Отдел кадров учет рабочего времени

Содержание

Табель рабочего времени в

Отдел кадров учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени имеет немаловажное значение, как для работника кадровой службы, так и для бухгалтера.Кадровикам табель позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины в организации.

Скачать программу “Отдел Кадров Плюс”

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-12

Ведь в нем отражаются сведения не только об отработанном каждым сотрудником времени, но и о переработках, либо об имеющихся невыходах на работу, в том числе и по неуважительной причине. На основании этих данных руководство предприятия принимает решении о дополнительном материальном поощрении или депремировании работника.

Для бухгалтера же данный документ является основанием для правильного исчисления заработной платы работникам предприятия. В этом случае табель можно сравнить с актом выполненных работ, который подписывается по окончании работ с лицом, работающим на основании гражданско-правового договора.

Табель учета рабочего времени также является своего рода актом, фиксирующим факт исполнения работником своих трудовых обязательств.

Отсутствие табеля, либо его неправильное заполнение может послужить причиной того, что налоговый инспектор сочтет неправомерным начисление заработной платы и, как следствие, отнесение расходов по заработной плате на издержки, уменьшающие в соответствующем периоде налог на прибыль организаций.

Не обойтись без табеля и при формировании статистической отчетности по учету труда.

Существует две унифицированные формы, принятые для табеля учета рабочего времени — это форма Т-12 и форма Т-13. Предприятие имеет право самостоятельно выбрать одну из указанных форм.

Однако в большинстве случаев все же используется форма Т-12, так как она представляет собой более универсальный вариант.

Форму Т-13 предпочитают организации, имеющие автоматизированную контрольно-пропускную систему, фиксирующую время нахождения сотрудника в организации с помощью компьютера и индивидуальных пластиковых карт с чипом.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Обязанность ведения табеля учета рабочего времени, как правило, возлагается на работника кадровой службы, бухгалтера или руководителей структурных подразделений предприятия. В любом случае, данная обязанность должна быть возложена на сотрудника на основании приказа руководителя организаций или закреплена в его должностной инструкции и трудовом договоре.

Отражение в табеле сведений по ежедневному учету рабочего времени

В отличие от формы Т-13, состоящей из одного раздела, посвященного учету рабочего времени, табель формы Т-12 имеет два раздела: раздел 1, именуемый «Учет использования рабочего времени», и раздел 2, именуемый «Расчет с персоналом по оплате труда». В случае, если в организации учет рабочего времени и расчеты по заработной плате ведутся раздельно, раздел 2 можно исключить из табеля учета рабочего времени, заполняя только раздел 1, который будет являться самостоятельным документом.

Раздел 1 заполняется в течение всего месяца, при этом явки и неявки работников учитываются при помощи метода сплошной регистрации. То есть, в каждой ячейке, соответствующей определенному рабочему дню месяца, отражается присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Каждое наименование затрат времени (работа в дневное или ночное время, основной или дополнительный отпуск, временная нетрудоспособность, прогулы, простои и прочее) имеет определенное условное обозначение согласно приложения к Положению о табельном учете.

Перечень этих обозначений приведен на титульном листе табеля формы Т-12. Эти же обозначения используются и при составлении формы Т-13.
В конце месяца подсчитывается общее количество часов, отработанных и не отработанных каждым работником и отражается в специально отведенной графе табеля.

Помимо этого, в табеле находят отражение и промежуточные итоги (сведения по отработанному времени в первой и второй половине текущего месяца).

Допускается при заполнении табеля не отражать в нем явки, фиксируя лишь отклонения от рабочего графика. В таком случае, при условии, что сотрудник отработал все положенные часы, в табеле будут заполнены только итоговые значения, а графы ежедневного учета рабочего времени останутся пустыми.

Составляется табель учета рабочего времени, как правило, в одном экземпляре, заверяется руководителем структурного подразделения и кадровиком, после чего передается в бухгалтерию.

