Рабочий порядок

Содержание

Как навести порядок на предприятии, чтобы производительность выросла на 22%

Рабочий порядок

Несколько лет назад мы решили увеличить объемы производства, однако нам мешали проблемы: стандарты не работали, из-за ручной сборки продукции на выходе было много брака, плохие китайские комплектующие приводили к поломке оборудования. Требовалось навести порядок.

Мы посетили европейские заводы наших партнеров (John Deere, Leroy-Somer, Linz Electric, Scania), изучили их работу и поняли, что пора начать оптимизировать бизнес-процессы, а также повышать энергоэффективность предприятия.

В качестве инструмента выбрали подход бережливого производства.

1. Ликвидация потерь на ненужные действия

В бережливом производстве все, что не увеличивает ценность продукта, считается потерей – лишние запасы, перемещения, ожидания, брак и пр. Чтобы устранить их, мы составили карту потока создания ценности, нанесли на нее имеющиеся потери и начали работать с их причинами.

Описали алгоритмы операций. На производстве не был определен порядок операций. Работники не знали, что и в какой последовательности они должны делать, кому передавать детали, перед кем отчитываться. Сегодня весь процесс расписан, у каждой бригады и у каждого сотрудника есть должностная инструкция. Все рабочие знают, к кому можно обратиться с тем или иным вопросом.

Нормировали операции. У нас существовал общий план выпуска продукции на месяц. Время на каждую операцию не нормировалось.

Доходило до того, что операции, на выполнение которых требовался всего час, делались по два-три часа. Теперь на каждый процесс отводится свой отрезок времени. Нормировано даже время на перекур – пять минут.

В цехах установлены звонки, которые подают сигнал за пять минут до окончания каждого часа.

Стандартизировали рабочие места. Мы внедряем систему 5S. Если работник вдруг заболеет, его коллега без труда найдет все инструменты. Стандартизация помогает справляться и с дефицитом производственных кадров. Найти на рынке грамотных специалистов, особенно технологов, сложно. Практика показывает, что их могут привлечь комфортные условия труда.

Так, в свое время мы искали сварщиков и электриков с высокими разрядами и смогли переманить специалистов именно благодаря хорошей организации производства. У каждого есть чистое рабочее место и фирменная одежда, работа ведется на новых станках, соблюдается регламент и техника безопасности.

Персонал с аналогичных предприятий, где все не так хорошо, это оценил.

Говорит Генеральный Директор

Мясоперерабатывающая отрасль становится более конкурентной.

Тому есть несколько причин: растет число производителей, усиливается их рекламная активность, развиваются новые технологии, повышается качество продукции, предпочтения потребителей частично смещаются в сторону товаров местного производства.

Чтобы наша продукция оставалась конкурентоспособной, мы стали внедрять принципы бережливого производства. Прежде всего реализовали подход 5S, который включает пять шагов: сортировку, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизацию и совершенствование. Приведу примеры.

1. Сортировка. На складе мы стали использовать две схемы сортировки сырья: по видам производства (колбасные изделия, замороженные полуфабрикаты и замороженные готовые блюда); по видам специй и других вспомогательных материалов. Сортировка позволила сократить временные затраты на набор и передачу ингредиентов в производство на 20%.

Чтобы убрать все лишнее, мы собрали в специальной зоне оборудование, которое находилось в цехе, но редко использовалось. В течение двух недель наблюдали: если производство работало без сбоев, списывали оборудование в резерв.

Инвентарь сортировали таким образом. Выделили три категории инструментов: часто используемые (оставили на рабочих местах, создав под них специальные зоны размещения), используемые реже одного раза за смену (их разместили в шкафах за пределами рабочих мест), неиспользуемый инвентарь (его убрали из производственной зоны).

2. Соблюдение порядка на рабочих местах. Зоны размещения материалов и инвентаря обозначали с помощью визуальных знаков. Например, места, где находится упаковочный материал, отмечены ярлыками с изображением и наименованием единицы хранения. Это упростило поиск, сократило время инвентаризации при передаче смены.

3. в чистоте. Все производственные помещения разделили на зоны и за каждой закрепили сотрудника, ответственного за санитарное состояние зоны. Для повышения ответственности ввели листы, на которых работники отмечают время проведенной санитарной обработки.

4. Стандартизация бизнес-процессов. Мы разработали регламенты. Например, есть регламент формирования годового бюджета: в него включены формы документов, схемы взаимодействия и нормативные лимиты. Статьи затрат разделили на две группы: нормированные (канцтовары, хозяйственные расходы и пр.

) и ненормированные (обучение, командировки и др.). Лимиты на нормированные статьи утверждаем на год вперед. Затраты по ненормированным статьям также планируем на год, обсуждаем с линейными руководителями и затем ежемесячно уточняем.

Это позволило упростить работу финансово-экономической службы и повысить точность составления годового бюджета предприятия.

