Табель работников

Содержание

Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т-12

Табель работников

По правилам для учета рабочего времени организации могут воспользоваться:

– Табелем унифицированного формата Т-12 или Т-13. Последний используется на предприятиях с автоматической фиксацией явок/неявок (турникеты, проходные).

– Самостоятельно разработанной формой. Если выбирается этот вариант, то форма должна содержать обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Разработанный бланк нужно утвердить и закрепить в учетной политике предприятия. При разработке своего бланка можно полностью или частично использовать коды из унифицированной формы, дополнять их своими.

Универсальный вариант – табель учета рабочего времени Т-12, скачать бланк вы можете на нашем сайте. В нашей базе вы найдете и другие формы документов, которые могут понадобиться в работе.

Этот бланк подходит для всех организаций. Он удобен тем, что содержит обязательные поля, а на титульном листе приведен перечень буквенных и цифровых кодов для обозначения любых ситуаций. Работодатель сам выбирает, какой тип обозначений использовать.

Заполняет форму сотрудник табельного бюро (если оно есть в структуре предприятия), отдела кадров, или другой уполномоченный на это сотрудник.

Состав формы Т-12

Бланк состоит из титульного листа с перечнем кодов и двух разделов.

В первом разделе ведется учет рабочего времени, во втором отображаются расчеты с персоналом по оплате труда. Причем если расчеты работодатель учитывает отдельным документом, то он может заполнять только первый раздел, это допускается.

Как заполнять

Существует два способа:

1) Сплошная регистрация, когда отображается все отработанное и неотработанное время. Для каждого работника отводится две строки. В одной отображается код, в другой продолжительность отработанного или неотработанного времени.

Например, в день, когда сотрудник отработал полный день, в верхней строке ставится код «Я» (или 01), а в нижней «8» (или другое положенное количество часов).

Если сотрудник проработал больше положенного времени, например, 2 часа, то чтобы оформить сверхурочные часы используют код «С» (или 04). В верхней строке ставится «Я/С» (или 01/04), в нижней «8/2».

Можно использовать не запись через дробь, а ввести в графы 4 и 6 дополнительные строки, и каждый факт отмечать в отдельной строке.

2) Регистрация только отклонений: сверхурочной работы, прогулов, больничных и т.д.

При заполнении учитывайте следующие нюансы:

– При необходимости, можно указывать неполные часы. Например, в определенный день сотрудник проработал 5 часов 24 минуты. В табеле отображается 5,4 (24 минуты это 4/10 от часа).

– Если причина отсутствия работника предполагает отсутствие полный день (командировка, отпуск, больничный), то проставляется только код отсутствия, без указания количества часов.

– Итоги проставляются за первую половину месяца, за вторую, а затем за весь месяц.

– Каждый новый сотрудник добавляется в табель в том месяце, в котором он был принят, а каждый уволенный исключается со следующего после увольнения месяца.

– Если сотрудник трудится в режиме неполного рабочего времени, все дни, которые он трудился положенные ему часы, отмечаются как полностью отработанные, т.е. с кодом «Я» или «01», а в нижней строке отмечается количество часов.

– Что, если человек отработал весь рабочий день, а затем попал в больницу, и ему выписали больничный с этого дня? В таком случае работодатель этот день все равно должен отметить как полностью отработанный.

Готовая форма подписывается в последний день месяца и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Если последний день – выходной, можно это сделать в ближайший после него рабочий.

Как учитывать рабочее время совместителей

Совместителям ставится полностью отработанные часы, но при этом нужно следить, чтобы общая сумма часов не превысила верхний предел для совместителей – это половина от нормы работников, которые выполняют ту же работу в режиме полного дня.

В ситуации, когда совместитель внутренний, то есть из числа своих же сотрудников, ему нужно присвоить еще один табельный номер. Таким образом, в табеле этот сотрудник будет присутствовать два раза – по основной должности, и по совмещаемой.

Если работника по основной работе направят в командировку, в должности совместителя ему нужно оформить отпуск без сохранения заработной платы и проставить отсутствие с соответствующим этой причине кодом ДО или «16».

А вот если работник уйдет на больничный, то в обоих случаях нужно поставить код «Б» или «19».

Скачайте бланк табеля Т-12 в Excel в «Моё дело» – в нашей базе содержатся только актуальные данные. 

