Организация учета рабочего времени сотрудников

Система учета рабочего времени сотрудников

Организация учета рабочего времени сотрудников

Едва ли не самым ценным ресурсом в работе любого предприятия является рабочее время, за которое каждый работник получает соответствующую зарплату.

Поэтому в организации должна присутствовать продуманная система учета рабочего времени, позволяющая устанавливать факт присутствия или отсутствия персонала на рабочем месте и определять степень его занятости своими функциональными обязанностями.

Относительно недавно единственным способом учета рабочего времени был табель, который заполнялся вручную. Такой метод достаточно трудоемок, не исключает ошибок и неточностей. Поэтому в настоящее время широкое распространение получили электронные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Такая система позволяет не только эффективно следить за работой персонала и его эффективностью, но выполнять и другие задачи:

  • регистрировать занятость каждого работника в соответствии с внутренним распорядком предприятия;
  • укреплять дисциплину среди работников;
  • помогать в составлении статистики и отчетов;
  • планировать работу сотрудников, помогать в составлении графиков;
  • экономить финансы.

Кроме того, электронная система учета рабочего времени помогает руководству принимать рациональные управленческие решения относительно режима дня, вопросов кадровой расстановки и трудового распорядка.

Принципы работы и виды систем учета рабочего времени

Современная автоматическая система контроля учета рабочего времени основана на фиксации и последующем анализе заданных параметров, которые можно выбрать и установить. Это:

  • временные протоколы;
  • фиксация пространственных перемещений;
  • быстрота доставки данных;
  • сохранение всей информации в специальной базе.

Как правило, все такие системы рассчитаны на осуществление контроля над перемещением работников в заданном временном интервале. Системы учитывают, когда сотрудник пришел на работу, сколько находился на ней и когда ушел. Некоторые программы учитывают степень занятости персонала, это позволяет максимально эффективно использовать рабочее время.

Все системы учета помогают руководству компаний получить следующие данные:

  • время прихода работников и ухода;
  • виды дисциплинарных нарушений (прогулы, опоздания);
  • возможные переработки.

Это позволяет создать общую картину в отношении всех подразделений и конкретных рабочих.

В зависимости от принципов работы и необходимых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько видов. Рассмотрим их подробнее.

Система контроля доступа и учета рабочего времени 

Система контроля и управления доступом (СКУД) представляет собой программно-аппаратное обеспечение организации, которое позволит защитить предприятие от нежелательных вторжений, контролировать перемещение работников и вести учет визитеров. Такой способ мониторинга способен максимально автоматизировать уровень доступа и полностью исключить человеческий фактор при учете рабочего времени.

Система доступа и учета рабочего времени одновременно выполняет несколько задач.

  • Интегрированная с камерами наблюдения, она способна круглосуточно фиксировать все передвижения на территории предприятия.
  • Ограничивает передвижение работников и их доступ в определенные временные промежутки.
  • Ведет учет рабочего времени сотрудников компании, а также учет посетителей.
  • Специальное программное обеспечение позволяет составлять отчеты о рабочем времени.
  • При взаимодействии с другими программами (например, 1С) может рассчитывать заработную плату или обновлять базу данных визитеров.

Данная система универсальна и подойдет, как для малых компаний, так и для крупных предприятий.

Биометрическая система учета рабочего времени

Такая разновидность СКУД ориентирована на использование индивидуальных биометрических данных. При входе в рабочую зону работнику необходимо зафиксировать свое прибытие при помощи идентификатора. Чаще всего используется система учета рабочего времени по отпечатку пальца. Реже в роли идентификатора выступает сетчатка глаза или голос.

Система учета рабочего времени по отпечатку обладает рядом преимуществ.

  • Можно с точностью определить время нахождения сотрудника на рабочем месте.
  • Невозможно использовать чужие биометрические данные.
  • Исключается возможность проникновения третьих лиц в рабочее пространство.

Есть у такого метода и недостатки.