5. Совершенствование. Для каждой должности разработали обучающую программу, кроме того, раз в год проводим аттестацию, по ее результатам сотрудник может повысить категорию и уровень оплаты труда. Также вовлекаем персонал в процесс улучшения производства и поощряем инициативу.

Чтобы направить мысли сотрудников в нужное русло, например, говорим на собраниях, что сейчас нужны идеи для улучшения качества продукции или для повышения производительности. Кроме того, разработали схему мотивации сотрудников за внедрение практических идей, которая включает три уровня оплаты.

На первом оплачивается подача идеи (одинаковая для всех фиксированная сумма). На втором – ее внедрение: схема мотивации приведена в таблице (здесь указаны проценты от максимальной суммы выплат за внедрение идеи).

На третьем уровне выплачивается премия сотруднику, чья идея была признана лучшей по итогам года (определяется по результатам конкурса).

2. Работа с сотрудниками, чтобы они соблюдали новый порядок

На начальных этапах мы столкнулись с нежеланием заводчан, у которых сдельная оплата труда, выполнять дополнительные обязанности (уборка места и пр.).

Тогда мы предложили провести эксперимент: выбрали двоих рабочих – один из них следовал новым стандартам, второй – делал все, как привык. За месяц первый успел произвести в 1,5 раза больше деталей, и ему заплатили в 1,5 раза больше.

После этого рабочие, которые были настроены против стандартов, пересмотрели к ним отношение.

Важно также, кого Вы принимаете на работу. Например, у нас трудятся в основном молодые люди (средний возраст – 27 лет). Все они стремятся не просто заработать, они хотят развиваться в профессии и обязательно чем-нибудь увлечены, кроме работы (это мы выясняем на этапе собеседования). С такими людьми проще совершенствовать производство.

А чтобы молодым и амбициозным сотрудникам было интересно, мы организуем повышение квалификации, освещаем их заслуги в ежемесячной газете «Энергия успеха», вывешиваем фотографии лучших на доске почета.

Находим применение даже хобби сотрудников: например, в коллективе есть фотолюбитель, который делает отличные кадры оборудования и пуско-наладки для корпоративного сайта и страниц в соцсетях.

3. Автоматизация ряда процессов производства

Во-первых, внедрили программу контроля за процессом выполнения заказа. Раньше за сборкой узлов, выпуском готовой продукции могли следить только начальники производства и отдела продаж – менеджеры по продажам узнавали о готовности заказов через них.

Наш программист разработал программу, и теперь каждый менеджер может сам отслеживать готовность заказа и даже влиять на скорость его выполнения: поторопить отдел снабжения с закупкой двигателя, перераспределить комплектующие между заказами. К программе имеют доступ и руководители других отделов. В итоге мы добились слаженной работы всех подразделений: от снабжения до производства.

Но на этом не остановились, сейчас проходит работа по адаптации программы, которая позволит и клиентам отслеживать сборку заказов.

Во-вторых, уменьшили долю ручного труда. При работе на старых станках рабочие половину делали вручную, из-за чего процент брака был довольно высоким. Мы изучили опыт европейских производителей электрогенераторов и пришли к выводу, что выгоднее закупать не готовый металл, а листовой и гнуть его на своем станке.

 Новое оборудование: станки для резки и гибки металла, робот для сварки – потребовало значительных инвестиций. Однако нам удалось окупить затраты менее чем за год, а не за два, как мы планировали изначально. Это связано с тем, что мы заключили договоры на выполнение сложных заказов и часть из них уже выполняем. Доля ручного труда сократилась до 30%.

Количество брака сократилось в 1,85 раза.

В-третьих, организовали конвейер. Разделили производственные мощности на две площадки и создали сборочный конвейер по изготовлению электростанций и блок-контейнеров. Теперь это одно из основных преимуществ предприятия (конвейерное производство – редкость в нашей отрасли).

Станки расставлены согласно стадиям производства: резка металла – один станок, гибка или сварка – другие станки, стапельные работы – третьи и т. д. Расстояния между ними рассчитаны так, чтобы рабочие не совершали лишних действий. У каждого есть тележка с инструментами, которую он возит с собой при сборке.

Все это сокращает время производства.

Говорит Генеральный Директор

Чтобы снизить технологические потери, нужно все время искать слабые звенья. Мы это делаем с помощью контрольных точек.

В специальном листе для каждого процесса указаны контрольные точки (допустимые значения берем из стандартов безопасности пищевой продукции ISO 22000). Инженеры по качеству наблюдают за производством, отмечают в листах все несоответствия.

Затем анализируют выявленные сложности и предлагают пути их устранения. Когда мы понимаем, что узкое место ликвидировано, точка перестает быть контрольной. Устанавливаются контрольные точки на днях качества (их проводим каждый месяц).

Такой подход позволил снизить процент брака до минимума.

Приведу пример. В закупаемой муке содержатся следы металлопримесей (они попадают туда из-за износа металлических частей мельничных машин).

Согласно нормам, на каждый килограмм муки допускается не более 3 мг подобных частиц размером до 0,3 мм, однако мы стараемся очищать даже такую муку.