Источник: https://www.MoeDelo.org/blanki/item/tabel-uceta-rabocego-vremeni-t-12

Когда заполняется табель учета рабочего времени

Табель работников

Когда и как заполняется табель учета рабочего времени, подробно описано в Постановлении Комитета по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации».

Обязанность учитывать отработанное подчиненными время возложена на руководителя в ст. 91 Трудового кодекса. Унифицированные формы разрешено не применять с 2013 года. Можно разработать и утвердить свои. Однако зачем изобретать велосипед, если все уже давно придумано?

На основании данных табеля осуществляется расчет зарплаты сотрудникам предприятия. Поэтому точность и аккуратность его заполнения — это главное требование.

Если вам непонятно, как правильно учитывать отработанные часы, или есть другие вопросы по кадровому делопроизводству, обращайтесь к юристам. Неправильно рассчитанная зарплата на основании ошибочно заполненного табеля — повод для серьезной проверки.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 102 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Кто заполняет табель

Оформление табеля обычно поручается кадровой службе предприятия или бухгалтеру-расчетчику. Если учреждение большое, в нем выделяется отдельный штатный сотрудник для регистрации рабочего времени — табельщик.

Организация может воспользоваться специально разработанными унифицированными формами, а может разработать и утвердить свои. Единый порядок ведения бухгалтерского учета установлен для закрытого перечня организаций. Это:

  • органы госвласти;
  • местное самоуправление;
  • внебюджетные фонды;
  • муниципальные предприятия.

Они обязаны применять табель учета рабочего времени по форме 0504421 — так постановил приказ Минфина РФ No52н. Остальные свободны в выборе и обычно выбирают форму Т-12 или Т-13. Разницы между ними практически нет, первая применяется при ручном ведении делопроизводства, вторая — при автоматизации обработки кадровых документов.

Требования к оформлению учетных форм

Условные обозначения для оформления и внесения данных в табель размещены на первой странице формы Т-12. Их можно использовать и для Т-13. На основании этих обозначений организация может разрабатывать собственные символы, добавлять столбцы или строчки, исходя из специфики организации. Для 0504421 утверждены свои коды, обязательные для бюджетных организаций.

Требование к ведению табеля одно — чтобы из него было видно, где находился сотрудник в определенный час. Табельщик может фиксировать явки и неявки на работу — это сплошная регистрация. Могут фиксироваться только неявки.

Заполненный документ должен быть подписан руководителем. Поэтому расчетный лист, составленный по форме Т-13, также распечатывается и подается на подпись.

Когда заполняется и сдается табель учета

Когда нужно заполнять табель — каждый день или в конце месяца? На этот вопрос каждый отвечает для себя сам — так, чтобы реестр отработанных часов был полным и корректным.

Для этого необходимо, чтобы кадровая служба своевременно узнавала обо всех изменениях в графике работ служащих.

Поэтому оптимальным будет занесение информации в табель сразу, как только пришли сведения о том, что работник заболел, в отпуске и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Нужно ли заполнение табеля связывать с количеством выплат — зарплаты и аванса? В основном, в организациях аванс выплачивают в виде фиксированной суммы, а рассчитывают только зарплату. Поэтому при авансировании бухгалтерия не требует табель рабочего времени. Соответственно, его надо сдавать один раз в месяц.

Если же на предприятии начисляют и аванс, и зарплату, исходя из фактически проработанных часов, заполненная ведомость подается два раза в месяц.

Кадровики не рекомендуют сдавать табель раньше. Отчетным периодом признается месяц, значит, документ должен начинаться первым числом, заканчиваться — последним.

Так вы избежите проблем с исправлениями или оформлением корректирующего табеля, если в последних числах месяца сотрудник не выйдет на работу.

Корректирующие документы в кадровом делопроизводстве — не редкость. Как правило, изменения вносятся, если работник не предупредил о невыходе по уважительной причине и в табеле проставлено «НН». Заполнение корректирующего документа, в основном, аналогично обычному. Небольшая разница:

  • он составляется только на тех людей, в отношении которых нужна коррекция;
  • в названии ставится слово «корректирующий».