Все отклонения от установленного рабочего времени фиксируются в табеле на основании подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством (заявлений, приказов, листков нетрудоспособности, справок).

Сведения о затратах рабочего времени каждого работника в зависимости от применяемой формы табеля отражаются:

  • в двух строках граф 4 и 6 (форма Т-12);
  • в четырех строках графы 4 (форма Т-13).

При этом верхняя строка этих граф предназначена для проставления условных обозначений по затратам рабочего времени, а нижняя отводится для указания времени (в часах и минутах), которое сотрудник отработал или не отработал (в зависимости от указанного условного обозначения) на каждую конкретную дату месяца.

При возникшей необходимости число граф табеля можно увеличить. При отражении неявок к месту работы, которые подлежат учету в днях (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и прочее), заполняются лишь верхние сроки, предназначенные для условных обозначений этих неявок.

Нижние строки, отражающие время, остаются пустыми.

Графы 5 и 7 табеля формы Т-12, предназначенные для подведения итогов, также состоят из двух строк на каждого работника. В верхней строке указывается количество отработанных смен (в днях), в нижней — количество отработанного времени (в часах).

В разделе 2 формы Т-12 единый для всех работников вид оплаты труда и соответствующий ему корреспондирующий счет прописываются в графах 18 — 22. Расчеты разных видов оплаты труда по каждому сотруднику и их корреспондирующие счета указываются в графах 18 — 34.

При использовании формы Т-13 организация заполняет:

  • графу 9 и реквизиты над графами 7 — 9 при начислении заработной платы по одному виду оплаты труда (графы 7 и 8 в этом случае не заполняются);
  • графы 7 — 9 при начислении заработной платы по нескольким видам оплаты и нескольким корреспондирующим счетам.

Бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13 может быть изготовлен с помощью компьютерной техники. При этом сразу могут быть заполнены данные справочников условно-постоянной информации предприятия.

К таким данным относятся фамилия, имя, отчество сотрудника, его табельный номер, структурное подразделение и занимаемая должность.

Скачать программу “Отдел Кадров Плюс”

Источник: https://www.okpartner.ru/articles/?item=58

Учет рабочего времени сотрудников, его виды и методы осуществления контроля

Отдел кадров учет рабочего времени

Справедливый расчет вознаграждения за труд напрямую зависит от правильного учета рабочего времени сотрудников. Тем самым у сторон трудовых отношений снимаются какие-либо претензии друг к другу. Обязанность учитывать отработанные сотрудником часы возложена на работодателя.

Важно отметить, что ТК РФ ограничивает максимальное количество часов, которое труженик может отработать на протяжении рабочей недели. За нарушение этой нормы администрацию могут привлечь к юридической ответственности.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Законодательство (ТК РФ) дает четкое определение понятию рабочего времени – это время, которое работник выполняет возложенные на него трудовые функции, а также другие периоды, что на законодательном уровне приравниваются к рабочему времени.

Здесь важно выделить некоторые нюансы:

  1. В рабочее время входят все обязанности, предопределенные трудовым договором. Иными словами, стороны изначально договорились, за что сотруднику будет выплачиваться зарплата. И это время нужно отработать и учесть.
  2. Другие, определенные законом периоды. В этом случае следует учитывать некоторые особенности отечественного законодательства. По сути все периоды, когда сотрудник находится на территории предприятия учитываются в рабочее время. Сюда включено время простоя, технологические перерывы, периоды для удовлетворения физиологических потребностей. Исключение – если труженик самовольно (без согласования, либо одобрения со стороны администрации) проник на территорию компании.
  3. Учитывайте, ТК РФ вводит ограничение на нормальную продолжительность работы за неделю. Максимальное количество часов не должно превышать 40 часов. Но в каждом правиле могут быть исключения. Этот предел времени может уменьшаться (работа на опасных производствах, инвалидов, несовершеннолетних), либо немного периодически возрастать (вахтовый, либо сменный режим работы при суммированном учете).