Для этого на производстве установили магнитоуловители, а на этапе, где выходят упакованные изделия, – металлодетекторы. Данный подход позволил значительно сократить потери готового продукта.

4. Сокращение ассортимента в 4,5 раза

Предприятие производило 40 пультов управления дизельными электростанциями. Но наша статистика заказов показала, что 31 вариант пультов был почти не востребован, в то время как девять универсальных моделей заказывали чаще всего. Мы стали производить только девять моделей.

Это не только облегчило заказчику выбор пульта, но и уменьшило время сборки каждого устройства в 1,5 раза (мы оставили только стандартные модели).

В итоге нам удалось в два раза снизить объем закупаемого разноразмерного металла и электрики, разгрузить склад, увеличить скорость производства.

5. Смена поставщиков: отказ от китайской дешевизны

Сегодня большинство производителей энергетического машиностроения закупают комплектующие китайского производства. Мы также использовали в установках китайские генераторы. Сами заказчики, стремясь сэкономить, просили об этом.

Однако в процессе эксплуатации эти генераторы часто ломаются, получение запчастей тянется месяцами, и в результате экономия сходит на нет. Конечно, в Китае делают и комплектующие высокого качества, однако они стоят не дешевле европейских и российских аналогов.

Поэтому мы отказались от китайских комплектующих. Некоторых заказчиков, которые гнались за дешевизной, потеряли, зато создали репутацию предприятия, выпускающего надежное оборудование. Возвратов и заявок на ремонт стало в разы меньше. Число рекламаций сократилось на 37%.

Кроме того, из-за времени, высвободившегося от ремонта, сервисные сотрудники теперь могут чаще оказывать услуги по пуско-наладке и монтажу.

6. Создание новых производств с учетом энергоэффективных технологий

Когда мы начали строить новый цех, то сразу спроектировали его с учетом энергоэффективных технологий: стены сделали из сэндвич-панелей толщиной 120 мм с теплоизоляцией (по энерго эффективности сравнимы с кирпичной стеной толщиной в метр), потолок – из мягкой кровли с утеплением толщиной 200 мм.

Большие, но теплые окна позволяют получать больше дневного света и тем самым сократить затраты на освещение. Продумана система рекуперации, которая обеспечивает производственные помещения чистым воздухом комфортной температуры. Стоимость строительства такого цеха дороже на 10–12% по сравнению с базовым. Пока занято 72% площади, мы продолжаем привозить и устанавливать оборудование.

Однако уверены, что энергоэффективные технологии принесут экономию денежных средств уже в ближайшем будущем.

Результаты

Мониторинг деятельности предприятия с ноября 2012 года по 1 января 2014 года показал, что процесс производства ускорился. Количество произведенных дизельных электростанций в месяц выросло с 92 до 135 и более. В годовом исчислении – с 1100–1300 единиц оборудования до 1600–1800. Производительность увеличилась на 22%. 

http://e.gd.ru/article.aspx?aid=335413

Источник: https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/61358/

Порядок на рабочем месте – залог успеха

Рабочий порядок

Всем доброе утро!

После недавнего ремонта проведенного в моей комнате, я решил написать статью о соблюдение порядка на рабочем месте и как это мотивирует к работе.

Рабочее место для многих из нас – место, где мы проводим большую часть жизни. Трудимся ли мы в офисе или организовали свою деятельность дома, работа неотъемлемая часть наших будней.

Мало кто задумывается, что рабочее пространство – это не только инструмент заработка, но и источник нашего вдохновения, гарант внутренней гармонии человека и, как следствие, успешности. Порядок на рабочем месте помогает нам сохранять ясность мыслей и концентрацию на поставленной задаче.

[important]Чистота — залог здоровья.

Порядок на рабочем месте – залог успеха.[/important]

Психологи данным вопросом озадачились уже давно, провели ряд исследований и сделали вывод, что беспорядок вызывает стресс, а так же является причиной депрессии во многих случаях.

Если на вашем столе кипа нужных и ненужных бумаг, документов, журналов, записок, милые сувенирчики и фото, а кроме того множество полезных мелочей – ручки, файлы, скрепки, стикеры, да еще в придачу пару чашек, не всегда чистых, – всё это можно до поры до времени принимать за творческий беспорядок.

Он и правда может быть очень творческим и стимулировать Вас к гениальным решениям, но, к сожалению, не очень долго.В большинстве случаев такое положение вещей снижает вашу концентрацию, а, следовательно, эффективность выполнения работы, порой страдает и качество.

Вы начинаете тонуть в собственных «очень полезных вещах», с трудом находите необходимые документы, и тратите массу времени впустую. Повышается уровень стресса, страдает рабочий настрой и результат не так уж радует, может расти недовольство собой, а там и до депрессивных состояний недолго.

