Тайм-менеджмент в бизнесе. Как все успевать, не уставать и получать удовольствие от жизни — Карьера на vc. ru

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Тайм-менеджмент в бизнесе. Как все успевать, не уставать и получать удовольствие от жизни

Любой бизнес – ненормированный рабочий день с нескончаемым потоком дел. Жизнь многих предпринимателей напоминает изнурительный марафон с редкими передышками, что в конечном итоге приводят к снижению продуктивности, стрессам, эмоциональному выгоранию.

Поэтому очень важно научиться правильно распоряжаться своим временем. В современных реалиях навыки тайм-менеджмента – не просто преимущество. Это одно из ключевых условий успеха, как в бизнесе, так и в жизни.

В дословном переводе тайм-менеджмент означает “управление временем”. Разумеется, временем управлять нельзя. Речь идет о технологии, помогающей повысить свою эффективность. То есть способность быстрее достигать намеченных целей благодаря более высокой продуктивности (получения больших результатов на единицу времени).

Проще говоря, чем рациональнее вы используете свое время, тем больше успеваете и, как следствие, большего добиваетесь.

Пик популярности тайм-менеджмента наблюдался лет 10 назад. Технология, разработанная исключительно для трудовой деятельности, постепенно превратилась в самостоятельное направление, охватывающее самые разные аспекты жизни человека.

На сегодняшний день существует множество систем тайм-менеджмента, разработанных гуру саморазвития и личной эффективности. Одни уже успели устареть, другие слишком сложны для использования или подходят только для определенного круга лиц. Однако есть несколько проверенных техник, которые помогут “прокачать” личные качества, забыть об усталости и добиться максимальных результатов в бизнесе.

Если вы серьезно решили стать на путь грамотного распределения времени, в первую очередь необходимо овладеть базовыми навыками самоорганизации и культивировать полезные привычки.

Правильно формулируйте свои цели. Так называемое целеполагание – один из “”китов”, на которых базируется тайм-менеджмент. Специалисты рекомендуют ставить перед собой реалистичные, но труднодостижимые “высокие” цели, которые требуют больших усилий и мотивации. При этом они должны быть конкретными, четкими и измеримыми, а их выполнение ограничивалось жесткими сроками.

Чем конкретнее сформулированы цели, тем проще осуществлять контроль за их реальным достижением.

Один из самых популярных инструментов, используемых для целеполагания, является технология SMART. Она позволяет оценить цель/задачу на соответствие определенным критериям:

• Specific (конкретность). Этот параметр описывает результат, который должен быть получен, и отвечает на вопрос “ Что нужно сделать?”.
• Measurable (Измеримость). Указывает, в чем будет измеряться конечный результат (количественный или качественный показатель).
• Achievable (Достижимость). Важный критерий, который влияет на мотивацию исполнителя. Определяет, какие ресурсы будут задействованы и за счет чего планируется выполнение задачи.
• Relevant (Уместность). Проясняет какие выгоды и реальный результат принесет достижение цели.
• Time bound (Определенность по времени). Ключевой критерий, устанавливающий временные рамки выполнения задачи. Четкое ограничение по времени делает процесс предсказуемым и побуждает к работе в более быстром темпе.

Важно, чтобы как можно больше людей узнали о ваших целях. Публичные обязательства повышают личную ответственность и усилия по ее достижению.

Чтобы главная задача не затерялась среди рутинных дел и всегда была на глазах в буквальном смысле, визуализируйте ее в виде большого плаката над столом, фотоколлажа, обоев на рабочем столе компьютера и т.д.

Ведите учет времени. Настройтесь на интенсивную неделю и каждый день с периодичностью в 20 минут фиксируйте свою занятость. Записывайте абсолютно все, что делаете, включая прием пищи, душ, поход в магазин или общение с семьей. По завершении эксперимента вы получите подробную хронику своего дня. Проведя ее анализ, вы будете знать, на что уходит больше всего времени, а на что не хватает. Какие задачи требуют вашего непосредственного участия и внимания, а какие мешают достижению цели и чем можно пожертвовать для реализации более масштабных планов.

Стройте долгосрочные и краткосрочные планы. Регулярное составление списка дел на день, неделю, месяц, год – отличная привычка, которая увеличивает продуктивность минимум на 25%. Заведите ежедневник и начните со списка на день, который лучше готовить с вечера.

Помните, если вашей задачи нет на бумаге или в электронном виде, значит ее не существует.

В одной колонке напишите важные задачи с жесткой привязкой ко времени. Для каждого события предусмотрите небольшой временной резерв на случай непредвиденных ситуаций. В другую колонку внесите дела, которые могут быть выполнены в любое время.

