка сервиса для видеотрансляции. Кроме того, требуется обучить персонал.
  2. Способ второй – резервный состав. Он применим, если на самоизоляцию ушел один или несколько лиц, которые являются членами инвентаризационной комиссии. Причем организация функционирует в обычном штатном режиме или частично на удаленном. К положительным сторонам данного способа можно отнести то, что при необходимости можно быстро заменить сотрудника, который отсутствует. При этом нет необходимости в каких-либо дополнительных мероприятиях. К минусам данного способа можно отнести то, что при замене члена комиссии требуется издание нового приказа.
  3. Способ третий – перенос сроков проведения инвентаризации. Его используют, если материально ответственное лицо ушло на самоизоляцию. Достоинством этого метода можно назвать то, что при проведении инвентаризации не будет допущено никаких нарушений. Отсутствие МОЛ приведет к признанию итогов инвентаризации недействительными. Недостатком этого способа является то, что сроки инвентаризации могут затянуться. В этом случае потребуется издание приказа о переносе сроков.

Нужно помнить о том, что при выборе любого из вышеперечисленных способов нужно помнить об обеспечении мер по защите персонала от коронавируса. Ниже более подробно рассмотрен каждый из этих способов.

фиксация

Этот способ видеофиксации имущества можно задействовать в случае, если внушительная часть членов комиссии не имеет возможности присутствовать во время процедуры по причине перевода на дистанционку. К примеру, когда властями был введен обязательный удаленный режим работы или руководство предприятия внедрило дистанционку по личной инициативе из-за быстрого роста числа заболевших.

Еще этому способу стоит отдать предпочтение, когда у организации имеются территориально удаленные обособленные подразделения, а работников, которые в них работают, мало для создания инвентаризационной комиссии. Причем абсолютно невыгодно направлять в это подразделение комиссию из головного офиса в полном составе.

При выборе этого способа важно обратить внимание, что инвентаризация будет проводиться при помощи пересчета ТМЦ в онлайн-режиме. Для этого используется видеосвязь. Иными словами, несколько членов комиссии будут присутствовать во время инвентаризации удаленно или через такие сервисы как Скайп, Зум и так далее (речь идет о сервисах, позволяющих проводить онлайн-чаты или видеоконференции).

Для проведения инвентаризации выбранным способом нужно позаботиться о том, чтобы у каждого члена комиссии, находящегося на удаленке, был персональный компьютер и интернет. Дополнительно важно назначить ответственное лицо, которое будет настраивать сервисы для проведения видеотрансляций и обучения персонала.

Источник: https://www.kkm.ru/blog/inventarizacia/

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Внезапная инвентаризация проводится

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».

Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации.

Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды.

Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.

А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.

Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет.

Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=DjTTac7SOJ0

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссииДиректор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатовРаспечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учетаФормируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в путиИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранениеТОРГ-16 — акт о списании товаров
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учетеПринимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии.

При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим.

Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия.

В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию.

Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам.

Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами.

Как это сделать — читайте здесь.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Инвентаризация кассы: порядок проведения

Внезапная инвентаризация проводится

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г.

№ 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.

1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

  • для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
  • выявления причины возникшей ошибки в учете;
  • по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
  • сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы.

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме  № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины.

Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.

9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

  • Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
  • Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
  • Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз).

Имеет два высших образования — экономическое и юридическое.

Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

Источник: https://kontur.ru/articles/2458

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.