Как оформить командировочные документы

Содержание

Какие документы нужны для командировки, отчетные документы

Как оформить командировочные документы

Отчетные документы — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке.

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя.  Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

  • Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
  • Транспортные расходы;
  • Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
  • Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

  1. Категории подходящих для поездки граждан;
  2. Длительность;
  3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

  • Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
  • Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
  • Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает.

Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ.

Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

  • Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;
  • Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
  • Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
  • Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
  • Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
  • Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

  • Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

  • Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
  • Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
  • Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
  • Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
  • Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат.

Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых).

Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

  • Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
  • Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
  • Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
  • Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Новости 2018 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2018 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу.  Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их.

Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации.

В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Источник: https://prodokumenty.ru/rabota/komandirovka.html

Как правильно оформить командировку

Как оформить командировочные документы

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки КомандировкаРабота разъездного характера
Количество поездокРазовые, до нескольких раз в год.Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФСтатьи 166 – 168 ТК РФ.Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездокЛюбой.Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работыВыполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.Осуществление основных трудовых обязанностей.
ОплатаИз расчета среднедневного заработка.Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
ОформлениеСпециальный приказ (распоряжение) руководителя.Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходовВ соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.По локальным нормативным актам:

  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2020 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.
Скачать
Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2020 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты.

Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2020 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2020 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время.

Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2020 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Документы для оформления командировки – Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Как оформить командировочные документы

Ранее в нашем блоге мы рассказывали о том, как оформлять деловые поездки, а сегодня подробнее поговорим о том, какие документы нужны для оформления командировки.

В 2019 году перечень документов для оформления командировки выглядит так:

  • приказ – этот документ закрепляет сам факт командировки;
  • служебное задание – его подписывает руководитель сотрудника, в документе содержится информация о целях поездки и задачах командированного (эти данные можно внести в приказ и не заполнять отдельное задание);
  • расходный кассовый ордер – на основании приказа работник получает аванс для покрытия расходов, эту выплату нужно оформить;
  • согласие на работу в выходные – если вы знаете, что сотрудник будет выполнять служебное задание в том числе и в выходные, понадобится его письменное согласие (если работа будет идти в обычное время, эта бумага не нужна);
  • авансовый отчет – по возвращению работника из командировки он должен сдать авансовый отчет, к которому прикладываются все документы, подтверждающие затраты.

Рассмотрим необходимые документы подробнее.

Приказ о направлении в командировку

До 2015 года российские компании были обязаны отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь нужно заполнять лишь приказ. Причем компания вправе разработать форму документа самостоятельно, также можно воспользоваться унифицированной формой Т-9.

Подробно составление этого документа мы рассматривали в нашей статье. Вкратце, он должен содержать следующие сведения:

  • полное наименование организации;
  • ФИО сотрудника, его должность и код подразделения;
  • место назначения;
  • длительность командировки;
  • цель поездки и ее основание (служебное задание)

Служебное задание

В настоящий момент заполнение отдельного служебного задания – не обязательно. Входящие в него данные могут быть внесены сразу в приказ, однако часто для облегчения отчетности специалисты по кадровому администрированию предпочитают использовать бланк служебного задания.

Для этого документа также существует унифицированная форма Т-10а. Заполнять ее нужно в два этапа. Первый из них осуществляется еще до старта командировки: в документ вносится информация об организации, бланку присваивается порядковый номер, данные о работнике и его отделе, параметры командировки. Обычно всю эту информацию заполняет сам сотрудник.

После его возвращения из поездки уже его руководитель завершает заполнение служебного задания. Он перечисляет выполненные в ходе поездки задачи и вносит резюме об итогах в специальную графу.

Аванс и расходный кассовый ордер

Работодатель обязан не просто сохранить за сотрудником его место и выплачивать средний заработок во время поездки, но и оплачивать возникающие в ходе командировки расходы. Для этого необходимо выплачивать аванс на командировку. Мы рассматривали правила выплаты аванса в одной из предыдущих статей. 

Жестких правил для выплаты аванса нет, но операцию нужно провести верно. Для этого необходимо составить расходный кассовый ордер. В нем должна содержаться информация об операции (строка «Основание») и список прилагаемых документов (строка «Приложение»). Также в документе должны быть данные компании (код по ОКПО), дата ордера, подписи главного бухгалтера и сотрудника, получающего аванс.