Резюмируем: законодательно обусловленных форм учета рабочего времени нет. Коммерческие организации могут следовать рекомендациям, а могут изобретать свои способы. Обязанность работодателя — вести подсчет фактически отработанных часов и правильно начислять зарплату.

Если фиксации рабочих дней совсем нет, инспекция по труду может счесть это нарушением Трудового кодекса. В этом случае ответственность работодателя может выразиться в предупреждении, а может и в штрафе — от 1000 до 5000 руб. для ИП. Организация будет оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

Источники:

Табель учета рабочего времени (Т-12)

Условные обозначения в табеле

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kogda-zapolnyaetsya-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Как вести табель учета рабочего времени сотрудников

Табель работников

Все организации и предприятия должны в обязательном порядке учитывать продолжительность работы своих сотрудников, то есть сколько времени они фактически отрабатывают в течение смены или дня.

Для этого нужно ведение табеля учета рабочего времени работников. Формирование этого документа происходит по специальной форме. Все организации обязаны заполнять эту документацию, пользуясь при этом бланками, которые разработаны Госкомстатом.

Табель заполняется достаточно легко, но при этом нужно учитывать кое-какие требования и правила для корректности отчета. Это так важно, потому что от этого зависит верность расчета зарплаты всех сотрудников компании.

Определение

Специальная форма для заполнения табеля была разработана и утверждена Госкомстатом в 2004 году. Этот документ заполняется сотрудниками кадровой службы или бухгалтерии. Исходя из получаемых из табеля сведений, руководство может:

—  вести учет всего отработанного каждым рабочим времени;

— осуществлять контроль соблюдения дисциплины на рабочих местах;

— отображать все неявки и явки рабочих;

— отражать факт опозданий любого работника;

— получать информацию, с помощью которой можно определить полноту выполнения работы каждым сотрудником фирмы;

— брать информацию из табеля для правильного расчета зарплаты;

— заносить информацию в статистические формы.

Чаще всего табелем пользуются бухгалтеры при расчете оптимальной зарплаты, премии, надбавок остальным сотрудникам компании. Работники кадровой службы с помощью этого документа могут контролировать опоздания и явки/неявки сотрудников.

СПРАВКА! При обнаружении нарушений, к ответственности привлекаются соответствующие работники компании и могут использоваться различные типы дисциплинарного взыскания.

Особенности пользования табелем

Налоговый кодекс содержит в статье 84.1 информацию о праве каждого человека, работающего официально, при увольнении запрашивать вместе с другими документами и табель учета.

В 2013 году законодательством унифицированные формы были отменены, поэтому теперь ими можно не пользоваться. Однако, чаще всего именно этими формами до сих пор пользуются на предприятиях.

Специалистам кадрового или бухгалтерского отделов можно самостоятельно делать поправки в табеле, которые зависят от специфики деятельности предприятия и числа работников в штате.

Введенный Госкомстатом образец является удобным, поэтому специалисты легко могут изменять и обрабатывать. Также он часто применяется без изменений.

Удобные формы табеля учета рабочего времени

Есть несколько форм табелей учета, среди которых выделяют три наиболее простых в использовании. В них легко вносить различные корректировки. Выбор каждой из них происходит в зависимости от сферы работы предприятия и числа должностей в организации.

Табель может вестись по одной из представленных ниже форм:

  1. Т-13 — чаще всего применяется предприятиями, которые используют турникеты или другое оборудование, с помощью которого можно зафиксировать в автоматическом режиме время работы каждого специалиста. Заполнение этого табеля происходит ручным способом или с использованием компьютерных программ.
  2. Т-12 — является универсальным, так как обычно его заполнение происходит вручную. Он содержит раздел, в который могут вносится данные о размере оплаты за произведенную работу.
  3. 0504421 — является специфическим типом, так как используется бюджетными предприятиями. Особенно часто ими пользуются преподаватели или учителя, которые трудятся в разных образовательных учреждениях.

Кто ведет табель

В любой компании табель учета рабочего времени ведут работники, назначенные руководством. Чаще всего таким работником является сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Такие полномочия передаются выбранному сотруднику на основании приказа. Трудовой договор данного сотрудника должен иметь пункт о наделении его определенными полномочиями.

Сам табель должен иметь подписи ответственных за его ведение и руководителя кадровой службы. Отдельной должности для заполнения табелей в компании не требуется.