Всего этого можно избежать, если поддерживать своё рабочее место в порядке. Уделите однажды время, разберите свои «завалы», структурируйте информацию, возьмите за правило уделять наведению порядка 5-10 минут каждый день и Вам гарантировано хорошее настроение и позитивный настрой на работу.

myworkpro.ru

Что касается документов их лучше рассортировать на 3 группы:

  1. те, с которыми вы работаете прямо сейчас;
  2. те, к которым вы периодически обращаетесь;
  3. те, работа с которыми успешна закончена.

Пусть на вашем рабочем столе не останется ничего, кроме компьютера, необходимых канцелярских мелочей и текущих документов, можете оставить еще чашечку кофе для собственного комфорта и удовольствия. Так реализуется один из основных советов психологов — придерживаться правила чистого стола. Некоторые специалисты советуют следовать правилу «пустого верхнего ящика стола».

Оно заключается в том, что в конце рабочего дня, вы убираете все в верхний ящик стола, который держите обычно не занятым. Таким образом, каждый новый день у вас начинаете с чистого стола.

Это помогает не испытывать стресс каждое утро, ведь вас встречает пустой и аккуратный стол, вас не угнетает вид стопок папок и бумаг, с которыми надо разобраться, а значит, вы чувствуете себя хозяином ситуации.

Документы, к которым вы обращаетесь регулярно за справочной информацией, можно держать на «расстоянии вытянутой руки», будь это полка на стене, или ящик стола.

А вот те бумаги, которые уже не нужны, но выбросить их по разным причинам нельзя, лучше убрать подальше, как говориться с глаз долой.

Не забудьте обзавестись таким важным элементом рабочего места, как корзина для мусора, ведь она ваш главный помощник в борьбе с беспорядком.

Если один раз вы упорядочите свое рабочее пространство, а затем приучите себя его следить за порядком, просто кладя все вещи и документы на свои места, вы сами заметите, насколько легче Вам стало сосредоточиться, насколько быстрее Вы справляетесь с поставленными задачами, насколько комфортнее вам стало работать.

P.S. — Предлагаю взаимовыгодное сотрудничество по раскрутке блога, подробности читайте здесь.

Автор статьи, Александр Рус.

Обсудить данную статью можно в . Благодарен буду за retweet:

Порядок на рабочем месте – залог успеха. | Авто-кликом по РуНету http://t.co/Cq4GOgtGii с помощью @myworkpro59

— Александр Рус (@myworkpro59) September 16, 2013

Нажимая на кнопку, я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Источник: http://myworkpro.ru/poryadok-na-rabochem-meste-zalog-uspexa/

7 простых советов, как поддерживать порядок на рабочем столе

Рабочий порядок

Глядя на заваленный бумагами рабочий стол, вы наверняка вспоминали фразу, которую (ошибочно) приписывают Эйнштейну: «если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?».

И успокаивались, ведь беспорядок — признак творческого человека.

Или недостатка времени и желания, чтобы разобрать этот хлам? Объясняем, зачем нужно содержать рабочее место в порядке, и советуем, как всё правильно организовать.

Порядок на рабочем столе — не значит стерильная чистота. Это скорее продуманная система организации рабочего места, которая позволяет не тратить время на поиск бумаг и разбор канцелярских завалов.

Если беспорядок не мешает вам быстро ориентироваться в документах и файлах, то оставляйте всё как есть. При условии, что работодатель не возражает. Или попробуйте наши лайфхаки по наведению порядка и через пару недель сравните, стало ли лучше. Просто в целях эксперимента.

Плюсы порядка

Начиная рабочий день «с чистого стола», вы можете сосредоточиться на важных проектах, не отвлекаясь на ненужные мелочи и старые бумаги. Порядок вдохновляет на продуктивную работу и повышает концентрацию.

Также вам не надо будет судорожно прибираться, прежде чем пригласить коллегу на встречу. Бонусом заслужите у начальства репутацию аккуратного и организованного человека.

В конце концов, самому же приятно работать за чистым столом.

Минусы порядка

Конечно, в порядке есть и минусы. Вы не сможете победоносно вскинуть руки и закричать «нашёл!» после того, как перероете весь стол в поисках нужного документа.

Не насладитесь генеральной уборкой, когда выбрасываете несколько коробок хлама, и коллеги наглядно видят, что вы действительно прибрались. Засидевшись на рабочем месте, вы вряд ли найдёте пачку печенья, которую забыли под стопкой бумаг неделю назад.

И теперь никому не скажешь, что «это творческий беспорядок», ведь порядок творческим не назовёшь.

Как правильно организовать рабочий стол

1. Мусорное ведро в пределах вытянутой руки

В офисный баскетбол так играть не интересно, зато вы сможете выкинуть ненужную бумажку, обёртку или сломанный карандаш, просто вытянув руку. Без риска промазать мимо мусорки или копить хлам на столе до тех пор, пока он не захватит всё пространство. Но не ставьте мусорное ведро на самое видное место, лучше под стол или в уголок.