Согласие на работу в выходной день (не обязательно)

Если сотрудник уезжает в командировку или будет работать в том числе в выходные или праздничные дни, он должен дать на это письменное согласие. Единой формы этого документа не существует, так что можно составлять его в произвольном виде.

Главное помнить, что существуют категории сотрудников, которых в принципе нельзя вызывать на работу в выходные. К ним относятся несовершеннолетние сотрудники, беременные женщины, родители, воспитывающие маленьких детей (до трех лет), люди с ограниченными возможностями.

Авансовый отчет

После возвращения сотрудника из командировки, он должен заполнить авансовый отчет. Этот документ нужен для того, чтобы отчитаться за потраченные на поездку деньги. Для авансового отчета существует унифицированная форма N АО-1.

Этот документ должен содержать следующие сведения:

  • название компании;
  • дату и номер отчета;
  • отдел и должность командированного сотрудника;
  • причину поездки;
  • сумму аванса.

К документы прикладываются различные подтверждения затрат – о них мы подробно рассказывали здесь.

Заключение

Как видно, в настоящее время документы необходимые для оформления командировки составить совсем нетрудно, и сам их список невелик. В него входят приказ, служебное задание, расходный ордер для аванса и авансовый отчет, а также необязательные документы, вроде согласия на работу в выходные.

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/dokumenty-dlya-oformleniya-komandirovki/

Правильное оформление документов для командировки в 2020 году

Как оформить командировочные документы

Статья рассказывает, как правильно составить документы для командировки в 2020 году, разъясняет, какие нюансы нужно учитывать.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Правовое регулирование

Изменился порядок оформления командировок. Теперь для оформления рабочей поездки требуется минимум документов.

2 основных акта, регулирующих оформление командировок:

  • постановление Правительства № 749 датировано октябрем 2008 года;
  • постановление Правительства № 1595 утверждено в декабре 2014 года. Кстати, этим правовым актом упразднено оформление удостоверений.

Важно! Теперь компания сама решает, заполнять или нет журнал командированных работников. Официально такая обязанность отменена Правительством. Постановление № 771 датировано июлем 2015 года.

Как правильно оформить рабочую поездку

Когда специалиста отправляют в поездку, можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. С образцами можно ознакомиться в постановлении № 1, датированном январем 2004 года.

Нет желания использовать учетные формы, разработайте свои. Для оформления командировки можно поменять или скорректировать бланки.

Когда назначается командировка на 2020 год документы можно утвердить локальным актом.

Таблица документации для оформления рабочей поездки

Название актаОсобенности составления
ПриказИспользуется форма № Т-9а. Пишется должность, имя, фамилия и отчество сотрудника. Указывается место командировки, срок пребывания. Бухгалтерии потребуется немного скорректировать образец, убрать из него упоминание о служебном задании. В приказе на сотрудника также указывается цель поездки и основание для поездки. Например, основанием является служебная записка либо договор, заключенный с контрагентом.
Табель учета рабочего времениТабель заполняется, чтобы зафиксировать, сколько времени будет отсутствовать сотрудник. Командированным специалистам компенсируется средний заработок. Поэтому нужно точно знать, сколько времени сотрудника не будет на предприятии. Иначе не получится сделать начисления. Для командируемых работников используется отдельный код. Пишется код К.Символы РВ обозначает, что человек, находясь в поездке, трудился в рабочий день. Необходимо написать количество рабочих часов, если руководитель распорядился о работе на выходных. Труд по выходным дням оплачивается в двойном размере (статья  153  Трудового кодекса).
Авансовый отчетДоклад оформляется после поездки. Нужно пояснить,  сколько денег было потрачено, пока специалист отсутствовал на предприятии. Отчетность позволяет держать под контролем расходы. Каждую трату нужно подтвердить обязательным документом. Поэтому во время поездки собираются чеки, квитанции, билеты. Нужно использовать форму № АО-1.

После того, как бухгалтер получит отчет, сотруднику компенсируются траты. Когда документы корректно оформлены, траты можно отражать в финансовой политике компании.