Сотрудник, назначенный для ведения табеля, обязан вносить информацию в течение всего месяца, по прошествии которого передается начальнику кадровой службы. Руководитель проверяет предоставленную информацию, сверяя ее с другими источниками, затем подписывает табель.

СПРАВКА! После всего этого заполненный табель отправляется в бухгалтерию для расчета сотрудникам заработной платы.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Особенности ведения табеля довольно просты и понятны. Нужно только изначально в них хорошо разобраться, чтобы впоследствии грамотно заполнять отчет. От этого фактора будет зависеть эффективность работы отдела кадров и бухгалтерии.

Основными правилами являются:

— правильный выбор актуальной формы для ведения табеля;

— заполнение документа строго в одном экземпляре;

— заполнять табель можно вручную или на компьютере;

— сотрудник, ведущий табель, должен обладать соответствующими полномочиями, для чего руководство должно издать приказ;

— готовить табель для заполнения необходимо в начале каждого месяца;

— титульный лист должен содержать данные о наименовании предприятия и подразделениях;

— проставляется дата начала учета;

— дата окончания ведения учета проставляется в конце месяца;

— таблица основной страницы табеля должна содержать достоверные данные о каждом сотруднике предприятия, причем здесь нужно быть крайне внимательным при внесении фамилий, чтобы не допустить ошибок или путаницы;

— в обязательном порядке каждому работнику должен быть присвоен номер, который берется из личного дела;

— все столбцы табеля представлены отдельными днями месяца;

— рядом с каждой фамилией есть ячейки, в которые необходимо вносить данные обо всех отработанных сменах или часах;

— если в данном месяце присутствуют праздничные или выходные дни, то они должны обозначаться определенными отметками;

— информация об отработанных часах должна вноситься ответственным специалистом ежедневно, который при этом ориентируются на официальные документы;

— при фиксации прогулов или опозданий, используются специальные коды, которые состоят из букв и цифр.

СПРАВКА! Каждый табель должен быть подписан директором предприятия. Без подписи этот документ будет считаться недействительным.

При выявлении нарушений или ошибок в табеле, ответственность за это несет назначенный специалист.

Особенности занесения различной информации

Заполнение табеля не является сложным делом. Для этого нужно только понять, каково предназначение каждой ячейки. Нюансами заполнения являются:

— можно увеличивать число граф;

— сверху пишутся коды затрат часов, а внизу — фактически отработанные часы в каждый день;

— любой сотрудник должен иметь свой личный номер, записываемый в табеле;

— при совмещении за одним сотрудником закрепляют два номера;

— должны записываться рабочие дни, а также количество фактически отработанных часов за каждый день;

— под конец каждого месяца табель проверяется сотрудником отдела кадров, который не только проверяет правильность его формирования, но и смотрит, не являются ли пропущенные часы прогулами;

— при увольнении сотрудника, со следующего месяца его личный номер не может применяться для другого работника;

— в табеле должны указываться выходные, прогулы, отгулы, отпуска, командировки и другие причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Особенности заполнения табеля в бюджетных организациях

Как уже говорилось выше, для бюджетных предприятий используют форму под названием 0504421. Этот бланк имеет несколько отличий от форм Т-12 и Т-13, которые обусловлены тем, что в этой форме отражены все особенности деятельности именно бюджетных предприятий. В таблицу табеля можно заносить различные коды, указывающие на выходные или учебные отпуска.

Главными особенностями ведения этого вида табеля являются:

— титульный лист должен содержать название предприятия, а также присвоенный ему цифровой код;

— при внесении в документ каких-то изменений, должен обозначаться корректировочный код;

— есть графы, в которые нужно вносить данные о промежуточных итогах.

СПРАВКА! Дополнительные расчеты при использовании этого бланка прописывать не требуется. Заполняя этот документ, пользуются стандартными правилами.

Применяемые кодовые обозначения в табеле учета рабочего времени

Заполняя табель, нужно знать, какие необходимо вносить коды. Сами коды должны состоять из букв и цифр. Титульный лист табеля должен содержать расшифровку всех используемых кодов. Довольно часто может понадобиться внесение дополнительных кодов. Для этого руководитель организации должен издать положение о ведении табеля учёта рабочего времени.