Объемные задачи обязательно делите на несколько мелких подзадач. Фрагментарный подход особенно актуален в бизнесе, когда большая цель разбивается до уровня мелких каждодневных действий.

В течение дня продолжайте работать со списком, добавляя новые дела с учетом приоритетности. И обязательно вычеркивайте задачи, с которыми успешно справились. Это даст вам ощущение удовлетворенности, зарядит энергией и энтузиазмом. Вечером не забудьте “пробежаться” по своему списку, чтобы подвести итоги и приступить к планированию следующего дня с учетом полученных результатов.

Не переживайте, планирование не превратит вас в робота. Наоборот. Точно зная, что нужно сделать, вы будете меньше потворствовать своим плохим привычкам, быстрее справляться с рутинными делами, освобождая время для генерации новых идей.

Расставляйте приоритеты. Суть тайм-менеджмента – в концентрации на главном. Хаотично переходя от одной задачи к другой, вы снижаете свою продуктивность в 5 раз. Поэтому начинайте день с первостепенных дел, пока вы максимально сосредоточены и полны энергии.

Один из эффективных способов правильного ранжирования задач – матрица Эйзенхауэра, разработанная президентом США. Суть метода заключается в распределении дел по 4 категориям:

• Важные и срочные – первостепенные задачи, невыполнение которых здесь и сейчас ставит под угрозу достижение цели и влечет за собой негативные последствия.
• Важные, но менее срочные – относятся к основной деятельности. Это задачи, которым нужно уделить максимум внимания, но вы можете спокойно планировать, обдумывать и принимать решения.
• Срочные, но неважные – рутинная работа (например, операционная деятельность), которую необходимо выполнить, но она мешает сосредоточиться на главном, выматывает и снижает продуктивность. Если есть возможность, такие задачи лучше автоматизировать или делегировать.
• Неважные и несрочные – не несут никакой пользы. Их можно смело вычеркивать из списка.

Не пытайтесь делать все и сразу. Выберите самую важную и трудоемкую задачу, выполните ее до конца, а затем переходите к менее значимым делам.

Минимизируйте отвлекающие факторы. Если хотите преуспеть в бизнесе, научитесь не отвлекаться по мелочам и фокусироваться на рабочем процессе. Бесконечная проверка почты, бесцельный серфинг в соцсетях, просмотр видео в YouTube, переписка в мессенджерах и разговоры по телефону ни о чем, “перекуры” и перерывы на кофе – основные поглотители времени.

Запланируйте несколько перерывов на день, в течение которых вы сможете расслабиться. В остальное время используйте для продуктивной работы. Приучите окружающих не отвлекать вас чтобы ни случилось. Выделите полчаса утром или вечером на проверку всех сообщений и общение. При выполнении неотложных задач отключите уведомления мессенджеров и звук телефона.

Еще одной серьезной проблемой для многих является прокрастинация – привычка не доводить начатое до конца, откладывание важных и неприятных дел в “дальний ящик”, нежелание идти на риск. Обычно причина кроется в неуверенности в себе, природной рассеянности, отсутствии конкретных целей и мотивации, неумении организовать свою работу. Победить инерцию поможет правило двух минут:

Если какое-то дело можно выполнить в течение 2 минут, сделайте это, не внося задачу в список и не откладывая.

Если для выполнения задачи требуется больше времени, заставьте себя уделить ей внимание две минуты. Велика вероятность, что вы уже не сможете бросить начатое.

Работайте в соответствии с личными биоритмами. С детства из нас делают “жаворонков”, и многие успешные люди начинают свой день очень рано.

“Хочешь, чтобы грезы превратились в жизнь, просто проснись”, — говорит Анна Винтур (главред Vogue), которая встает в 5 утра.

Хотя это хорошая привычка, позволяющая “увеличить” количество часов в сутках, у каждого человека свои пики активности, плато и периоды упадка сил. Вы, как владелец собственного бизнеса, можете себе позволить жить в гармонии со своим телом. Планируйте свой день таким образом, чтобы самая сложная и ответственная работа приходилась на время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии. Оставшиеся часы можно использовать для выполнения более простых и незначительных задач.

Автоматизируйте свою работу. Современные технологии значительно расширили возможности ведения и продвижения бизнеса. Если говорить об МЛМ, то в арсенале современных сетевиков множество онлайн-инструментов, которые позволяют:

• создавать шаблоны писем и использовать сервисы рассылки для взаимодействия с потенциальным партнерам и клиентам;
• легко управлять аккаунтами в социальных сетях с помощью функции кросс-постинга;
• настраивать автоматическую оплату через сервис мобильного банкинга;
• использовать чат-боты, мессенджеры для общения и получения обратной связи и многое другое.