  • Нельзя определить эффективность присутствия работника на рабочем месте.
  • Невозможно точно определить местонахождение сотрудника в пределах рабочей зоны.
  • Затрачивается дополнительное время на прохождение идентификации.
  • Большие временные затраты при большом количестве работников и маленьком количестве считывающих устройств.

Стоит отметить, что терминалы, обладающие возможностью считывать биометрику, имеют немалую стоимость.

Система учета рабочего времени по картам

Карточная система схожа принципом работы с биометрической, только идентификатором в этом случае выступают не биометрические данные, а специальная карточка, которой обладает каждый сотрудник предприятия. При попадании в рабочую зону карточку нужно приложить или вставить в считывающее устройство.

Плюсы и минусы этих двух систем также похожи, с той разницей, что оборудование для считывания данных с карт имеет меньшую стоимость.

Кроме того, иногда нельзя со стопроцентной уверенностью сказать, что работник присутствует на работе, так как карточку можно подделать или передать другому лицу, которое считает ее терминалом.

Системы для отслеживания сотрудников в реальном времени

Эти системы предназначены не только для фиксирования входа и выхода сотрудников, но и для определения его местоположения в течение рабочего дня.

Обычно они используются для отслеживания работников, которые достаточно мобильны в соответствии со своими должностными обязанностями, – водители, курьеры, экспедиторы.

Для этого могут использоваться GPS-устройства или трекер, который работник должен всегда носить с собой.

Рабочий день офисных сотрудников может отслеживаться с помощью специальных программ скрининга экрана мониторов. Такой способ подходит и для удаленных работников.

Система имеет как преимущества, так и недостатки. Преимущества:

  • позволяет точно определить нахождение и передвижение работников;
  • легко интегрируется с видеонаблюдением;
  • сохраняет и фиксирует всю информацию;
  • может работать с большим количеством сотрудников;
  • не отвлекает работников от выполнения ими своих обязанностей.

К минусам такой системы относится высокая стоимость оборудования и его регулярное техобслуживание. Кроме того, если оборудование выйдет из строя, его не всегда получится заменить и восстановить утраченную информацию.

наблюдение

Уже достаточно устаревший способ контроля, но пользующий популярностью из-за относительно низкой стоимости оборудования и простотой его установки.

Метод имеет определенные достоинства, но при этом он малоинформативен. Если человек находится на рабочем месте, это еще не значит, что он работает.

наблюдение в настоящее время может быть полезно как один из способов защиты от воровства, но не для учета рабочего времени.

Выбор одной из систем должен быть обусловлен целями и ожидаемым результатом, финансовыми возможностями и технической оснащенностью предприятия, а также характером выполняемых работ.

Источник: https://spmag.ru/articles/sistema-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov

Организация учета рабочего времени, гибкий график

Организация учета рабочего времени сотрудников

Гибкий учет позволяет совместить стремления руководителей повысить производительность труда и создать комфортный климат для сотрудников.

Основной принцип гибкого графика:

  • отработка сотрудником положенного времени, не отказывая себе в возможности прийти позже или уйти раньше по личной необходимости, или устроить перерыв на отдых;
  • время, потраченное на опоздания, уходы раньше и перерывы сотрудник может отработать.

Гибкий учет рабочего времени поддерживается модулем интеграции с 1С, который позволяет получать табель рабочего времени в формате, предусмотренном законодательством

Такой подход снижает затраты на ведение учета и дает возможность сотруднику чувствовать себя комфортнее.

Точный учет отработанного времени повышает эффективность затрат, поскольку позволяет корректно начислять зарплату сотрудникам в соответствии с реальным присутствием на рабочем месте в рамках графика работы.

По статистике Таганрогского металлургического завода, на котором работает более 15 000 человек, установка системы PERCo за 8 месяцев эксплуатации сократила нарушения трудовой дисциплины в 5 раз.

Система PERCo сокращает потери рабочего времени, что дает существенный экономический эффект. В таблице приведен пример расчета.