Основные используемые коды:

— длина дневной смены — Я01;

— длина ночной смены — Н02;

— работа в выходные и праздничные дни — РВ03;

— сверхурочная работа — С04;

— командировочные — К06;

— обязательный оплачиваемый отпуск — ОТ9;

— дополнительный оплачиваемый отпуск — ОД10;

— больничный лист — Б19;

— временная нетрудоспособность без оплаты — Т20.

Чаще всего стандартных кодов вполне достаточно для грамотного заполнения табеля.

Возможные ошибки

При ведения табеля довольно часто встречаются нарушения, которые впоследствии приводят к возникновению значимых ошибок. К таким нарушениям относят:

— пишется только фамилия сотрудника без указания его должности;

— праздничные дни пишутся как рабочие;

— не отмечается сокращённая рабочая смена на один час в предпраздничный день.

Если на предприятии трудится человек по совместительству, то нужно много внимания уделять корректности продолжительности его смен. Также часто сотрудники некоторых организаций ездят в командировки — в таком случае просто ставится код К06, не указывается, сколько часов в день работает сотрудник.

Заполнение табеля при сдельной оплате

На многих предприятиях используют сдельную оплату труда, а это приводит к некоторым трудностям при ведении табеля. Инструкция для ведения табеля в этом случае следующая:

— зарплата зависит от объема произведенной работы сотрудником;

— документ должен учитывать выработку каждого сотрудника организации;

— можно измерять труд в часах, к примеру в образовательных учреждениях, тогда в табеле пишут часы работы;

— в других случаях ставится код Я01 и заполнять последнюю строку табеля не нужно;

— работа в праздничные дни оплачивается отдельно, а размер этой оплаты может быть разной в зависимости от содержащейся в договоре информации.

Ответственность за ошибки

Определенный человек, работающий в компании, назначается работодателем для ведения табеля, издав при этом приказ. Данный сотрудник должен хорошо понимать, как заполнять таблицу правильно.

Чтобы упростить этот процесс, довольно часто применяют специальную программу (например, в excel или в 1с). В такую нужно только вносить актуальные данные в нужные строки, после чего останется только распечатать документ и подписать.

Если появляется необходимость, то нужно просто внести изменения.

При выявлении ошибок в табеле надзорными государственными органами, предприятие будет привлечено к ответственности. Достаточно часто инспектор находит расхождения в информации, которая указана в табеле, с информации, содержащейся в первичных документах. Часто данные о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

При установлении факта нарушений, предприятие привлекают к административной ответственности и должна заплатить штраф в размере пяти тысяч рублей. Если табель вообще не ведётся, то компания должна заплатить штраф в размере до 50 тысяч рублей, причем назначается он руководителю компании.

СПРАВКА! Чтобы предотвратить такую ситуацию, руководитель должен следить за правильностью заполнения табеля.

Заключение

Вести табель учёта рабочего времени должны в каждой организации. Этот процесс должен выполняться ответственным специалистом, которого наделяют полномочиями с помощью выпуска соответствующего приказа директора компании.

Нужно понимать правила заполнения всех ячеек этого документа. Если он имеет ошибки или его вообще нет, то надзорные органы вправе привлечь за это фирму к административной ответственности. На основании данных табеля происходит расчет заработной платы специалистов. Лучше всего для ведения табеля использовать специальные компьютерные программы, с помощью которых этот процесс сильно упрощается.

Источник: https://onlineserviceip.ru/kadry/vyplaty-i-zarplata/vedenie-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-rabotnikov.html

Заполнение табеля учета рабочего времени

Табель работников

Заполнение табеля учета рабочего времени

Унифицированные формы табеля учета рабочего времени – формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением от 05.01.2004 N 1 Госкомстата РФ, прошли проверку практикой. И на сегодняшний день многие работодатели продолжают использовать в работе госкомстатовскую форму табеля учета рабочего времени, утвердив ее для себя приказом.

В процессе использования этих форм кадровики сталкивались с ситуациями заполнения, которые Госкомстат не урегулировал или предоставил несколько вариантов, оставив выбор за работодателями. Сейчас работодатели – коммерческие организации и работодатели – индивидуальные предприниматели имеют возможность утвердить свой порядок ведения табеля учета рабочего времени.