Отличным подспорьем в работе могут стать автоматизированные системы. Это полноценные платформы с необходимым функционалом для построения и управления партнерскими структурами любого масштаба.

Не забывайте об отдыхе. Тайм-менеджмент – это в первую очередь баланс между личной жизнью и работой. Он направлен на то, чтобы успевать делать самое важное и при этом получать удовольствие от каждого дня.

Поэтому важно следить за своим здоровьем, поддерживать хорошую физическую форму и выделять время на полноценный отдых для восстановления сил.

Хотя бы один день в неделю позволяйте себе расслабиться. Подумайте, что вам поможет быстро “подзарядиться”. Возможно это спорт, прогулка на свежем воздухе, путешествие, хобби. А может вам достаточно уединиться с любимой книгой на диване или провести время в кругу друзей и семьи. Зачастую простое общение может стать лучшим лекарством от усталости, депрессии и неудач. Главное в такие дни полностью отключиться от работы, забыть о телефоне и компьютере.

Тайм-менеджмент, конечно, не панацея, и универсальных методик, которые подходят всем, не существует. Экспериментируйте с различными техниками и приемами, адаптируйте их под свой ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. Со временем вы сможете создать собственную уникальную систему организации времени, которая поможет стать более продуктивным и ускорить продвижение к успеху.

Секрет успеха: специалисты изучили распорядок дня богатых людей и нашли закономерности

Мы очарованы миллиардерами и основателями компаний. Почему они намного успешнее других людей? Почему они зарабатывают за час столько же, сколько нормальные смертные за день или более?

Это не должно быть секретом. Если мы посмотрим на распорядок дня таких людей, как Марк Цукерберг, Билл Гейтс или Илон Маск, мы обнаружим определенные закономерности. И лучшее, что мы можем сделать на данном этапе, — это попробовать подражать им в их поведении и мировоззрении.

Вот как успешные люди структурируют свой день!

Они делают одно и то же каждое утро

Успешные люди совершают одни и те же дела каждое утро. Так они начинают день структурированным образом. Они обучаются определенному поведению, которое помнят тело и разум. Марк Цукерберг даже заходит так далеко, что каждый день носит одну и ту же футболку (конечно, у него их несколько). Таким образом, он не тратит время на размышления о своем наряде.

Эта отточенная до мелочей рутина может казаться чем-то странным и неудобным, но на самом деле она в разы облегчает наши обычные дни, делая их организованными. Вы можете попробовать такую технику и решить, действительно ли она настолько помогает. Ну, судя по стабильно растущим финансам известных миллиардеров, этот путь действительно эффективен.

Успешные люди обычно встают очень рано

Например, генеральный директор Apple Тим Кук всегда устанавливает будильник на 3:45. Затем он начинает читать электронные письма. Ранний подъем не беспокоит его и других успешных людей. Они любят свою работу и не могут дождаться, чтобы снова начать работать.

Они получают заряд энергии по утрам, например, от холодного душа или от занятий спортом. Основатель Twitter Джек Дорси бегает трусцой в 5:30. Босс Дисней Роберт Айгер тренируется в тренажерном зале каждое утро. На самом деле, такая привычка полезна не только с точки зрения успешности, она полезна для здоровья. Наш организм поблагодарит спустя время. Вы заметите, насколько улучшится обмен веществ, скорость усвоения пищи и многие другие аспекты.

Прежде чем начать работать, они думают

Успешные люди знают, где они находятся на данный момент. Чтобы сохранить это понимание на весь рабочий день (что очень помогает в выстроении целей и задач на будущее в целом), они не спешат вставать с кровати. Для начала они сядут и подумают о предстоящем дне, чтобы построить предположительный план в своей голове.

«Чтобы получить наилучшие результаты, вы должны подумать о том, где вы были, где вы сейчас находитесь и куда хотите попасть», — говорит эксперт по рабочим местам Линн Тейлор.

Они составляют план чуть ли не поминутно

Бизнес-консультант и автор бестселлеров Кевин Крузе опросил более 200 высокопродуктивных людей. Среди них миллиардеры, спортсмены-олимпийцы и студенты-одиночки.

Он обнаружил, что многие из них делят свой день на крошечные единицы времени. В то время как большинство людей планировали почасовой или получасовой график, у этих людей был более тщательный график, расписанный поминутно.

Олимпийская гимнастка Шеннон Миллер сказала ему: «До сегодняшнего дня я придерживаюсь календаря встреч, с помощью которого планирую почти каждую минуту».