Численность сотрудников100 чел.
Средняя месячная зарплата одного сотрудника30 000 руб.
Накладные расходы на одного сотрудника10 000 руб.
Экономия рабочего времени одного сотрудника в день10 мин.
Экономия рабочего времени всех сотрудников в месяц370 час.
Полная экономия з/п и накладных расходов в месяц90 000 руб.

Стоимость системы для приведенного выше расчета — 692 евро по курсу ЦБ на день оплаты.

  • Терминал LICON — 305 €
  • Стоимость программного обеспечения — 326 €
  • Стоимость монтажа (20% от стоимости оборудования) — 61 €

Расчет показывает, что затраты на установку окупаются менее чем за месяц, и затем система начинает приносить прибыль.

Терминал учета рабочего времени LICON

Для контроля дисциплины и учета рабочего времени используется LICON – терминал, который позволяет вести корректный учет отработанного времени.

LICON устанавливается у входной двери перед рабочим кабинетом или цехом.

В отличие от турникетов на входе LICON позволяет регистрировать непосредственно проход на рабочее место.

В ожидании предъявления карт на экране LICON индицируются текущее время и направления «Вход» и «Выход». С помощью ПО можно поменять направления входа/выхода и изменить текст сообщений на экране.

В начале и конце рабочего дня сотрудник отмечает на терминале время своего прихода и ухода, ЖК-дисплей отображает время регистрации. Места для предъявления карт обозначены пиктограммами.

При предъявлении карты на экране отражаются тип и время события, ФИО владельца или № карты.

На основе данных о графике работы сотрудника и времени его прихода/ухода система определяет нарушения: опоздания, уходы раньше, отсутствие в течение рабочего дня.

Опоздания, ранние уходы, ошибки, например, попытка повторно зарегистрировать вход вместо выхода, выделяются цветом и сопровождаются звуковым сигналом.

Отчеты о нарушениях дисциплины труда строятся за выбранный интервал времени по выбранным подразделениям и сотрудникам.

Руководитель может в любое время контролировать дисциплину сотрудников. Это, в свою очередь, позволит своевременно принять дисциплинарные меры.

Система учета рабочего времени PERCo формирует табель отработанного сотрудниками времени на основе данных, полученных от терминала LICON. Интеллектуальный алгоритм учета поддерживает недельные, сменные и скользящие графики работы. Табель строится по стандартной форме Т-13.

Система позволяет создавать и редактировать оправдательные документы, объясняющие отсутствие сотрудника на рабочем месте. Также система дает возможность построить следующие отчеты:

«Присутствие» — время, проведенное сотрудником на территории предприятия

«Рабочее время» — время нахождения сотрудника на рабочем месте в рамках его графика работы.

«Переработка» — согласованное время, проведенное сотрудником на рабочем месте вне его графика работы.

«Работа ночью» — ночное время, проведенное сотрудником на работе в границах своего графика работы.

«Отсутствие» — время, которое сотрудник не отработал в рамках своего графика работы.

Удобным инструментом учета является гибкий график рабочего времени, предоставляющий сотрудникам возможность гибко распоряжаться своим рабочим временем.

Основной принцип гибкого графика – отработка сотрудником положенного времени, не отказывая себе в возможности прийти позже или уйти раньше по личной необходимости, или устроить перерыв на отдых.

В графике работы сотрудника указываются допустимые отклонения, не являющиеся нарушением трудовой дисциплины. Время, потраченное на приходы позже, уходы раньше и перерывы, сотрудник может отработать.

Гибкий график с накоплением задолженности позволяет сотруднику по согласованию с администрацией закрыть неотработанное за отчетный период время оправдательным документом.

Гибкий график поддерживается модулем интеграции с 1С, где на основании данных от системы PERCo формируется табель в формате, предусмотренном законодательством.

Руководитель может дистанционно проверить время присутствия сотрудников на рабочих местах.

На входе в офис устанавливается терминал учета рабочего времени и контроля дисциплины труда PERCo. Он подключается к компьютерной сети.