 Выбираем метод регистрации

 Затраты рабочего времени можно учитывать в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Выбираем способ отражения нескольких обозначений в один день

 Здесь также есть несколько равноправных вариантов. Некоторые специалисты ставят эти обозначения через дробь (например, ОЖ/Я), некоторые заводят две учетные записи в отношении одного работника.

Госкомстат допускал при необходимости увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Выбираем способ фиксации точного времени

Учет рабочего времени должен быть точным, то есть необходимо учитывать не только полные часы, но и минуты рабочего времени. Например, при привлечении работника к сверхурочной работе на полтора часа в табеле может стоять отметка 1 : 30 (1 час 30 минут) либо 1,5 (одна целая пять десятых часа).

Будьте внимательными при переводе минут в сотые доли часа. 1 минута в виде десятичной дроби – это 0,0166666667 часа.

С отрезками времени в 15 минут (0,25 часа), 30 минут (0,5 часа), 45 минут (0,75 часа) все просто. А вот перевести в часы 10-минутное опоздание или 40 минут сверхурочной работы сложнее.

Выбираем способ внесения изменений в табель

 Вносить изменения в «закрытый» табель приходится нередко. Чаще всего исправляются «НН» – неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств), когда эти обстоятельства выясняются только в следующем месяце. Например, работник приносит листок нетрудоспособности, пишет объяснительную записку, и работодатель признает причины отсутствия неуважительными и др.

Но исправлять приходится не только код «НН». Например, с 20 мая работнику предоставлен ежегодный отпуск на 28 дней. В табеле на основании приказа стоят отметки «ОТ», а в июне отпускник приносит больничный на период с 23 по 28 мая. Данные в закрытом табеле оказываются неверными.

Распространен вариант оформления корректирующего табеля. Он составляется в отношении того работника, сведения о котором необходимо исправить.  В название документа добавляется слово «корректирующий». В остальном форма и порядок оформления такого документа аналогичны основному табелю.

Еще один вариант – дополнить форму табеля реквизитом «Вид табеля» с вариантами заполнения «первичный», «корректирующий».

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.

2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

И если форма табеля учета рабочего времени утверждена приказом руководителя, то вносить изменения в форму рекомендуем также приказом руководителя.

 Определяем условные обозначения отработанного и неотработанного времени

 Госкомстат предлагал достаточно широкий набор условных обозначений. Сначала остановимся на самых распространенных кодах (именно принятых Госкомстатом).

Код «Я» (цифровой 01) обозначает продолжительность работы в дневное время. В народе этот код расшифровывается как «явка». Это порождает ошибку обозначать «Я» весь период отработанного работником времени за смену, а другими кодами уточнять, сколько из этого времени пришлось на ночные часы, сверхурочные и т.д.

Например, смена работника составляет 11 часов, из которых 2 часа приходятся на ночное время. В этом случае коду «Я» будут соответствовать только 9 часов, а коду «Н» – 2 часа рабочего времени. Если поставить «Я» 11 и «Н» 2, то получится 13-часовая рабочая смена.

Неполное рабочее время, установленное по соглашению сторон или по просьбе работника, также обозначается кодом «Я».

Но если режим неполного рабочего времени установлен по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством, то в этом случае отмечается код «НС» (цифровой 25).

Какие это причины? В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. В случае, когда такие причины могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ч. 1 и 5 ст. 74 ТК РФ).

 Ежегодный основной отпуск обозначается кодом «ОТ» (цифровой 09), ежегодный дополнительный – «ОД» (цифровой 10).

Как мы помним, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. 1 ст.

120 ТК РФ) и в табеле за этот праздничный день тоже должны иметь соответствующую отметку.

Периоды временной нетрудоспособности в случае назначения пособия согласно законодательству обозначают кодом «Б» (цифровой 19), без назначения пособия – кодом «Т» (цифровой 20). Думается, в обоих случаях речь идет о нетрудоспособности, которая установлена уполномоченными на это лицами и подтверждена листком нетрудоспособности.

Например, работник трудится в двух организациях, но получил один листок нетрудоспособности и предъявил его по основному месту работы. Основной работодатель назначит пособие и проставит в табеле код «Б». А вторая организация обозначает в табеле период отсутствия работника-совместителя кодом «Т», так как нетрудоспособность установлена, но оснований оплачивать этот период не имеется*.

