Как вести учет отпусков

Содержание

Журнал регистрации приказов на отпуск: скачать образец заполнения и бланк, как ведется учет распоряжений о предоставлении отдыха?

Как вести учет отпусков

Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.

В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.

Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.

Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.

Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?

Учет и регистрация приказов ведется обычно в тех организациях, где большая численность персонала.

Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.

Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.

Кроме того, такой учет позволяет быстрой найти нужный документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения обязательств работодателем.

Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.

Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.

Как заполнить правильно?

Форма журнала учета и регистрации не установлена.

Компания может разработать свой удобный бланк, никаких строгих требований не предъявляется, так как данная учетная книга нужна исключительно для внутренних нужд организации, и проверяющими органами никогда не запрашивается.

Оформляется журнал обычно в виде таблицы, в которой проводится регистрация очередного приказа.

Зарегистрировать распоряжение о предоставлении отпуска – это, значит, внести основные сведения о нем в табличную часть журнала.

Обычно в книгу включают графы со следующими наименованиями:

  • порядковый номер записи;
  • дата составления приказа;
  • номер распоряжения – присваивается в соответствии с разработанной в организации нумерацией;
  • ФИО работника, которому предоставляется ежегодный отдых;
  • его должность или профессия;
  • подразделение, где работает;
  • вид предоставляемого отдыха – рекомендуется приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках регистрировать отдельно от прочих, у которых больший срок хранения, если журнал предназначен исключительно для учета и регистрации распоряжений об ежегодном отдыхе, то данную графу можно исключить;
  • дата начала и окончания отпуска из приказа;
  • продолжительность отдыха – также переносится из распоряжения;
  • документ основание – заявление работника или график;
  • примечание – любая дополнительная информация.

Это примерное содержание граф, которые включают исчерпывающую информацию об оформленном документе. По желанию графы можно изменить – сократить или дополнить.

Журнал лучше вести отдельно для приказов с разным сроком хранения.

Распоряжения, касающиеся ежегодного отпуска (его предоставления, переноса, продления), должны храниться 5 лет.

Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше регистрировать в отдельных книгах.

Если журнал оформляется в бумажном виде, то рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, то есть оформить по стандартным правилам ведения учетных книг.

Можно вести регистрацию в электронном виде, это упрощает процесс, при этом позволяет вести учет документации без нарушения правил трудового законодательства.

Хранить журналы следует 3 года.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.

Так выглядит образец:

Выводы

Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.

Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.

Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.

Рекомендуется регистрировать распорядительную документацию по ежегодным отпускам отдельно.

Источник: https://praktibuh.ru/kadrovyj-uchet/otpusk-ezhegodnyj/zhurnal-registratsii-prikazov.html

Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе

Как вести учет отпусков

11.07.2006 Бухгалтерский ДЗЕНподписывайтесь на наш канал Июль и август – это те месяцы, когда многие работники предпочитают отдыхать, а бухгалтерам прибавляется работы с оформлением отпусков. О том, какие бывают отпуска, как создать резерв на оплату и как их рассчитать с помощью программы “1С:Зарплата и Управление Персоналом 8” рассказывает С.А.

Харитонов, профессор Финансовой академии при Правительстве РФ.

Все лица, работающие по трудовому договору в организациях, относящихся к любым формам собственности, независимо от степени занятости, места выполнения трудовых обязанностей, занимаемой должности или выполняемой работы, а также срока трудового договора и формы оплаты труда, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Наравне с другими работниками право на оплачиваемый отпуск имеют временные и сезонные работники. Напомним, что временными признаются работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев.

Таким работникам предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы.

Сезонными признаются работы, которые в силу климатических и иных природных условий выполняются в течение определенного времени (сезона), не превышающего шести месяцев.

Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска также предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Обращаем внимание, что право на отпуск на общих основаниях имеют и лица, работающие по трудовому договору у отдельных граждан, а также надомные работники. Надомниками признаются лица, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работ на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет.

Ежегодный отпуск представляет собой сумму основного и дополнительного отпусков. Отличия между ними состоят в продолжительности, основаниях и порядке предоставления.

Основной отпуск гарантирован для всех наемных работников.