2. Держите на столе самое нужное

Представьте, что стол — это очень дорогая земля в центре Москвы, и только незаменимые вещи достойны находиться на поверхности. Самые нужные — под рукой, необходимые в течение дня — на столе. Остальное уберите в ящик стола, редко используемое — в коробку под стол.

Ранжируйте вещи по востребованности, и на столе их станет значительно меньше.

При этом не перегните палку, убирая всё подальше — нужные вещи должны быть в пределах досягаемости, иначе вы постоянно будете перерывать все полки и коробки в поисках «внезапно» понадобившегося степлера.

3. Продумайте систему хранения

Используйте ящики стола, полки (если есть), коробки, подставки и другие поверхности и ёмкости, которые помогут правильно организовать рабочее место.

4. Создайте каталог для бумаг

Если постоянно имеете дело с бумагами, отсортируйте их и храните «каталогом». Можно сортировать по названию, дате, значимости или другим важным параметрам, которые позволят быстро идентифицировать файл. Конечно, с созданием такого каталога придётся повозиться, зато потом вы как настоящий библиотекарь будете находить нужные бумаги за несколько секунд.

5. Бумажное «чистилище»

Создайте стопку «входящих файлов» для новых документов, которые пока некогда разбирать. Стопка должна быть ограничена по количеству файлов, иначе вы рискуете накопить бумаги, постоянно откладывая просмотр на потом.

6. Цифруйтесь

Перенесите все заметки в смартфон или компьютер и выкиньте записки, прилепленные на монитор, стену или стол. Цифровые заметки не такие яркие и не «мозолят глаз» весь рабочий день, зато вы можете поставить уведомление, когда нужно вернуться к данной задаче.

7. Ритуал уборки

Заведите полезную привычку приводить в порядок стол в определённое время. Например, в «чистый четверг» перед уходом домой. Или в пятницу, если уверены, что сможете задержаться на 10 минут в конце рабочей недели. Выкиньте мусор, лишние бумаги, разберите поверхность стола и ящики, проверьте пространство под столом. Если делать это на постоянной основе, справитесь даже за 5 минут.

Используйте эти простые советы, и всё будет в порядке.

Источник: https://albione.ru/blog/career/7-prostykh-sovetov-kak-podderzhivat-poryadok-na-rabochem-stole/

Порядок на столе — порядок и в голове. Как организовать рабочее место

Рабочий порядок

Бизнесхак

Порядок на столе — порядок и в голове. Как организовать рабочее место

6 ноября 2020 10 011 просмотров

Олеся Ахмеджанова

Рабочее место влияет на нашу продуктивность. Когда нам комфортно, светло и уютно, то мы больше успеваем, меньше устаем и выдаем по гениальной идее в час. Ловите советы, как обустроить свой стол и всё вокруг него — в офисе и дома.

Стол

Стол — это «горячая точка», где любит скапливаться хлам. Поставьте туда коробку для вещей: когда она наполнится, разложите все по местам. А то, что здесь и должно быть, храните как удобно: карандаши и ручки — в кружках или контейнерах из дерева, бумаги — в папках.

Нарушители порядка

Периодически проводите ревизию: убирайте ненужные вещи. Присмотритесь к своему столу прямо сейчас и найдите «нарушителей» порядка.

— Лишние бумаги

— Опустевшие конверты и папки от них

— Ненужное компьютерное оборудование, ни к чему не подходящие провода и другой электронный антиквариат

— Лишние карандаши, ручки и ножницы

Бумаги

С бумагами соблюдайте правило «одного касания». Как только документ попадает вам в руки, уберите его в отведенное место, выполните нужные действия (например, оплатите счет) или выбросьте. И раз: ненужная макулатура исчезла!

Хранить бумагу можно в таких коробках. Источник

Remodelista

Свет

Психология города

Свет — источник бодрости. При естественном освещении усиливаются познавательные способности, потому что лучше работает цикл сна-бодрствования (циркадный ритм). Важность естественного освещения уже поняли многие компании. Например, дизайнеры офиса в Менло-Парке продумали расположение окон, чтобы каждое рабочее место освещалось естественным светом.

Так выглядит офис в Менло-Парке. Источник

Да, в идеале, чтобы ваш стол был у окна. Но если это невозможно, подойдут «правильные» лампы. Если хотите создать уютное освещение, выбирайте красновато-желтый свет (такой подойдет для зоны отдыха). Для рабочего кабинета подойдет холодный голубоватый свет.

Гамма

Чтобы уменьшить беспорядок, выбирайте монохромную палитру. Мелкие предметы также будут выглядеть более организованными, если ограничить их цветовую гамму. Белый цвет вне конкуренции: он дает эффект простоты и чистоты и делает пространство менее загруженными.

Белый цвет — это порядок. Источник

Акценты

Добавьте на рабочем столе цветовой акцент — так вы будете быстро находить то, к чему часто обращаетесь. Выбирайте заметные и успокаивающие цвета: например, синий или зеленый органайзер отлично подойдет.

Хранение вещей

Организуйте всё так, чтобы рабочее место было аккуратными функциональным.