 Практика иногда подкидывает такие ситуации, обозначений для которых Госкомстат не предусмотрел.

Например, работник не явился на работу. Позже представил объяснительную – экстренно отвозил жену в больницу в соседний город. Причину отсутствия работодатель счел уважительной. И что ставить в табеле? Для таких случаев можно добавить дополнительный код, например, УП (уважительные причины), НУП (неявка по уважительной причине) или др.

Вы в рубрике: РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

 03.03.2021

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Сверхурочные часы при увольнении до окончания учетного периода

Бывает, работник с суммированным учетом рабочего времени (СУРВ) увольняется до окончания учетного периода. Возможно, в отработанном периоде работник трудился больше нормального числа рабочих часов (нормального для этого периода). Тогда возникает вопрос о необходимости определения сверхурочных часов в отработанном периоде (в целях их оплаты). Среди специалистов этот вопрос является спорным.  13.01.2021

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Простой в работе и больничный

У нас, по всей вероятности, придется объявлять простой. Но один сотрудник на больничном. Можно ли в отношении него объявить простой?

 Рекомендуем: Журнал “КАДРОВИК-ПРАКТИК”    
  • Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
  • Анализ сложных вопросов – в доступной форме
  • Изменения в законе – рассказываем как применять

Подписка ~ 5 руб./день >>  Подпишитесь легко и быстро >> Доступ – сразу после оплаты

    ПОДПИСЧИКАМ ДОСТУПНЫ

 11.12.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Инвалид не просит устанавливать ему сокращенное рабочее время. Последствия

МСЭ установила нашему работнику инвалидность II группы бессрочно. Работник по его заявлению переведен на другую должность (более легкую работу), которую будет выполнять дистанционно. Заявление об установлении ему сокращенного рабочего времени не писал. Обязательно ли устанавливать ему сокращенное рабочее время в этом случае?  08.12.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Сокращая рабочее время, не забывайте про эти детали!

На практике нередко возникает необходимость изменить нормальную продолжительность рабочего времени работника на сокращенную, например, в случае, когда работник получает группу инвалидности.  23.11.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Простой для сокращаемых работников

Наша организация отказалась от одного из направлений деятельности. Работников этого направления сокращаем (уведомления уже выданы). Можно ли в отношении них объявить простой, т.к. работы нет уже сейчас?  09.11.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Сменная работа беременной сотрудницы

 02.11.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Предпраздничный рабочий день

На предприятии трудятся работники с неполным рабочим временем и сокращенным рабочим временем. Они и так в предпраздничный день работают меньше всех остальных работников, у которых нормальное полное рабочее время. Нужно ли им сокращать на час рабочее время в предпраздничный день?  22.09.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Можно ли устанавливать ненормированный рабочий день беременной работнице?

Зачастую работницы попадают в категорию «беременные», когда им уже установлен режим ненормированного рабочего дня (НРД) и они в этом режиме работают. И тогда встает вопрос: можно ли привлекать беременную женщину к работе за пределами установленной для нее продолжительности рабочего времени в рамках ненормированного рабочего дня? Но иногда беременная работница только устраивается на работу, и встает вопрос о допустимости установления в ее трудовом договоре условия об НРД.  15.09.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Неполное рабочее время устанавливается временно

Сотрудница хочет работать только до обеда. Но не навсегда, а в течение 2-х недель. Возможно ли это? Если да, то как это правильно оформить? И обязательно ли оформлять такие изменения, ведь срок совсем небольшой?  10.07.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → Приказ о неполном рабочем времени

Работник хочет перевестись на неполное рабочее время. Есть его заявление, заключили соглашение. Предыдущий кадровик печатал также приказ о переводе (на основе формы N Т-5), но это же не перевод. Какой должен быть приказ?  29.06.2020

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ: → 1 июля – нерабочий день. Актуальные кадровые вопросы

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/rabochee-vremya/zapolnenie_tabelya_ucheta_rabochego_vremeni/

Табель учета рабочего времени – зачем нкжен, образец заполнения

Табель работников

Табель учета рабочего времени – это документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании. На основании такого заполняемого бланка бухгалтерия начисляет зарплату своим сотрудникам.