Его минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней.

Отдельные категории работников (с учетом характера, условий труда, состояния здоровья и т. д.) имеют право на удлиненный отпуск, в частности:

  • лица моложе 18 лет – не менее 31 календарного дня;
  • работники детских учреждений, некоторых научно-исследовательских учреждений, а также учебных заведений – до 48 рабочих дней;
  • мастера производственного обучения образовательных учреждений, специальные педагоги, педагоги-организаторы образовательных учреждений – 36 рабочих дней;
  • государственные служащие – не менее 30 календарных дней и т.д.

При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются.

Работнику предоставляется право использовать отпуск за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в данной организации.

Работник принят на работу в организацию 10 августа 2005 года. Первый рабочий год истекает 9 августа 2006 года.

При этом следует учитывать, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается как время фактической работы, так, в частности, и время, когда работник фактически не трудился, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось рабочее место (должность):

  • время ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • период временной нетрудоспособности;
  • время, проведенное на военных сборах;
  • время участия в работе избирательных комиссий и т.д.

Работник принят на работу в организацию с 1 февраля 2005 года.

С 9 по 18 марта работник был временно нетрудоспособен, с 16 по 20 мая находился на военных сборах, остальные рабочие дни выполнял трудовые функции, предусмотренные трудовым договором.

Для рассматриваемой ситуации первым рабочим годом, за который работнику полагается отпуск, является период с 1 февраля 2005 года по 31 января 2006 года.

Вместе с тем, следует учитывать, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются следующие периоды:

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
  • время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;
  • время отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней, предоставленного по просьбе работника.

Работник принят на работу в организацию с 10 февраля 2005 года. С 9 по 29 марта работнику по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

Для рассматриваемой ситуации первый рабочий год, за который должен быть предоставлен отпуск работнику, “удлиняется” на 21 день, он охватывает календарный период с 10 февраля 2005 года по 1 марта 2006 года.

Второй рабочий год начинается со 2 марта 2006 года.

Отпуск за первый год работы может быть предоставлен авансом по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации.

При этом непрерывность работы означает, что в течение шести месяцев работник не увольнялся и вновь не принимался на работу в организацию.

Следует учитывать, что ранее шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен, в частности:

  • женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • работникам в возрасте до восемнадцати лет.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, устанавливаемой графиком отпусков.

Все лица, работающие по трудовому договору в организациях, относящихся к любым формам собственности, независимо от степени занятости, места выполнения трудовых обязанностей, занимаемой должности или выполняемой работы, а также срока трудового договора и формы оплаты труда, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Наравне с другими работниками право на оплачиваемый отпуск имеют временные и сезонные работники. Напомним, что временными признаются работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев.

Таким работникам предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы.

Сезонными признаются работы, которые в силу климатических и иных природных условий выполняются в течение определенного времени (сезона), не превышающего шести месяцев.

Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска также предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Обращаем внимание, что право на отпуск на общих основаниях имеют и лица, работающие по трудовому договору у отдельных граждан, а также надомные работники. Надомниками признаются лица, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работ на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет.

Ежегодный отпуск представляет собой сумму основного и дополнительного отпусков. Отличия между ними состоят в продолжительности, основаниях и порядке предоставления.

Основной отпуск гарантирован для всех наемных работников.

Его минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней.

Отдельные категории работников (с учетом характера, условий труда, состояния здоровья и т. д.) имеют право на удлиненный отпуск, в частности:

  • лица моложе 18 лет – не менее 31 календарного дня;
  • работники детских учреждений, некоторых научно-исследовательских учреждений, а также учебных заведений – до 48 рабочих дней;
  • мастера производственного обучения образовательных учреждений, специальные педагоги, педагоги-организаторы образовательных учреждений – 36 рабочих дней;
  • государственные служащие – не менее 30 календарных дней и т.д.

При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются.

Работнику предоставляется право использовать отпуск за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в данной организации.

Работник принят на работу в организацию 10 августа 2005 года. Первый рабочий год истекает 9 августа 2006 года.

