Как составить рабочий табель

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Как составить рабочий табель

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

  • ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
  • получать данные об отработанном времени;
  • рассчитывать зарплату;
  • составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 и Т-13*.

Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет).

При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность – табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу.

Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.

Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы – Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется “учет использования рабочего времени”. Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации.

Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.).

Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12.

Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить “К”. А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль.

Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится “в”, а в нижней – нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. …

приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда.

Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам (“НН”).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов.

При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.

Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16.

В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска – 09, а неявки по невыясненным причинам – 30.

И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Источник: Кадровое дело

Валентина Митрофанова
 

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-zapolnyat-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-davayte-razberemsya

Требования и порядок заполнения табеля учёта рабочего времени

Как составить рабочий табель

Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени.

Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени.

Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Какие требования предъявляются к заполнению

Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном — это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.

Должны быть отражены:

  • рабочие дни,
  • выходные,
  • больничные,
  • отпуск.

Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Второй же — подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени.

Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.

Кто отвечает за отчетность

Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается.

Единственное исключение — ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено.

На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.

Правила заполнения

Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.

Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.

В табеле указываются все работники, в том числе:

  • принятые на сезонную работу,
  • учащиеся с оплатой труда,
  • временные работники.

Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.

Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя.

Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц.

Обычно данные передаются два раза в месяц — для расчета аванса и основной заработной платы.

На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать — остается на усмотрение организации.

Данные, которые часто указывают неправильно:

  1. ФИО сотрудника.
  2. Должность сотрудника.
  3. Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
  4. День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
  5. Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
  6. Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.

Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Подходят для заполнения по формам Т12 и Т13, разработанным Госкомстатом. Т12 — универсальная форма, а Т13 применяется на предприятиях, где стоят автоматические турникеты, фиксирующие время нахождения сотрудника на рабочем месте. Использовать эти конкретные формы необязательно.

Предприятие может разработать свою специальную вариацию на основе этих прототипов, в зависимости от того, как удобнее работать самой организации. Составить табель проще всего, если взять за образец заполнения Т 12. Чаще всего применяются именно типовые документы, поскольку они разработаны в удобной форме.

Вне зависимости от используемого шаблона бланка, существуют общие требования, предъявляемые ко всем вариантам. Удобнее разобрать их на примере.

  1. В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
  2. Указывается ОКПО.
  3. Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
  4. Указывается номер документа.
  5. Отчетный период — срок, за который рассчитывается зарплата.
  6. Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
  7. В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 — осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
  8. Заполняется ежедневно.
  9. Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
  10. Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
  11. В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 — причина, по которой это произошло.
  12. В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
  13. Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
  14. Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
  15. Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
  16. Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
  17. При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.

Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Заполняется табель уполномоченным на это лицом. Им может быть любой сотрудник, выбранный руководителем организации. Это происходит либо с выпуском специального составленного приказа, либо с указанием этих обязанностей в договоре. В противном случае незаконно требовать заполнения документов от какого-либо сотрудника, т.к. это не входит в его прямые обязанности.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/rabochee-vremya/tabel-ucheta-kak-pravilno-zapolnyat.html

Как вести табель учета рабочего времени сотрудников: способы и нюансы

Как составить рабочий табель

Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.

Виды учета рабочего времени

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода.

Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.

Еще один режим — это гибкий график. Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.

В практике применяется учет трех видов:

  • поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
  • недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
  • суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.

Как проверить свою задолженность по налогам физическим и юридическим лицам: несколько верных способов.

Типовой Устав для организации: правильное оформление и разделы устава. Подробная инструкция здесь.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.

Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.

Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.

Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.

Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.

Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.

  1. Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
  2. Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
  3. Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
  4. Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
  5. Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
  6. 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
  7. 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
  8. Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
  9. 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
  10. 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
  11. 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
  12. 15-я графа содержит код причины неявки.
  13. 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.

Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:

ПоказательБуквенноеобозначениеЦифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод.ЯНРВСВМ0102030405
КомандировкаК06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность.ПКПМ0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты.ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ09101112131415161718
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия.БТ1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательствомЛЧ21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу)ПВ22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностейГ23
Прогулыпо неуважительной причинеПР24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителяНС25
Выходныеи праздничные дниВ26
Дополнительныеоплачиваемые выходныеОВ27
Дополнительныенеоплачиваемые выходныеНВ28
Забастовка,осуществленная в порядке законодательстваЗБ29
Неявкипо непонятным причинамНН30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудникаРПНПВП313233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплатыНОНБ3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплатыНЗ36

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.

«Электронный табель»

Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.

Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:

  • рабочего времени;
  • ночных рабочих часов;
  • дневных рабочих часов;
  • времени нетрудоспособности сотрудника;
  • отработанного времени в периоды выходных и праздников;
  • прогулов;
  • недоработки или переработки.

Какую программу выбрать для ведения бухгалтерии в интернете для предпринимателя и организации? Представляем вам обзор онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии.

Последние изменения УСН «Доходы минус расходы» — узнайте тут.

Как заполнить пояснительную записку: https://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/poyasnitelnaya-zapiska.html

Программа «Табель учета рабочего времени»

Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700–800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.

Возможности:

  • для компаний с численностью сотрудников не более 10 программа бесплатна;
  • удобный интерфейс;
  • справочник сотрудников;
  • учет рабочего времени по утвержденным кодам и условным обозначениям по форме Т-13;
  • перевод данных в следующие форматы: XLS, DOC, OpenOffice;
  • база данных автоматически архивируется.

Предлагаем вам также ознакомиться с видео о том, как правильно вести табель учета рабочего времени сотрудников:

Источник: https://bsnss.net/predprinimatelstvo/docs/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.