— Храните вещи на полках, чтобы они не загромождали пространство. Можно взять перфорированную доску и установить полки на ней.

Перфорированная панель помогает организовать хранение в любом месте. Источник

— Складывайте документы в металлические коробки или используйте специальную подставку.

Подставка для документов

— Для карандашей и ручек используйте кружки, керамические вазы или контейнеры из природных материалов — дерева или камня.

Источник

— Разделители для столовых приборов из кухни или проволочный ящик-органайзер помогут навести порядок в ящиках стола.

Проволочный ящик-органайзер — отличное решение для захламленного ящика стола

— Для макулатуры подойдет бумажная корзина.

Экологичная корзина для бумаги

Декор

Когда вещи разложены по местам, можно добавить красоты. Рабочее место должно быть не только удобным, но и вдохновляющим.

Рабочее место должно вдохновлять и радовать. Источник

Поставьте на стол несколько фотографий: они помогут отвлечься и восстановить силы в моменты затишья. Можно добавить вазу с цветами, комнатное растение или несколько картин, чтобы мысли произвольно блуждали в поисках решения сложных проблем.

Растения

Кстати про растения — это отличный «помощник» в работе. Они тонизируют, улучшают внимание, создают настроение и вносят визуальное разнообразие. Если вы работаете из дома, поставьте в комнате пару кактусов — и увидите, как изменится ваше самочувствие. Если в офисе, намекните начальству, что с суккулентами вы всё делаете быстрее.

Не обязательно разводить зимний сад — достаточно одного-двух кактусов. Источник

Google и  и тут преуспели. В дублинском офисе Google в большинстве комнат постарались создать иллюзию природы: искусственные деревья с листьями в осенней гамме, имитирующее кору покрытие стен и искусственные газоны повсюду.

Температура

Вот тут внимание: оказывается, на работоспособность влияет и температура воздуха в помещении. При низкой температуре (20 °С) работники офисов на 44% чаще ошибаются, чем при 25 °С. Возможно, потому что они тратят много энергии на поддержание тепла в ущерб работе.

По материалам книг «Remodelista» и «Психология города»
Обложка отсюда

Источник: https://biz.mann-ivanov-ferber.ru/2020/11/06/poryadok-na-stole-poryadok-i-v-golove-kak-organizovat-rabochee-mesto/

Организация. Как организовать рабочее пространство для продуктивной работы

Рабочий порядок

Что лежит в основе порядка в управлении любой компанией?

Правильное выполнение 4 основных функций менеджмента: организация, контроль, планирование, мотивация. Освоив все 4 функции, можно эффективно руководить коллективом любого состава и численности.

Когда наши консультанты помогают клиентам настроить систему и навести порядок в управлении компанией, первый шаг с которого они начинают после диагностики – настройка функции «организация». Один из элементов тонкой настройки этой функции — организация рабочего пространства.

Напомним, рабочее пространство – это рассадка персонала, расположение мебели, документов, аксессуаров, оборудования, расходных материалов и канцелярии в офисном помещении.

Связь между рабочим пространством и настройкой системы не так очевидна. Однако, порядок начинается с малого.

Когда на вашем рабочем столе бардак: документы лежат хаотично, перекрывая друг друга, провода от компьютеров, телефонов, принтеров окутывают вас словно паутина, вы точно перепутаете один документ с другим и отдадите клиенту не то, что он просил, или оставите след от чашки кофе на важном договоре.

Посмотрите на свой рабочий стол. Порядок на нём такой же, как на фото?
Всё ли лежит на местах? А теперь посмотрите на рабочие столы и пространство вокруг ваших коллег. У кого-то бардак, а кто-то бегает от одного стола к другому, чтобы распечатать бумажку? Тогда эта статья точно для вас.

В этой статье мы дадим пошаговый план действий — как перейти от офисного хаоса к порядку на рабочем месте. Дополнительно вы получите инструмент, который поможет преодолеть сопротивление и поддержать инициативу у всей команды в наведении порядка.

Проверить насколько эффективно организован ваш офис вам поможет чек-лист проверки организации рабочего пространства в офисе. Хороший показатель результата в чек-листе — 80%. А сколько вышло у вас?

Чек-лист проверки организации рабочего пространства

Почему это важно?

Для продуктивной работы нам всегда мало стола, кресла, ПО и компьютера. Мы согласны, можно работать среди бумаг и ненужных вещей на столе. Но насколько это эффективно — вопрос остаётся открытым. Мы предлагаем изучить инструмент повышения качества и эффективности работы.

Практическое руководство по внедрению

Победить офисный хаос и тотальную неразбериху поможет японская система 5S. Ещё в 60-х на заводах Toyota начали применять этот принцип. В том числе, благодаря внедрению 5S, компании Toyota удалось стать номером один на автомобильном рынке.

Что такое 5S

5S — это базовый инструмент организации рабочего пространства, который помогает повысить одновременно продуктивность и комфорт от работы. Для внедрения не требуется много времени и финансовых ресурсов. Это понятная и доступная система, в основе которой лежит здравый смысл.