При этом следует учитывать, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается как время фактической работы, так, в частности, и время, когда работник фактически не трудился, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось рабочее место (должность):

  • время ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • период временной нетрудоспособности;
  • время, проведенное на военных сборах;
  • время участия в работе избирательных комиссий и т.д.

Работник принят на работу в организацию с 1 февраля 2005 года.

С 9 по 18 марта работник был временно нетрудоспособен, с 16 по 20 мая находился на военных сборах, остальные рабочие дни выполнял трудовые функции, предусмотренные трудовым договором.

Для рассматриваемой ситуации первым рабочим годом, за который работнику полагается отпуск, является период с 1 февраля 2005 года по 31 января 2006 года.

Вместе с тем, следует учитывать, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются следующие периоды:

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
  • время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;
  • время отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней, предоставленного по просьбе работника.

Работник принят на работу в организацию с 10 февраля 2005 года. С 9 по 29 марта работнику по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

Для рассматриваемой ситуации первый рабочий год, за который должен быть предоставлен отпуск работнику, “удлиняется” на 21 день, он охватывает календарный период с 10 февраля 2005 года по 1 марта 2006 года.

Второй рабочий год начинается со 2 марта 2006 года.

Отпуск за первый год работы может быть предоставлен авансом по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации.

При этом непрерывность работы означает, что в течение шести месяцев работник не увольнялся и вновь не принимался на работу в организацию.

Следует учитывать, что ранее шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен, в частности:

  • женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • работникам в возрасте до восемнадцати лет.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, устанавливаемой графиком отпусков.

Отдельным категориям работников сверх базового основного отпуска предоставляются ежегодные дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка. Такие отпуска, в частности, предоставляются:

  • работникам, занятым на работах с вредными условиями труда;
  • работникам с ненормированным рабочим днем;
  • работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • работникам, имеющим продолжительный стаж работы в одной организации.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/13910/

Соберите предпочтения сотрудников по отпускам

Как вести учет отпусков

Время отдыха

Анастасия Пименова

Бухгалтер-эксперт с 10-летним стажем

Актуально на 28 июля 2020

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска — обязанность работодателя, неисполнение которой влечет административную ответственность. Из нашей памятки по отпускам вы узнаете о ключевых моментах, соблюдение которых поможет избежать санкций контролеров.

  Увольнение при банкротстве предприятия

Утверждаем график отпусков

Работники уходят в отпуск в очередности, определяемой графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ). Документ утверждается заранее — за 2 недели до начала года предоставления отпуска. Если в организации есть профсоюз, его мнение учитывается при составлении графика.

Подробнее о графике отпусков читайте наши материалы:

  • График отпусков: бланк и образец;
  • График отпусков в новой организации;
  • Обязателен ли график отпусков на микропредприятии;
  • Мнение работников при составлении графика;
  • Мнение профсоюза при составлении графика;
  • Отпуск не по графику;
  • Неиспользованный отпуск в графике;
  • Как изменить график отпусков;
  • Кого не включают в график отпусков.

Есть ли необходимость в ведении журнала учета отпусков

Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами. Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков. Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.

Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.

Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.

Так, на практике сотрудники зачастую не соблюдают графики отпусков. Им может потребоваться продлить отпуск, если они заболели в этот период, на весь период временной нетрудоспособности.

Также сотрудника могут вызвать на работу в период его отпуска, он может брать отгулы в течение года в счет отпуска, разбивать отпуск на несколько частей и пр.

Все это обуславливает целесообразность ведения специального учетного журнала отпусков для внутренних целей.

Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:

  1. Систематизации сведений об отпусках.
  2. Обобщения информации о предоставляемых сотрудникам отпусках.
  3. Получения наглядных сводных данных.
  4. Отслеживания последовательности издания приказов об отпусках, недопущения нарушения нумерации и обеспечения непрерывности номеров.

В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.

Проверяем стаж сотрудника для предоставления отпуска

Право работника на отпуск возникает через полгода с момента трудоустройства к данному работодателю (ст. 122 ТК РФ).