Как доказать затраты

Документами подтверждается, сколько времени провел человек в поездке. Не все едут на поезде или летят на самолете. Зачастую работники путешествуют на собственном автомобиле или мотоцикле.

Перед поездкой пишется служебная записка, где пишется срок отсутствия. Составление записки допускается в произвольной форме. Вместе с оправдательными справками записка представляется руководителю фирмы.

Записку нужно приложить к авансовому отчету.

В заграничной командировке также нужно собирать подтверждающие документы. Время пребывания за границей проверяется по отметкам, сделанным в паспорте. Для подтверждения рабочей поездки нужно отксерокопировать паспорт с отметками. Документы для командировки в 2020 году по странам СНГ ­– это проездные документы. По билетам проверяется дата пересечения границы.

Нюансы

Есть группа работников, обязанности которых носят разъездной характер. Например, курьеры. Отдельное документирование для поездок не требуется. Приказ оформляться не должен. Правило утверждено ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса.

Для оформления поездки организация может оформить удостоверение. Отсутствие удостоверения у сотрудника нарушением не является. Ранее были нужны удостоверения, чтобы показать дату отъезда к месту назначения и дату выезда.

От работников также не требуется составление отчета о поездке. Отсутствует необходимость писать задание для работников и проверять его выполнение.

Руководитель вправе утвердить собственный порядок по учету документов для поездок. Такая возможность предоставлена ч. 1 ст. 7 Трудового кодекса.  Сотрудниками оформляются те документы, которые утвердил работодатель.

Основанием для заполнения дополнительной документации на командировку является акт, принимаемый на предприятии.

Итак, какие документы утвердил руководитель, такие и придется заполнять работникам. Если имеется локальный акт, то заполняется удостоверение и служебное задание.

Отчетность после поездки

Командировочные на работников платятся, только если представлены все оправдательные документы. Чтобы получить компенсацию, придется отчитаться за каждую трату. Нужны документы, подтверждающие проживание по отелям, гостиницам. Если документы составлены неправильно или отсутствуют, бухгалтерия откажется возмещать расходы по командировке.

Таблица отчетных документов после командировки

Название документаОсобенности оформления
Договор о наймеНеобязательно занимать гостиничный номер, можно снять комнату или квартиру. Договор составляется согласно требованиям главы 35 Гражданского кодекса.
Договор на оказание гостиничных услугДоговор должен соответствовать требованиям, утвержденным постановлением Правительства № 1085 от 09.10.2015. Пишется наименование исполнителя, сведения о регистрации в ЕГРЮЛ. Указывается категория номера, перечень услуги и их стоимость. Уточняется время выезда и заезда.

Документы о проживании должны быть составлены правильно. Если человек потеряет билеты, то период командировки будет уточняться по договорам о проживании.

Порядок оплаты

Перед отъездом сотрудник получает аванс. После проживания гостиница выдает приходный кассовый ордер или кассовый чек. Чек передается бухгалтерии для оплаты. Правила оформления оправдательных справок утверждены постановлением Правительства № 1085.

Аренда квартир также является распространенным способом проблемы с жильем на время путешествий. Расписка от наймодателя подтвердит оплату найма жилья.

Совпадение рабочей поездки с днями отдыха

Нередко поездка работника захватывает выходные дни.  Возникают вопросы по оплате.

3 случая совмещения командировки с выходными:

  1. Рабочая поездка длится несколько дней, захватывает выходные.
  2. Заранее предполагается, что сотрудник будет исполнять должностные обязанности по выходным.
  3. Приказ не включает выходные дни, однако дата приезда или отъезда приходится на нерабочий день.

Для каждого случая имеются свои варианты оплаты.

3 нюанса оплаты нерабочих дней в рабочей поездке:

  1. Если специалист отдыхает в выходной, то никакие дополнительные выплаты или отгулы не полагаются.
  2. Когда человек трудится по выходным, эта информация должна обязательно отражаться приказом. При этом сотрудникам полагается отгул либо двойная оплата (ст. 153 ТК РФ).
  3. Выезд или возвращение из рабочей поездки в выходной день дает право на двойную оплату. Поскольку отсутствует детальное регулирование оплаты, имеет смысл урегулировать локальным актом финансовые вопросы.