Название 5S — это 5 японских слов, начинающихся с буквы S. В переводе они означают:

  • Seiri (整理)– Sorting – сортировка.
  • Seiton (整頓) – Straighten or Set in Order – рациональное расположение.
  • Seiso (清掃) – Sweeping – уборка.
  • Seiketsu (清潔) – Standardizing – стандартизация работ.
  • Shitsuke (躾) – Sustaining – (самодисциплина) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

С терминами разобрались, теперь перейдем к пошаговому плану внедрения системы организации рабочего пространства.

Этап 0. Вовлечение команды

Зачем вовлекать команду, если можно издать приказ и работать по новым правилам сразу. Сотрудники могут принять новые правила и без вовлечения, но только в том случае, если ваш стиль управления – генерал армии.

Но как только вы командировке — все забудут про эти правила. Правила по-настоящему приживаются и искренне соблюдаются тогда, когда у вас получится «заразить» команду этой идеей. Сделать это не так просто, но способы существуют.

Деловые игры – это один из инструментов вовлечения команды в изменения.

Деловая игра: «Собери фразу» поможет понять вашей команде ценность порядка не только в рабочем пространстве, но в процессах работы.

Как ее проводить:

1. Соберите команду и предложите им составить из распложенных на фото букв фразу “организация рабочего места”

Засеките время и понаблюдайте за той суматохой и неудобством, которые возникнут у команды при выполнении задания.

2. После выполнения задания спросите участников о том, насколько удобно было собирать фразу из «хаоса» букв и с какими трудностями они столкнулись при выполнении задания.

3. А теперь предложите команде собрать эту же фразу при помощи второго фото и также засеките время выполнения. Не забудьте спросить команду об удобстве и трудностях в этом задании.

4. И наконец, предложите команде собрать эту же фразу при помощи третьего фото, где все буквы разложены по ячейкам и в алфавитном порядке, и также засеките время выполнения. Не забудьте спросить команду об удобстве и трудностях в этом задании.

После выполнения всех заданий презентуйте команде результаты замеров времени. И вы заметите интересный эффект – команда сама вам скажет, какое задание было наиболее эффективным.

Это простое упражнение проведет команду по пути от хаоса к порядку. Если вы всё сделали правильно, сотрудники начнут осознавать ценность этой идеи.

При внедрении системы 5S мы рекомендуем постоянно делать отсылки к этой игре и пробуждать у сотрудников искреннюю заинтересованность во внедрение.

Этап 1. Первая буква «S». Сортировка

Сортировка – чёткое разделение вещей на нужные и ненужные. Обычно сортируют в три группы все, что находится в зоне вашего рабочего места:

1. Группа. Предметы, без которых вы не сможете работать (например, компьютер, мышь, телефон, ручка, блокнот, степлер, папка с документами, 2-3 листа бумаги, принтер, наушники)

2. Группа. Предметы, которые точно не нужны и их можно выкинуть (например, черновики, неактуальные документы, непишущие ручки, обертки от снеков, пустые емкости, сломанные наушники, коробки от предметов и др.)

3. Группа. Предметы, которые вы используете редко (например, маркеры, ножницы, скотч, папки ежемесячной отчетности)

Важно! На этом этапе вы не ищете подходящее место для вещей, а проводите первичную сортировку. Проводите сортировку на отдельной поверхности, разделив на три группы. После распределения предметов в группы безжалостно расставайтесь с предметами из второй группы. Не спишите раскладывать предметы из оставшихся двух групп. Мы вернёмся к ним на следующей букве «S».

Примечание. Сортировать вещи сложно. Кажется, что мы используем все и всегда. Если сомневаетесь к какой группе отнести, поместите предмет в «карантин» на 3 месяца. Если в течение 3 месяцев вы не используете и не вспоминаете про предмет, смело выбрасывайте.

Важно! На этом этапе вы не ищете подходящее место для вещей, а проводите первичную сортировку. Проводите сортировку на отдельной поверхности, разделив на три группы. После распределения предметов в группы безжалостно расставайтесь с предметами из второй группы. Не спишите раскладывать предметы из оставшихся двух групп. Мы вернёмся к ним на следующей букве «S».

Примечание. Сортировать вещи сложно. Кажется, что мы используем все и всегда. Если сомневаетесь к какой группе отнести, поместите предмет в «карантин» на 3 месяца. Если в течение 3 месяцев вы не используете и не вспоминаете про предмет, смело выбрасывайте.

Завершайте этап сортировки письменными ответами на вопросы:

  • На моем рабочем столе есть все, что необходимо для каждодневной работы?
  • Сколько бумаги мне нужно?
  • Мне хватает канцелярских принадлежностей?

Быстрый видимый эффект от сортировки:

  • Визуальная «разгрузка» рабочего места;
  • Снижение проблем с процессом;
  • Улучшение уровня комфорта от работы;
  • Увеличение производительности.