Отпуск при стаже до 6 месяцев дается:

При согласии руководстваВ обязательном порядке
По заявлению любому сотрудникуПо заявлению:

  • женщинам до отпуска по беременности и родам или сразу после него;
  • несовершеннолетним работникам;
  • усыновителям детей в возрасте до 3 месяцев;
  • другим сотрудникам согласно Федеральным законам

Все, что касается определения стажа, дающего право на очередной оплачиваемый отпуск, читайте в статьях:

  • За какой год предоставляется отпуск: календарный или рабочий;
  • Рабочий год при отпуске авансом;
  • Включается ли простой по вине работника в стаж для отпуска;
  • Включается ли административный отпуск в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска.

Определяем продолжительность отпуска

Каждый год работник вправе рассчитывать на 28 календарных дней отпуска (ст. 115 ТК РФ). Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Дополнительные дни отпуска предоставляются некоторым категориям сотрудников (ст. 116 ТК РФ):

  • занятым на работах с вредными или опасными условиями труда;
  • имеющим особый характер работы или ненормированный рабочий день;
  • работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям и др.

Порядок заполнения

Журнал регистрации отпусков имеет целью фиксацию распоряжений или приказов, которые были изданы работодателем по факту выхода сотрудника в отпуск. Формирование таких приказов является обязательным для работодателя. Они составляются в свободной форме или по утвержденным Росстатом образцам Т-6 или Т-6а.

Стандартный журнал учета отпусков имеет табличную форму, в которую в хронологическом порядке вносятся сведения об оформляемых работодателем приказах на отпуск.

В журнале регистрации отпусков (приказов на отпуск) обычно присутствуют такие графы:

  1. Порядковый номер записи (начиная с «1» и далее).
  2. Дата подготовки приказа об отпуске (число, месяц и год приказа, на основании которого сотрудник вышел в отпуск).
  3. Номер приказа (он может быть любым, согласно принятой системе нумерации документов в компании, но присвоенные номера не должны повторяться в течение года).
  4. ФИО сотрудника, которому был предоставлен отпуск.
  5. Его должность (структурное подразделение).
  6. Виды отпуска (например, ежегодный, дополнительный, административный или учебный).
  7. Дата начала и окончания отпуска (конкретные даты).
  8. Количество дней отпуска (отпуск всегда указывается в календарных днях).
  9. Основание для предоставления (обычно это график отпусков на текущий год, который обязан заблаговременно утвердить работодатель и ознакомить с ним всех сотрудников; но если сотрудник уходит в отпуск вне графика, то здесь можно прописать реквизиты поступившего от него заявления; если отпуск является учебным, то основанием станет справка-вызов).
  10. Графа с примечаниями и особыми заметками.

Так как форма журнала является произвольной, то в него могут включаться специальные графы, которые нужны для удобства конкретного работодателя.

При ведении регистрационного журнала необязательно сразу прописывать здесь дату окончания отпуска, так как сотрудника могут, например, досрочно вызвать на работу или он может уйти на больничный.

Но некоторыми кадровыми специалистами указывается данная информация уже изначально, а затем вносятся правки, пометки и исправления. Такой вариант также допустим.

Помимо указанных сведений, журнал учета имеет титульный лист (обложку), на которой указывается общая информация о нем:

  1. Как именуется документ.
  2. Какие документы подлежат регистрации в нем (например, работодатель может вести отдельные журналы для регистрации приказов об оплачиваемых, декретных и административных отпусках).
  3. Наименование компании-работодателя, которая ведет журнал.
  4. За какой период приводятся сведения (обычно это определенный календарный год).
  5. Ответственные за ведение журнала лица (должности с ФИО).

Бумажный журнал нумеруется и прошивается. Электронная версия журнала должна быть распечатана по итогам года и передана на хранение в архив.

После того как журнал был полностью заполнен, он передается на хранение в архив. Согласно ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов…», утвержденных Росархивом в 2000 году, сроки хранения журнала составляют 3 года.

Таким образом, журнал учета отпусков не является обязательным документов в организации. Он ведется по желанию работодателя для удобства учета приказов об отпуске сотрудников. Допускается ведение журнала в письменном и электронном форматах.