Локальный акт нужен, чтобы решить все серьезные вопросы: как оплачивать отработанное время, алгоритм оплаты. Решить, что брать за основу: оклад или среднюю ставку. Так же можно обговорить иные важные вопросы.

Резюме

  1. Документальное оформление командировок значительно упростилось. Можно заполнить учетные формы или разработать свои образцы.
  2. Условно можно поделить документацию на две группы: распоряжения для направления в командировке и бухгалтерские или финансовые документы на командировку о выделении денежных средств.
  3. Важно правильно составить распоряжение, корректно учесть рабочее время в табеле.
  4. Если руководитель посчитает необходимым, то может утвердить дополнительную документацию. Для этого необходимо издать внутренний акт.
  5. Для получения оплаты важно сохранить документы о поездке и оплате проживания. Отсутствие документов или неправильное оформление является причиной для отказа в оплате.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/dokumenty.html

Командировка работника в 2021 году — какие документы оформить – Институт Профессионального Кадровика

Как оформить командировочные документы
27 ноября

3952

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Как оформляется командировка в 2021 году: это приказ, распоряжение о выплате аванса и последующий учет расходов. От того, насколько правильно оформлены документы для командировки, зависит обоснование расходов для налоговой инспекции.

Быстрое согласование внутри компании, контроль исполнения поручений — как оптимизировать рутинные задачи, вы узнаете из нашего курса.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

  • беременных женщин — ст. 259;
  • несовершеннолетних — ст.268.

Важно!

Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

  • медицинского характера – ч.2 ст.259 ТК;
  • запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
  • по ученическому договору – ч.3 ст.203;
  • является зарегистрированным кандидатом – п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

  • сотрудницы с детьми до 3 лет;
  • одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
  • работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно!

При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Оформление письменного распоряжения руководителя о командировке регламентируется абзацем 2 п.3 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Совет

В организации может быть принят свой порядок оформления распорядительных документов для служебных поездок (абз.6 ч.1, ст.22 ТК). Там же пропишите, какие документы нужны для командировки в соответствии с потребностями и условиями вашей компании.

Документы для командировки в 2021 году:

  • запрос о согласии сотрудника (при необходимости) – согласие/отказ;
  • приказ на командировку;
  • авансовый отчет.

Служебные задания и командировочные удостоверения в настоящее время отменены, но руководитель организации вправе включить требование по оформлению этих документов в ЛНА.

Пример

В локальном Положении определите, как правильно оформить командировку, и утвердите документ приказом.

Помимо обязательных реквизитов организации, фамилии и должности работника, в приказе на командировку укажите место, срок и цель поездки. Согласно абз.2 п.7 Положения также фиксируется факт проезда к месту и (или) обратно на служебном / находящемся в собственности работника или третьих лиц (по доверенности) транспорте.

Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Также с приказом знакомится работник, расписывается в его ознакомлении.

Требований к оформлению распоряжения и других документов для командировки в нормативных актах нет. Организация вправе применять форму № Т-9 или Т-9а для оформления приказа, если командируются несколько человек. Также можно применять свой документ — самостоятельно разработанный и утвержденный.

Скачать бланк приказа на командировку

Скачать приказ о направлении работников в командировку

Скачать командировочное удостоверение, бланк

Скачать бланк служебного задания на командировку

В п.10 Положения указано, что работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд и суточные (п.11, п.25 Положения). Смета расходов составляется бухгалтерией. Основаниями для нее служит стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

Если командировка недалеко от места жительства работника и он имеет возможность возвращаться домой каждый день — суточные не выплачиваются. Однако, решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха — абз.5 п.11 Положения.

Согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. В соответствии с п.12 ст.217 НК РФ минимальный размер суточных в командировке — 100 руб, максимальный, не облагаемый НДФЛ:

  • в поездках по России — 700 рублей;
  • в заграничных — 2500 руб.

Выдача денег производится в командировках:

  • по России сообразно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. 

Основание — расходный кассовый ордер 0310002 — форма № КО-2. Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/working-conditions/oformlenie-komandirovki-v-2021-godu/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.