Помните, учет отработанного сотрудников на рабочем месте времени – прямая обязанность его нанимателя. И у работника есть полное право проконтролировать этот процесс.

Виды учета

Закон обязывает администрацию обеспечить достоверный учет всех отработанных тружениками часов. Но конкретных требований, кто и как обязан это выполнять, для компаний не предусмотрено. Поэтому на практике подсчет отработанного времени осуществляется таким образом:

  1. Ежедневный учет. В этом случае все отработанные часы за день должны сразу отображаться в табеле учета. Подобный способ учета подходит в компаниях, где труд сотрудников четко нормирован. Для выплаты заработной платы необходимо суммировать все отработанные часы за месяц. Нужно учитывать, что недоработки в одних днях при такой системе учета не будут компенсироваться переработкой часов в другие периоды. Придется одновременно насчитывать недоработку и переработку.
  2. Понедельный учет. Весьма распространенная система учета. В этом случае учитываются все часы, которые были отработаны за неделю. При этом переработку в один день (например, если при норме 8 часов сотрудник отработал 10 часов), можно компенсировать недоработкой в другой период (это если при норме 8 часов сотрудник отработал только 6 часов). Выплата вознаграждения тут может осуществляться за отработанную неделю, либо суммироваться и выплачиваться за месяц.
  3. Суммированный учет. Здесь предполагается подобрать оптимальный период работы, который позволит минимизировать количество сверхурочных часов. Обычно таким периодом выступает месяц. Реже – квартал, полугодие. Для отдельных категорий сезонных работников это может быть даже год. Периоды больше года не устанавливаются. Тут важно понимать, что сверхурочными (либо недоработанными) будут только те часы, которые «вылезут» после закрытия периода. Вне зависимости от периода учета выплата зарплаты должна осуществляться ежемесячно (дважды в месяц из расчета аванса и окончательного расчета).

Помните, способ учета отработанных часов устанавливается администрацией, исходя из специфики работы конкретной компании. Об этом каждый сотрудник компании информируется во время трудоустройства.

Положение об учете рабочего времени

Общие нормы, как учитывать отработанные часы изложены на уровне законодательства, а также в отдельных нормативных документах. Но в процессе работы каждого предприятия могут возникать собственные особенности, когда использовать в полной мере предложенные государством рекомендации не представляется возможным.

В этом случае законодатель предусмотрел возможность регулирования учета рабочего времени путем разработки локальных положений. Главное условие в этом случае – подобный документ должен стать неотъемлемой частью коллективного договора компании.

Тем самым, администрация и трудовой коллектив самостоятельно устанавливают для себя «правила игры». А государственная регистрация таких документов исключает грубое нарушение трудового законодательства в процессе их написания и последующей реализации.

Обычно в локальных положениях отображаются такие моменты:

  • распорядок работы (ежедневный, сменный, вахтовый);
  • способ учета отработанных часов, кем осуществляется;
  • документы, где фиксируется выполненная сотрудником работа;
  • начало и окончание трудового процесса;
  • порядок составления графиков сменности;
  • технологические периоды (физиологические перерывы), учитывающиеся как рабочее время;
  • перерывы и время отдыха;
  • выходные дни и их продолжительность для сменных работников.

Помните, локальные документы, регулирующие вопросы учета отработанных часов, могут иметь одновременно несколько разных нормативных источников. Это позволяет учесть специфику работы каждого участка и обеспечить там достоверный учет всех отработанных часов.

Методы осуществления контроля

Современные технические средства предоставляют расширенные возможности для администрации по части правильного учета всех часов работы сотрудников. Но здесь важно не нарушать личные права человека (например, на гигиену, физиологические потребности).

Иными словами, можно контролировать период нахождения работника на рабочем месте, либо сам трудовой процесс. Сегодня контроль за работой сотрудников осуществляется несколькими способами (см. таблицу 1).