Терминал запоминает данные о времени прихода/ухода сотрудников и передает их в программное обеспечение. На основании полученных данных формируется табель учета рабочего времени сотрудников.

Для малых предприятий удобным будет применение графика работы с упрощенным расчетом. При этом в табель заносится только фактическое время присутствия сотрудника.

Руководители подразделений получают данные о дисциплине труда по своим сотрудникам.

Компания численностью более 100 человек, как правило, занимает несколько этажей в бизнес-центре. У каждого входа на территорию компании, например, на всех занимаемых этажах, устанавливаются терминалы LICON.

Сотрудники регистрируют время прихода/ухода с помощью терминала, установленного рядом с их рабочими местами. На основе этих данных может быть сформирован табель рабочего времени сотрудников, а также получены необходимые отчеты о нарушениях дисциплины труда.

Применение гибкого графика позволит ввести допустимые отклонения от нормативного рабочего времени, например, разрешенные опоздания на 10 минут не считаются нарушением, а могут быть отработаны позже.

На проходной промышленного предприятия, как правило, установлены турникеты, которые могут применяться не только для контроля доступа на предприятие, но и для учета рабочего времени.

Почти всегда рабочие места в цехах удалены от проходной, кроме того, рабочим требуется время на смену одежды. Поэтому терминалы учета рабочего времени целесообразно установить перед входом в цех.

Данные о времени прихода/ухода сотрудников учитываются при формировании табеля учета рабочего времени и построении отчетов о нарушениях дисциплины труда.

Систему невозможно обмануть, отметив карту за коллегу. Сотрудник в начале рабочего дня предъявляет карту сначала турникету на проходной, а затем терминалу при входе в цех. Уходя с работы, сначала терминалу, а потом турникету. Без предъявления карты турникету регистрация на терминале не будет учтена, а на ЖК-дисплее терминала высветится информация об ошибке.

Источник: https://www.perco.ru/resheniya/gibkiy-grafik/

Топ-5 систем учета рабочего времени 2020 года — Сервисы на vc.ru

Организация учета рабочего времени сотрудников

Топ-5 систем учета рабочего времени 2020 года, рейтинг и сравнение лучших программ, личный опыт

Работая сисадмином в известном интернет-магазине, я протестировал несколько программ для учета рабочего времени, поэтому спешу поделиться накопленным опытом, так сказать, на свежую память. Постараюсь лить меньше воды и уделить больше внимания фактам. Надеюсь, мой пост кому-нибудь поможет с выбором.

Система учета рабочего времени (в англ. варианте Employee Monitoring Software) – программное обеспечение, позволяющее анализировать активность пользователей за рабочими ПК.

Наряду с камерами видеонаблюдения, колл-трекингом, GPS-трекингом, СКУДами и DLP-системами, системы учета рабочего времени (сокращенно СУРВ) позволяют автоматизировать функцию контроля сотрудников в организации.

Популярность данного класса ПО растет с каждым годом. Согласно экспертному мнению Gartner, в 2020 году 80% компаний в США будут использовать системы учета рабочего времени для повышения эффективности работы сотрудников. В РФ ситуация немного отличается, но не сильно.

Дополнительные возможности систем учета рабочего времени: защита корпоративной информации от утечек, анализ поведения пользователей, удаленный доступ к рабочим станциям.

По данным ресурса Capterra.com, основными и наиболее востребованными функциями систем учета рабочего времени являются:

· Мониторинг активности пользователей

· Кейлоггер (запись нажатий клавиш)

Согласно опросу пользователей, основными приоритетами при выборе систем учета рабочего времени являются:

· Удобство установки и использования (75%)

· Наличие необходимого функционала (71%)

· Мультиплатформенность (Windows, Mac, Linux) (42%)

· Стоимость лицензий (35%)

· Хорошие отзывы от других пользователей (31%)

Каждое из представленных в рейтинге решений подойдет для решения определенного вида задач. Я перечислю программы в том порядке, в котором они подошли для нашей ситуации.