Журнал об учете приказов об отпусках не запрашивается в ходе проверок контролирующими инстанциями, и его отсутствие не может стать основанием для привлечения работодателя к ответственности за нарушение законодательства.

Законодательство не содержит установленных требований к форме и порядку ведения такого учетного журнала.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или на сайте. Это быстро и бесплатно! автора 73Автор статьи Виталий Куракин Юрист Написано статей 296

Оформляем документы

Об отпуске сотруднику сообщают не позднее 2 недель до его начала (ст. 123 ТК РФ).

Далее составляется приказ о предоставлении отпуска и, при необходимости, приказ о замещении сотрудника на время отпуска другим работником.

При желании уйти в отпуск не по графику работник пишет соответствующее заявление.

Образцы документов можно найти здесь:

  • заявление о предоставлении отпуска;
  • заявление на отпуск с последующим увольнением;
  • уведомление о начале отпуска;
  • приказ на отпуск;
  • приказ на отпуск группы сотрудников;
  • приказ на отпуск авансом;
  • приказ о замещении на время отпуска.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.

Примерная форма журнала может содержать такие графы: (нажмите для раскрытия)

Наименование графыПояснения по заполнению графы
№ строкиНомер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку
Дата приказаЧисло, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск
№ приказаКаждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию.
Сведения о работникеДостаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения).
Вид предоставляемого отпускаНа основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале.
Даты отпускаНачальная и конечная дата отпускного периода.
Длительность отпускаДлительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа.
ОснованиеСписок документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения.
ПримечаниеДополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок.

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах.

В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том: (нажмите для раскрытия)

  • Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
  • В какой организации ведется журнал;
  • За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
  • Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Пример журнала регистрации отпусков

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Рассчитываем и выплачиваем отпускные

Сумма отпускных определяется исходя из среднего заработка работника за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска: выплаты за этот период делятся на 12 и на 29,3 — среднемесячное количество календарных дней (ст. 139 ТК РФ).

Источник: https://rabochee-vremya.ru/rabotnik/uchet-otpuskov-2.html

Журнал учета отпусков: образец документа, структура и правила его заполнения

Как вести учет отпусков

При оформлении отпуска для сотрудника работодателю следует подготовить ряд документов, включая приказ на отпуск и записку-расчет отпускных, внести отметку в личную карточку работника. Некоторые работодатели также ведут для удобства журнал учета отпусков.

Способ ведения

Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы. Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.

Так как приказ учета отпусков не является обязательным документом, то работодатель вправе сам определить способ ведения такого журнала. Допускается ведение журнала в письменном или электронном виде. Способ ведения документа определяется работодателем из соображений удобства.

Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.).

Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись. Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.

Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.

Типовая форма и образец

Типовая форма журнала учета не утверждена, поэтому разрабатывается непосредственно в компании-работодателе. Готовый образец журнала учета отпусков можно скачать здесь.

Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии. Их можно приобрести по желанию в любом магазине, реализующем печатную продукцию.

https://www.youtube.com/watch?v=u50g8OmxGjk\u0026list=PLXZ2BC03E95MvfW0em9w8nAM4YwgIlEvO

Способ ведения журнала работодателю целесообразно прописать в соответствующем локальном нормативном акте (например, в принятом Положении о кадровом делопроизводстве).

Как правильно вести учет отпусков

Как вести учет отпусков

› Как правильно делать

28.12.2019

Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.

В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.

Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.

Учет отпусков в отделе кадров

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 9

Учет отпусков в отделе кадров

В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Полный спектр действий по учету отпусков

Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы.

Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска.

И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

— составление графика отпусков;

— напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;

— учет отпусков произвольных типов и видов;

— учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;

— учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);

— учет остатков отпуска;

— учет отзывов из отпуска;

— контроль за пересечением отпусков между собой;

— отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;

— контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;

— возможность продления отпусков;

— учет компенсаций за отпуск.

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск»

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма. Образец заполнения

4-я страница формы N Т-2

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы

и др.)

Количество календарных

дней отпуска

Источник: https://az-smm.ru/kak-pravilno-delat/kak-pravilno-vesti-uchet-otpuskov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.