Таблица 1. Методы контроля рабочего времени

МетодОписание
Через пропускную системуЭто может быть запись на входе на рабочее место (предприятие), а также фиксация времени ухода. Есть возможность установки турникетной системы с автоматическим учетом входа, выхода. Дальше данные передаются в отдел кадров и на их основе составляются табели учета отработанного времени.
Фиксация камерами наблюденияУстанавливаются на рабочих местах сотрудников и фиксируют все время выполнения ими трудовых функций. Здесь очень четко можно подсчитать все уходы с рабочего места «по своим делам».
Оснащение парковок специальными приборами учетаВ этом случае учитывается въезд, выезд автотранспорта. Это могут быть личные автомобили сотрудников, либо же служебный транспорт компании. Подходит к крупным предприятиям, имеющим огромную территорию.
Учет количества входов в учетную запись на компьютереПодходит к технически развитым компаниям, имеющим хорошее администрирование своих сетей. Так можно дистанционно проверять всю работу сотрудника, а также нахождение его на рабочем месте.
Самоконтроль со стороны сотрудниковЗдесь каждый в конце рабочего дня обязан составить подробный отчет о выполненной за день работе (с разбивкой по часам).

Помните, способ контроля выполненной работы зависит от размеров, специфики компании, ее технической оснащенности, а также пожелания администрации.

Суммированный учет

В компаниях, где нет возможность четко выполнять возложенные на сотрудника трудовые функции в четко отведенное для этого рабочее время, целесообразно вводить суммированный учет отработанных часов.

Суть суммированного учета – плюсование всех отработанных за отдельные рабочие дни часов за установленный период (месяц, квартал, полугодие) и только после этого выведение сверхурочных часов. Иными словами, если в качестве периода работы для учета установлен квартал, то все сверхурочные часы в первом и во втором месяце работы оплачиваться не будут.

Это возможно только в случае, если по итогам работы и за третий месяц останется переработка. Вот здесь придется оплатить все три месяца.

Для администрации подобный вид учета выгоден тем, что можно самостоятельно регулировать режим работы каждого конкретного сотрудника. Это позволяет полностью выполнять рабочие нагрузки (даже в пиковые периоды), и не выплачивать много сверхурочных (работнику просто дают дополнительные выходные в периоды, когда присутствует спад производства).

Помните, при суммированном учет работник должен проработать установленную по закону норму часов. Это означает, что в одни дни он работает больше, в другие получает дополнительное время отдыха.

Кто должен вести учет

По закону процесс учета рабочих часов должен осуществляться администрацией. Но здесь возможны различные варианты. Для учета отработанного сотрудниками времени может использоваться несколько способов учета:

  1. Самостоятельный учет. Осуществляется сотрудником путем заполнения специальных форм (отчетов), где подробно видно, что и когда было выполнено.
  2. Непосредственным руководителем. Этот способ практикуется в небольших подразделениях, где нет возможности поручить учет времени самому сотруднику, но отсутствует необходимость в выделении отдельного сотрудника для этой работы. Поэтому часы каждого работника считает его начальник, а дальше все вносит в табель.
  3. Табельщиком. Тут в шпат компании вводится отдельная должность, в обязанности которой входит учет отработанного сотрудниками компании времени.

Помните, учет всех часов, что сотрудник находился на рабочем месте зависит от размера компании, наличия технических средств, а также специфики работы. Вся ответственность за правильность учета лежит на администрации, вне зависимости от способа, как эти часы были подсчитаны.

Автоматизированный учет

Современные технические средства позволяют автоматизировать процессы учета рабочего времени. Это позволяет избавиться от человеческого фактора, минимизировать возможные ошибки, не отвлекать сотрудников на дополнительные действия.

Процесс может осуществляться одним из таких способов:

  1. Через турникетную систему. Каждое прикладывание магнитной карточки фиксируется по времени, которое потом суммируется и выводится в виде готового табеля.
  2. По времени работы оборудования. Тут фиксируется время «чистой работы» оборудования. В дальнейшем оно также суммируется и выводится в готовый табель. Достигается точность до минуты.
  3. С помощью камер видеонаблюдения. Учитывается время непосредственного нахождения сотрудника на рабочем месте. Дальше также все суммируется и по итогам отчетного периода передается для оплаты.