Время на выполнение этапа: 1 – 1,5 часа

Этап 2. Вторая буква «S». Систематизация

Систематизация — организация хранения необходимых вещей для быстрого поиска и использования.

После сортировки и выброса ненужных предметов следуйте процедуре:

1. Распределите личные и офисные принадлежности из первой и третьей группы в разные ящики стола.

2. Все документы распределите по папкам. Пронумеруйте и подпишите папки. Разложите их по удобному вам принципу. Например, по алфавиту, по возрастанию или убыванию номера.

3. Расположите предметы ближе к местам их использования. Удостоверьтесь в том, что предметы из первой группы находятся рядом (на рабочем столе, полке), а реже используемые предметы (третья группа) на местах хранения.

4. Для того, чтобы визуально отметить новое расположение включите фантазию. Наглядности можно добиться при помощи маркировочной ленты, краски

5. Проконтролируйте, чтобы удобство расположения и наглядность обеспечивали поиск каждого предмета/документа не больше минуты или на расстоянии вытянутой руки.

Быстрый видимый эффект от внедрения:

  • · Снижение времени на поиск;
  • · Нужные вещи всегда под рукой.

Время на выполнение этапа: 1 – 2 часа.

Этап 3. Третья буква «S». в чистоте

в чистоте – быстрый порядок без ошибок и потерь.

1.    Полностью уберите всю рабочую зону включая пол, стены, и т.д. Очистите от грязи все предметы и оборудование.

2.    Отметьте всё неисправное оборудование. Все, что было отмечено, должно быть отремонтировано, как можно скорее.

3.    Вовлеките команду. Каждый сотрудник принимает активное участие в наведении порядка на своём рабочем месте.

4.    Этот этап предполагает разовую уборку и последующее постоянное поддержание чистоты. Необходимо создать безупречную рабочую зону.

Помните главное:

  • Чистая рабочая зона – профилактика депрессии и стресса;
  • Перестаньте убираться! Поддерживайте чистоту каждый день.

Видимый эффект от внедрения:

  • Снижение стресса и напряженности;
  • Уверенность в рабочем состоянии оборудования.

Время на выполнение этапа: 1 час (единоразово)/в рабочем порядке

Этап 4. Четвёртая буква «S». Стандартизация

Стандартизация — обеспечение тотального соблюдения первых трёх шагов.

1. Определите, что нужно делать для постоянного поддержания порядка на рабочем месте. Например: всегда убирать лишнее с рабочих мест, протирать пыль, раскладывать документы по стандартам.

2. Определите необходимую частоту каждого действия. Например: влажная уборка стола — ежедневно, протирать оргтехнику —еженедельно и т.д.

3.  Разработайте понятные и наглядные стандарты;

4.  Выберете ответственного, который будет контролировать поддержание порядка.

Завершайте этап стандартизации письменными ответами на вопросы:

  • Вы уверены, что все папки лежат на своих местах?
  • Напоминание действительно висит рядом с нужным предметом?
  • Вы знаете, когда нужно заказывать бумагу/воду?

Долгосрочный эффект от внедрения:

  • Поддержка элементов 1-3;
  • Быстрая адаптация к стандартам новых сотрудников.

Время на выполнение этапа: 1 час

Пятая буква «S». Соблюдение

Соблюдение — привычка точного выполнения установленных правил

1. Разработайте форму и график проверок соблюдения принципов “5S”. Регулярно и тактично контролируйте и корректируйте сотрудников.

2. Поощряйте инициативы по улучшению рабочего пространства. Наглядно демонстрируйте результаты и эффекты от внедрения «5S»;

3. Будьте примером соблюдения всех принципов

Эффект от внедрения:

  • Постоянное поддержание порядка и поиск улучшений.

Время: в рабочем порядке

Результат

Теперь вы знаете, что эти 5, простых в исполнении этапа, не займут у нас много времени и финансов. Взамен, вы получаете комфортную атмосферу в офисе и почву для продуктивной работы.

Продуктивность в «5S» достигается благодаря:

  • Визуально понятной структуре документов и материалов;
  • Сокращению времени на поиск информации и документов;
  • Рабочее место, в котором всё удобно.

Порядок «на столе», порядок в голове!

В статье вы познакомились только с одним инструментом из огромного арсенала управленческих решений. Мы с радостью готовы помочь освоить и остальные инструменты: планирования, организации, мотивации и контроля. У нашей компании опыт 7 лет успешного внедрения технологий, вовлечения команд и эволюционного развития бизнеса.

Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы не пропускать новые интересные статьи:

Наш сайт

Мы в Instagram

Мы в

Мы в

Хотите научиться мотивировать свою команду и отстроить бизнес-процессы в компании? Переходите по ссылкам на наши онлайн-практикумы .

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5f68d0d9ff335e4102b473f7/organizaciia-kak-organizovat-rabochee-prostranstvo-dlia-produktivnoi-raboty-5f719c5863b25d04cdff8ae0

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.