Система учета рабочего времени Kickidler

Kickidler – система учета рабочего времени нового поколения. Данный продукт акцентирован на мониторинге активности пользователей, а также крайне прост в использовании в отличие от многих своих конкурентов.

Преимущества программы Kickidler:

– Онлайн-мониторинг неограниченного числа компьютеров. Программа позволяет руководителю видеть в реальном времени сетку экранов всех компьютеров в сети с частотой обновления 1 кадр в секунду. Иногда этого достаточно для контроля сотрудников.

– Запись видео с экранов. Программа фиксирует все действия пользователя на рабочем компьютере, что особенно важно при расследовании инцидентов. Есть возможность поиска нужного фрагмента видео по ключевым событиям.

– Кроссплатформенность. Программа полноценно работает с Windows, Linux и MacOS, причем даже с последней 15 версией Mac.

– Простота в установке и настройке. Многие пользователи отмечают юзер френдли интерфейс программы и интуитивность ее использования.

– Возможность скрытой и открытой установки агента программы.

– Полноценная оффлайн-версия программы.

– Относительно небольшая цена и гибкая ценовая политика. Покупая лицензию на 3 года, вы будете платить 3$ за юзера в месяц.

– Бесплатная версия программы с ограничением до 6 юзеров.

– Программа полностью переведена на русский, английский, испанский и португальский языки.

Помимо перечисленных уникальных функций, программа обладает инструментарием по учету рабочего времени, анализу продуктивности сотрудников, а также функциями кейлоггера и удаленного управления.

Как работает программа Kickidler?

Система Kickidler состоит из 4-х компонентов: Вьюера, Граббера, Сервера и Веб-интерфейса. Вьюер устанавливается на ПК наблюдающего, Граббер – на ПК того, за кем будут наблюдать, на Сервере хранятся все данные, а в Веб-интерфейсе производятся настройки программы.

К минусам программы можно отнести отсутствие облачной и мобильной версий. Однако в Road map разработчики обещают устранить эти недостатки уже в 2020 году. Также программа ни с чем не интегрирована, что печально.

Для Интернет-магазинов и компаний, работающих с денежными операциями. Запись видео с экранов – незаменимая фича для отслеживания всех действий за ПК. Также программа хороша для малого бизнеса, поскольку не имеет нижнего порога по количеству проданных лицензий.

Обзор программы Kickidler

Система учета рабочего времени ActivTrak​

Activtrak – это облачный сервис для мониторинга сотрудников, позволяющий анализировать ежедневную активность и поведение персонала за компьютерами. Программа ActivTrak развивается стремительными темпами. По информации из разных источников, в 2019 году на ее развитие было выделено 20 млн. долларов.

Преимущества программы ActivTrak

– Мониторинг активности сотрудников. Скриншоты экрана с частотой обновления 1 раз в 5 секунд.

– запись экранов, экспорт видео.

– Автоматические уведомления о тревогах.

– Сигналы тревоги по типам скриншотов с гибкой настройкой.

– Возможность мониторить корпоративную почту сотрудников.

– Множество отчетов по рабочему времени.

– Полностью облачная версия.

– Есть приложения для iOS и Android

– Блокировка нежелательных сайтов и приложений.

Как работает программа ActivTrak?

Для установки программы ActivTrak необходимо просто создать аккаунт и установить агенты на компьютеры, которые вы собираетесь мониторить. Серверная часть программы автоматически устанавливается на облако.

– Программа не блокирует поддомены отдельно от сайтов

– Невозможно регулировать частоту съемки скриншотов

– Невозможность установки агента программы на Mac

– Сложный процесс деинсталляции программы

Программа подойдет для любого вида среднего и крупного бизнеса, но более всего – из финтех отрасли.

Обзор программы ActivTrak

Система учета рабочего времени Teramind​

Teramind – мощный программный комплекс для мониторинга сотрудников, обнаружения внутренних угроз и оптимизации производительности на рабочем месте. Программа Teramind сочетает в себе функции системы учета рабочего времени (EMS) и системы предотвращения утечек информации (DLP).