Помните, работодатель вправе устанавливать автоматический учет отработанного сотрудником времени. Но об этом работника необходимо заблаговременно предупредить.

Ответственность работодателя

За нарушение процедур учета отработанных на предприятии рабочих часов администрация будет нести административную ответственность в виде штрафов в таких размерах:

  • до 5 тыс. рублей на конкретного руководителя за нарушение общих норм о труде, у том числе порядка учета рабочего времени;
  • до 5 тыс. рублей (для руководителя), либо с остановкой работы до 90 суток, если нарушения трудовых норм одновременно связаны с отсутствием юридической регистрации нанимателя;
  • до 50 тыс. рублей, или же остановка работы до 90 дней, если ответственным за нарушение норм труда признают юридическое лицо.

В данном видео мы рассмотрим процесс учета рабочего времени сотрудников:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov.html

Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Отдел кадров учет рабочего времени

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
  • отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet

Инструкция по учету использования рабочего времени

Отдел кадров учет рабочего времени

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорОАО «Компания»

____________ П.П. Петров

«___»___________  г.

1 Общие положения

1.

Для учета использования рабочего времени используется унифицированная форма Табель учета рабочего времени Т-13.2.

Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.3.

Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор).

В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.4.

В случае временного отсутствия ответственного за ведение табеля, руководитель структурного подразделения определяет работника, временно ответственного за ведение табеля, в соответствующем распоряжении по подразделению. Копия распоряжения должна быть представлена руководителем структурного подразделения в отдел кадров в течение 2-х дней.

В случае отсутствия данного распоряжения в отделе кадров ответственность за учет рабочего времени и ведение табеля возлагается на руководителя структурного подразделения.5. Ответственными за правильность и достоверность внесенной в табель информации о продолжительности работы персонала в течение рабочего дня (согласно режима работы соответствующего подразделения: с 7-30 до 16-00, с 8-00 до 17-00 и др.) несет ответственный за ведение табеля в подразделении. Ответственными за правильность и достоверность учета рабочего времени сверх обычной продолжительности работы (сверхурочно, в выходные, праздничные дни) являются руководители соответствующих подразделений.

6. Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий.

Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.

) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени

1.

Учет использования рабочего времени ведется в табеле путем сплошной ежедневной регистрации явок и неявок на работу и фактически отработанного времени.2.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме Т-13 графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записей количества часов по ним. Вся необходимая информация заносится разборчиво и только в соответствующие графы Табеля.3.

В строке условных обозначений затрат рабочего времени должны записываться обозначения в соответствии с приложением.4.

Отметки в табеле о причинах отсутствия на рабочем месте, о реально отработанном времени, о сверхурочной работе или любые другие отклонения от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных соответствующим образом (листок нетрудоспособности, служебная записка от мастера, руководителя подразделения о выходах на работу в выходные дни, сверхурочно, заявление и др.).5. Неявка работника по неизвестным причинам. В случае неявки работника и невозможности точно установить причину неявки (не представлен больничный лист и т.д.) в табеле в строке условных обозначений карандашом допускается до выяснения причин отсутствия внести знак «·», в строке записей количества отработанных часов — прочерк. Перед сдачей табеля (в конце месяца) все знаки «·» должны быть заменены на код причины отсутствия, либо проставлен код НН (неизвестные причины отсутствия).6. Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.В случае предоставления отгула не на целый рабочий день (на часть дня, часы), в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «Я», в строке отработанных часов должны быть указаны фактически отработанные в данный день часы. Основанием для предоставления отгула и соответствующих записей в табеле служит заявление от работника с указанием когда (число) предоставляется отгул и за какое ранее отработанное время, заявление обязательно визируется у руководителя подразделения и передается инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.7. В иных случаях принятия решения руководителем подразделения о предоставлении дополнительного времени отдыха работнику с последующей отработкой в другое время, в табеле проставляется «Я» (если работник отработал хотя бы 1 час) и количество отработанных часов, либо код «ДД» (в случае отсутствия работника полный рабочий день). Основание — служебная записка от руководителя структурного подразделения с указанием списка работников, продолжительности дополнительного отдыха (целый день, часы).8. Учет работы сверхурочно.В случае работы сверхурочно в первой строке буквенных обозначений табеля проставляется «Я+СВ». Часы, отработанные сверхурочно, проставляются дополнительно к основному времени со знаком «+», например 8+1, 8+2.Основанием для включения информации в табель является служебная от руководителя цеха (мастера, начальника участка) со списком и указанием сколько точно часов длилась сверхурочная работа.Данные о работе сверхурочно должны быть поданы руководителем подразделения ответственному за ведение табеля не позднее следующего дня. Ответственный за ведение табеля обязан внести информацию в табель о работе сверхурочно не позднее следующего за отчетным дня.