При ведении табеля ручным способом, рекомендуется использовать унифицированный шаблон Ф. Т‑12. При контроле выполнения распорядка дня автоматическим способом, с использованием турникетов учет ведется на стандартном бланке Ф. Т‑13.

Что такое табель, и для чего нужен учет отработанного времени

Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т‑12 и № Т‑13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

  • для контроля за соблюдением установленного режима работы;
  • расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
  • получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

БухгалтерНа основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНСНалоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
Сотрудник фонда социального страхованияОтработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекцииТрудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель РосстатаСотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П‑4.

Унифицированные формы

Статья 91 ТК РФ отображает обязанности, накладываемые на руководителя учреждения, по организации контроля распорядка дня на руководимой им фирме. Для этого, решением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 приняты унифицированные бланки (Т‑12 и Т‑13), на которых фиксируются отработанные часы личным составом компании.

При этом, применение данных шаблонов не обязательно. Руководитель предприятия вправе принять собственный шаблон фиксирования соблюдения распорядка дня.

Бланки Т‑12 и Т‑13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т‑12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т‑13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.

Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т‑13, так как он проще в оформлении.

Ниже предлагается более подробное рассмотрение названых унифицированных бланков.

Форма Т‑12

Форма 12‑Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.

Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.

https://www.youtube.com/watch?v=V11SD0Tp39E

Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т‑12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

  1. Работающим неофициально.
  2. Устроенным по внешнему совместительству.
  3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

  1. Наименование фирмы.
  2. Коды ОКПО и ОКУД.
  3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
  4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
  5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

  • В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
  • Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
  • В столбцах 4‑й и 6‑й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
  • В 5‑м и 7‑м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
  • С 8‑го по 13‑й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
  • В 14‑й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15‑й и 16‑й колонках.
  • И, наконец, в 17‑й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

Форма Т‑13

Как уже было написано в предшествующих разделах, бланк Т‑13 применяют в тех компаниях, где налажена автоматическая фиксация соблюдения распорядка дня, путем установки турникетов на проходной.

Бланк Т‑13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений.

Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику.

Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

Примечание. Форма Т‑13 не относится к обязательной для исполнения. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

Инструкция по заполнению

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т‑13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т‑13 нужно обратить внимание на такие моменты:

  1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
  2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
  3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
  4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
  5. Ежедневно заносить записи в табель.

Способы заполнения формы Т‑13, основные коды для заполнения табеля

При работе с табелем используются разные способы контроля проработанного персоналом времени.

  1. Одним из способов является ежедневное отображение присутствия персонала на работе.
  2. Другой способ работы с табелем заключается в контроле пропусков и опозданий, с описанием причин таких проступков.

Для упрощения работы с табелем, приняты специализированные коды, благодаря которым осуществляется простое и быстрое занесение данных. На сегодняшний день в табельном учете используют следующие коды:

  • Прибытие на работу персонала согласно установленному распорядку отображаться символом «Я», или же цифрой «01»
  • Отпуск работающего человека по графику отображается символами «ОТ», или цифрой – 09.
  • Декретному отпуску присваивается код «Р», или цифра – 14.
  • Если сотрудник уходит в отпуск, связанный с содержанием ребенка, то отображается код «ОЖ» или цифра – 15.
  • Отпуск за свой счет отображается символами «ДО» или цифрой – 16.
  • При нахождении человека в командировке, отображается символ «К», или цифра 06.
  • При пропуске работы по неизвестным обстоятельствам заполняются символы «НН» или цифра 30.
  • Предоставление больничного листа отмечается символом «Б» или цифрой ‑19.

Изучением кодов обязаны заниматься весь персонал фирмы, имеющий отношение к контролю распорядка дня и начисления зарплаты. Незнание обозначения кодов, может привести к неправильному начислению зарплаты работающему лицу или к наложению необоснованного наказания.

В табеле отображаются все данные о работе персонала фирмы в символьном или цифирном обозначении. Так, на бланка Т‑12 приведены все условные коды, которыми необходимо пользоваться при работе с табелем. Это обеспечивает недопущение ошибок при работе с бланком, а также при расшифровке занесенной информации работниками бухгалтерии.

Скачать бланки формы Т‑12 и Т13

Источник: https://1c-md.com/raznoe/tabel-rabochego-vremeni.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.