Преимущества программы Teramind

– Гибкость тарифного плана. В зависимости от потребностей, можно выбрать тариф Стартер, UAM или DLP. – Мониторинг активности пользователей, дружелюбный интерфейс, выполненный в виде дашборда. – Запись видео с мониторов сотрудников.

Возможность просмотра мониторов, исходя из действий пользователей. – Возможность записи звука с микрофона. – Удобный инструментарий для E-mail-мониторинга. – Поведенческий анализ пользователей. Возможность гибких настроек рисков. – Функции DLP-системы.

– Удобная и информативная Демо-версия программы.

Как работает программа Teramind?

Процесс установки программы на облако – стандартный. Создается аккаунт, грузится агент и устанавливается на ПК сотрудников. После этого, данные появляются на дашборде. Установка On-Premise – процесс более трудоемкий и потребует много времени и специальных навыков.

– Достаточно трудоемкий процесс установки On-Premise версии программы. – Минимальный пакет для покупки – 5 лицензий. Это может не подойти малым предприятиям. А также компаниям, желающим мониторить небольшое число сотрудников. – Программа не поддерживает платформу Linux.

Программа ориентирована на крупные компании, в чьи задачи входит не только анализ продуктивности сотрудников, но и защита корпоративной информации.

Система учета рабочего времени Hubstaff​

Программа для отслеживания рабочих часов сотрудников Hubstaff немного отличается от представленных выше конкурентов своей демократичностью и ориентирована на контроль удаленных сотрудников.

Преимущества программы Hubstaff

– Интеграция с более чем 30 приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal. – Возможность выплаты сотрудникам заработной платы за отработанные часы.

– Программа также позволяет искать фрилансеров по всему миру, благодаря встроенному сервису. – Периодические скриншоты экрана занимают меньше пространства на диске, чем запись видео.

– Возможность отслеживания работы над проектом, интеграция с CRM-системами. – Функция GPS-трекинга, программа работает с iOS и Android

Как работает программа Hubstaff?

Программа устанавливается на облако, аналогично Activtrak и Teramind.

Минусы: – Отсутствуют функции онлайн-мониторинга пользователей и видеозаписи экрана. – Программа не работает с Linux, для кого-то это может быть важным упущением. – Очень запутанный пользовательский интерфейс, нужно время, чтобы научиться использовать все функции программы.

Однозначно – небольшим компаниям, работающим с удаленными сотрудниками. Функция почасового начисления заработной платы позволит полностью автоматизировать процесс сотрудничества с удаленщиками.

​Система учета рабочего времени Time Doctor

Time Doctor – система учета рабочего времени сотрудников, с расширенными функциями по отслеживанию времени. Так же, как и Hubstaff, программа подойдет для компаний, имеющих в своем штате удаленных сотрудников, либо работающая с фрилансерами.

Преимущества программы Time Doctor

– Программа проста в использовании и очень точно фиксирует продуктивное и непродуктивное время

– Интеграция с целым рядом приложений, такими, как Trello, Slack, Asana, GoogleApps, GitHub, Bitrix24, Zoho CRM.

– Программа работает со всеми популярными платформами: Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

– Программа делает скриншоты с вебкамер пользователей.

Как работает Time Doctor?

Все аналогично предыдущим 3-м программам.

– Нет онлайн мониторинга и записи видео с экранов. – Старомодный и запутанный пользовательский интерфейс. Нужно изучить кучу мануалов, чтобы начать использовать программу. – Цена. Использование программы будет стоить 10$ за юзера в месяц, независимо от срока лицензий.

Программу Time Doctor часто называют аналогом Hubstaff, поскольку она тоже ориентирована на контроль работы удаленных сотрудников.

Обзор программы Time Doctor

Надеюсь, что мой обзор поможет вам в выборе!

Источник: https://vc.ru/services/103057-top-5-sistem-ucheta-rabochego-vremeni-2020-goda

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.