В случае превышения часов сверхурочной работы 25% ответственный за ведение табеля обязан письменно уведомить об этом заместителя директора по экономике — начальника ПЭО, начальника отдела кадров.

9. Учет работы в выходные и праздничные дни

Привлечение персонала к работе в выходные и праздничные дни согласно должно осуществляться в следующем порядке:— привлечение работника к работе сверх нормальной продолжительности производится с письменного согласия работника;— инвалиды и женщины, имеющие детей до трех лет должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работ сверх нормальной продолжительности рабочего времени;— не допускается привлечение беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет;

— список работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни должен быть согласован с исполнительным директором предприятия и является обязательным приложением к приказу об организации работы в выходные и праздничные дни.

Копии списка работников, привлекаемых к работе в выходные или праздничные дни, должны быть представлены руководителем подразделения начальнику отдела кадров не позднее 16-30 часов рабочего дня накануне выходного, праздничного дня.

Внесение информации в табель о работе в выходной день осуществляется на основании списков руководителей подразделений (форма в приложении 3). Списки работников, вышедших на работу в выходной, праздничный день, должны быть переданы ответственному за ведение табеля на следующий рабочий день.

Ответственный за ведение табеля обязан внести данную информацию в табель не позднее первого рабочего дня после выхода работников в выходные, праздничные дни.

Запись о работе в выходные и праздничные дни осуществляется по общим правилам (в строке условных обозначений ставится код «РВ», в нижней строке — количество отработанных часов). Для наглядности допускается выделение выходов в выходные, праздничные дни пастой красного, зеленого и т.д. цвета.

В случае работы с условием последующего предоставления отгула, в табеле в день работы проставляются часы отработанные сверхурочно (при работе в выходной или праздничный день указывается явка).

Основанием является письменное заявление от работника с указанием когда (дата) и сколько часов он работает с последующим предоставлением отгула, заявление обязательно визируется руководителем подразделения и передается на хранение инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.

Работа в выходной день оплачивается при этом в одинарном размере (в пределах месячной нормы рабочего времени), но в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы.

10. Учет работы в ночное время
В соответствии с трудовым законодательством (ст 96 ТК РФ) ночное время — время с 22 часов до 6 часов. В случае работы в ночное время в строке условных обозначений ставится «Н» ( в случае продолжения дневной смены «Я+Н» или «Н+Я»), в нижней строке — количество отработанных часов (соответственно буквенным обозначениям).

11. Командировки
Данные о командировках заносятся в соответствии с «Инструкцией о порядке оформления документов для оплаты выходных и праздничных дней в период служебной командировки на предприятии.

На весь период командировки, включая выходные дни, в верхней строке буквенных обозначений проставляется «К».

Продолжительность командировки заносится в табель на основании соответствующих документов (путевой лист, командировочное удостоверение и др.))