Да, это может выглядеть слишком для нас, но подобный подробный график порой действительно помогает, особенно когда на наши плечи взвалилось множество дел, решать которые нужно именно сегодня.

Они решают объемные задачи в первую очередь

Исследования показали, что люди могут работать сосредоточенно только в течение четырех или пяти часов, пока производительность не снизится. Поэтому было бы фатально тратить это ценное время на выполнение административных задач или отвечать на бесчисленные электронные письма.

Поэтому успешные люди начинают с задач, требующих внимания и исполнения. Например, написать текст, выполнить расчеты, разработать стратегии. Таким образом они вкладывают всю свою эффективность в решение глобальных проблем, оставляя мелкие на то время, когда их сосредоточенность упадет.

Они не работают во время обеда

Работать во время обеденного перерыва — ошибка. Успешные люди используют свободное время, чтобы выключить или зарядить свои «батареи». Биллу Гейтсу, например, нравится играть в карты в полдень, поэтому он приходит к другим мыслям в процессе.

Уоррен Баффет проводит обед каждый день с другим человеком. Почему? Потому что он годами выставлял на аукцион свои даты ланча по самой высокой цене. Вырученные средства идут в благотворительные организации, также вложившиеся в эту программу добровольцы получают льготы по системе «шведский стол», потому что это дает интересные новые знакомства.

Они работают даже тогда, когда наступает период «неэффективности»

После обеда у многих людей резко снижается производительность. Организм занят пищеварением, иногда это приводит к усталости и несосредоточенности.

Успешные люди используют это неэффективное время для встреч и звонков. Если у вас есть фиксированная дата, нет никаких оправданий.

«В любом случае, вы должны прийти на встречу, и стимул пойти туда и поговорить с другими людьми поможет вам сосредоточиться», — говорит эксперт по мотивации Лора Вандеркам.

Такой маневр помогает вам не терять время впустую, по-прежнему оставаясь производительным работником.

Они регулярно думают о своих проблемах

День никогда не может быть полностью запланирован. В конце концов, иногда случается что-то неожиданное, что может вас расстроить. Поэтому успешные люди планируют свои проблемные дела и их решение в течение получаса каждым вечером.

За эти 30 минут вы сможете справиться с непредвиденными проблемами и найти решения. И, как вы видите, вам не нужно размышлять над этим целый день, достаточно свободного получаса вечером.

После работы они остаются продуктивными

Конечно, вы должны расслабиться после работы и не работать до поздней ночи. Успешные люди все еще хорошо используют время. Они занимаются проектами и интересами, которые они продвигают, а не просто тратят время на еду и просмотр сериала.

На вопрос о секрете его успеха Илон Маск отвечает: «Я читаю книги». Говорят, что в подростковом возрасте он читал по два тома в день. Он использует книги, чтобы вдохновляться и оттачивать свой характер.

Маск обнародовал список своих любимых книг — от «Властелина колец» до биографии Бенджамина Франклина.

Другие действия могут вам также помочь продвинуться. Например, изучать иностранный язык, играть на музыкальном инструменте, рисовать или собирать коллекцию. Делайте то, что повышает ценность вашей жизни.

Они создают условия для здорового сна

Успешные люди придают большое значение сну. Они знают, что сон делает их достаточно продуктивными. Вот почему они убирают свой ноутбук и мобильный телефон за час до того, как ложатся спать. Медиа-предприниматель Арианна Хаффингтон запретила использовать всю технику в спальне.

Джоэл Гаскойн, один из изобретателей приложения Buffer, каждый вечер гуляет. «Это позволяет мне оценить работу дня, подумать о более сложных задачах, постепенно перестать думать о работе и достичь состояния усталости», — пишет он в своем блоге.

Успешные люди ничего не делают просто так

У всех есть одна общая черта: успешные люди не просто живут днем. Все, что они делают, имеет смысл. Они всегда пересматривают свои действия. Они вносят структуру и эффективность в свою работу.

Каждый человек может быть успешным. Но успех никогда не приходит сам по себе, поэтому миллиардеры и основатели также сосредоточены на своих действиях, потому что у них есть убеждения и интерес к действию.

Источник https://gb.ru/posts/how_to_organize_a_day

Источник https://vc.ru/hr/216775-taym-menedzhment-v-biznese-kak-vse-uspevat-ne-ustavat-i-poluchat-udovolstvie-ot-zhizni

Источник https://businessman.ru/post/sekret-uspeha-spetsialistyi-izuchili-rasporyadok-dnya-bogatyih-lyudey-i-nashli-zakonomernosti.html