12. Отражение в табеле перевода работников12.1 Временный перевод внутри подразделенияВременный перевод внутри подразделения (изменение участка работы) осуществляется только на основании распоряжения руководителя с личного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля на основании распоряжения в соответствии с фактическим присутствием на рабочем месте обязан отразить в табеле перевод работников внесением пометки о переводе и оформлением дополнения к табелю.12.

2 Перевод между подразделениями.

Временный перевод между подразделениями также осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия (либо его заместителя по данной службе) с письменного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля в подразделении откуда был осуществлен перевод обязан по факту отсутствия внести пометку в табель о переводе работника и письменно уведомить руководителя подразделения, куда был осуществлен перевод, о необходимости вести учет рабочего времени на переведенных работников.

13. По окончании месяца в табеле должны быть заполнены итоговые графы «Отработано за» (дни, часы) и «Неявки по причинам» (код неявки, дни (часы)).
Сумма дней, занесенных в итоговые графы должна быть равна количеству дней в отчетном месяце.

14. Не допускается:— внесение записей в табель учета рабочего времени задним числом;— внесение в табель обозначений, не предусмотренных в перечне приложения А (точки, тире, самостоятельные сокращения);— внесение данных о работе, не подтвержденных соответствующими документами;

— небрежные и неразборчивые записи.

15. Заполненный табель учета использования рабочего времени в обязательном порядке подписывается ответственным за ведение табеля, руководителем структурного подразделения.

16. В целях контроля правильности заполнения табель еженедельно проверяется и при отсутствии замечаний подписывается руководителем структурного подразделения (подпись, расшифровка подписи, дата), инженером по организации и нормированию труда, ежемесячно — начальником бюро учета персонала.

3 Контроль правильности учета рабочего времени

1.

Контроль обоснованности внесения данных о работе в табель учета рабочего времени осуществляется работниками ОК и ПЭО, которые вправе проводить точечные контрольные проверки присутствия работников на рабочем месте (начало, окончание работы).
2.

В случае необходимости при контроле явки работников в выходные и праздничные нерабочие дни к проверке могут быть подключены сотрудники службы безопасности (для контроля времени выхода с территории предприятия работников согласно списка работников привлекаемых к работе в выходной день ранее намеченного окончания работы).

4 Ответственность

1.

Инспектор по кадрам отдела кадров или работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени несет персональную ответственность:— за достоверность и обоснованность информации, внесенной в табель, а именно: в начале и конце рабочей смены лично удостовериться в наличии работников на рабочих местах;— за соблюдение всех требований по заполнению табеля учета рабочего времени согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени»;— за своевременное представление информации об отработанном времени:» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать сведения об отклонениях в ОИТ, необходимые для расчета заработной платы;» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать инженеру по подготовке кадров отдела кадров выписку из табеля на работников, находящихся в статусе ученика, необходимую для расчета ученических стипендий;

» не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца представлять в бюро учета персонала отдела кадров табель-приложение на работников, занятых на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Табель-приложение оформляется в соответствии с общими требованиями к ведению табеля

2.

Руководители подразделений несут ответственность:— за достоверность предоставляемой информации о выходах и невыходах во вне рабочее временя (работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни);— за оперативное информирование лица, ответственного за ведение табеля, об отклонениях в продолжительности работы подчиненного персонала (разрешения закончить работу раньше окончания смены, прервать работу и пр.);— за своевременное предоставление списка работников, выходящих на работу в выходные и праздничные дни;

— за соответствие порядка привлечения работников к работе в выходные, праздничные дни действующему трудовому законодательству.

3. Отдел кадров несет ответственность за обеспечение контроля за обоснованностью внесения сведений в табель.

Начальник отдела кадров

Начальник ПЭО

Начальник юридического отдела

Исполнительный директор

Начальник службы безопасности

Вам также может понравиться

Источник: https://oformitely.ru/instrukciya_po_uchetu_ispolyzovaniya_rabochego_vremeni.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.